Ihren ersten Newsletter erstellen und versenden: Tipps für den erfolgreichen Start

Den ersten Newsletter zu erstellen wirkt im ersten Moment wie eine große Herausforderung. Aber keine Sorge: Wenn E-Mail-Marketing noch Neuland für Sie ist, sind Sie hier genau richtig! In unserem Newsletter-Guide lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie einen Newsletter vorbereiten, erstellen, versenden und schließlich auswerten – und das ganz ohne kompliziertes Fachlatein.

1. First things first: Was sind eigentlich Newsletter?

Wenn wir Newsletter aus einer Online-Marketing-Perspektive betrachten, kommen wir zur folgenden Definition: Ein Newsletter ist eine Art elektronischer Rundbrief, der in regelmäßigen Abständen an Personen versendet wird, die den Newsletter abonniert haben. In der Regel wird ein Newsletter als E-Mail versendet, in selteneren Fällen per WhatsApp Business oder auch als gedruckter Brief. Die Printvariante ist jedoch inzwischen veraltet. Newsletter können verschiedene Ziele haben: Sie können zu reinen Informationszwecken versendet werden oder mit der Absicht, die Verkaufszahlen zu steigern. Außerdem kann durch Newsletter die Kundenbindung gesteigert bzw. aufrechterhalten werden.

Newsletter sind ein fester Bestandteil des E-Mail-Marketings. Sie können zu den verschiedensten Zwecken versendet werden:  Ein Pizzalieferservice kann zum Beispiel die Deals der Woche oder die neuen Gerichte auf der Speisekarte per Newsletter bewerben, Kaufhäuser können zum verkaufsoffenen Sonntag einladen oder den großen Sommer-Sale verkünden, und auch firmeninterne Newsletter sind sehr beliebt, um alle Kolleg:innen regelmäßig auf dem Laufenden zu halten und den Flurfunk zu revolutionieren.

Die Anlässe, zu denen Sie einen Newsletter versenden können, sind sehr vielfältig. Aber auch die Gestaltungsmöglichkeiten, die Sie haben, wenn Sie ein Mailing erstellen, sind wirklich breit gefächert – da ist für alle etwas dabei!

Wenn Sie einen Newsletter erstellen, muss dieser nicht einfach nur aus Texten und Bildern bestehen, sondern kann …

• … bereits mit einer spektakulären Betreffzeile zum Öffnen der E-Mail motivieren 📧
• … mit aussagekräftigen Titeln und Überschriften, die Lust auf mehr machen, überzeugen 📣
• … mit Hyperlinks arbeiten, die zu weiterführenden Informationen führen 💻
• … sogenannte Calls-to-Action, z. B. „Jetzt bestellen” oder „Mehr erfahren” als Eyecatcher einsetzen 👁‍🗨
• …durch ein gelungenes Design, das farblich auf Ihre Marke abgestimmt ist, ins Auge springen 🎨
• …mit personalisierten Elementen, z. B. der namentlichen Ansprache der Empfänger:innen, Vertrauen schaffen 💛

Aber dazu später mehr!

Newsletter sind keinesfalls auf eine bestimmte Branche beschränkt – im Gegenteil! Weil sie so vielfältig einsetzbar sind, können Ihre Newsletter die E-Mail-Postfächer Ihrer Abonnent:innen mit den verschiedensten Inhalten bereichern.

Dafür kommen zum Beispiel die folgenden Newsletter-Themen in Frage:

• Angebote & Aktionen (Rabattgutscheine, Gratisversand, Treuegeschenke usw.)
• Vorstellung von neuen Produkten, Kollektionen, oder Funktionen
• Neues Hilfsmaterial (Blogartikel, Leitfäden, Hilfevideos, Tutorials und DIYs)
• Einladungen zu Veranstaltungen (Webinare, Konzerte, Feiern & Feste)
• Interne Firmenneuigkeiten, (z. B. Personalwechsel oder Team-Events)
• mit Nonprofit E-Mail-Marketing Spendenaufrufe starten oder Unterschriften für einen guten Zweck sammeln 
• Einfach mal „Danke” sagen und Ihren Abonnent:innen Wertschätzung für ihre Treue entgegenbringen
• Zum Jahresende die Highlights des Jahres per Newsletter versenden und in Erinnerungen schwelgen
• Saisonale Grüße zu Feiertagen (Ostern, Halloween usw.) versenden
• u.v.m.

Wenn Sie im E-Mail-Marketing tätig sind und Newsletter erstellen und versenden, wollen Sie grundsätzlich vermeiden, dass sich Ihre Abonnent:innen schon nach kurzer Zeit (oder überhaupt) wieder von Ihrem Newsletter abmelden. Versuchen Sie daher, Ihren Empfänger:innen stets abwechslungsreiche und interessante Inhalte anzubieten, um die Abmelderate Ihres Newsletters niedrig zu halten. Werben Sie für Produkte, die aktuell im Trend liegen, Aktivitäten, die jeder mal gemacht haben sollte, oder auch witzige, informative Fakten aus Ihrer Branche. Für rapidmail als E-Mail-Marketing-Software kommt hier zum Beispiel die Geschichte der E-Mail als Newsletter-Inhalt in Frage, außerdem spannende Tipps rund um den idealen Aufbau von Newslettern, wichtige Datenschutzfragen oder Design-Ideen für Newsletter.

E-Mail-Marketing für Einsteiger:innen – kostenloses E-Book zum Download

Back to the basics: Bevor Sie gleich lernen, wie Sie Schritt für Schritt Ihren ersten Newsletter erstellen und versenden, können Sie zuerst in unserem kostenlosen E-Book alle wichtigen E-Mail-Marketing-Grundlagen nachlesen.

Es ist die perfekte „Einstiegs-Lektüre“ für alle, die Neulinge auf dem Gebiet sind oder ihr Wissen einfach auffrischen möchten und schafft eine stabile Wissensbasis für Ihren ersten E-Mail Newsletter. Sie finden dort alles – von den Vorteilen des E-Mail-Marketings für verschiedene Unternehmensformen bis hin zu Tipps über den Aufbau eines E-Mail-Verteilers. Einfach herunterladen und durchstarten! 🚀

Ihr Datenschutz ist uns wichtig. Mit Eingabe und Übermittlung Ihrer Daten erklären Sie sich einverstanden, dass wir Sie persönlich per Newsletter kontaktieren, in dem wir regelmäßig wichtige Infos und Neues aus dem Bereich Newsletter-Marketing mit Ihnen teilen. Sie können sich jederzeit wieder vom Newsletter abmelden. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

2. Kundengewinnung und -bindung: Darum lohnt es sich, Newsletter zu versenden

Neben den neuesten Marketing-Tools, die unter anderem auf intelligenten Chatbots beruhen, wirkt das Erstellen und Versenden von Newslettern vielleicht auf den ersten Blick etwas „altbacken”. Aber nicht so voreilig: Newsletter-Marketing ist und bleibt auch 2023 eine der effizientesten Methoden, um Bestandskund:innen zu binden und neue Kund:innen zu gewinnen.

Es gibt zahlreiche Gründe, wieso Unternehmen mit direktem und indirektem Kundenkontakt nicht auf den Newsletterversand verzichten sollten – egal ob im B2C- oder B2B-Bereich:

• 💸 Geringe Kosten: Mithilfe eines Newsletters ohne großen finanziellen Aufwand mit Kundinnen und Kunden kommunizieren und Produkte bewerben.
• 🤩 Bekanntheit und Expertenstatus: Über einen regelmäßigen Newsletter mit relevanten Inhalten schnell eine höhere Bekanntheit erreichen und einen Expertenstatus aufbauen. 
• 🗓️ Entspannte Versandplanung: Mithilfe eines Newsletter-Tools Mailings bereits im Voraus planen und zum gewünschten Versandzeitpunkt automatisch versenden lassen. 
• ⌛ Geringer Zeitaufwand: Mit praktischen Softwares Newsletter ohne Marketing-Vorwissen ruckzuck erstellen. Dank des vielfältigen Angebots an kostenlosen Newsletter-Vorlagen passendes Thema auswählen, Text einfügen und Newsletter mit ein paar Klicks versenden. 
• ✔️ Einverständnis der Empfänger:innen: Mit dem sogenannten Double-Opt-In-Verfahren die Zustimmung der Abonnent:innen zum Newsletter-Empfang einholen und so nur Kund:innen kontaktieren, die auch wirklich an der Werbung interessiert sind. 
• 📊 Messbarkeit des Newsletter-Erfolgs: Über die automatisch angezeigten Öffnungs- und Klickzahlen sehen, wie erfolgreich der Newsletter war.

Der Versand von Newslettern ist für alle Firmen von Vorteil, egal wie groß und egal um welche Branche es sich handelt. Neben kleinen und mittelständischen Unternehmen, mit oder ohne Online-Shop, eignet sich der Newsletterversand auch für Selbstständige, Online-Marketing-Agenturen und Vereine. Eine Newsletter-Software hilft dabei, auch bei geringen Marketing-Kenntnissen und wenig verfügbarer Zeit, regelmäßig Kundenkontakt zu pflegen.

Ersten Newsletter erstellen: Vorteile für verschiedene Unternehmensformen

Für Ihren ersten Newsletter kann Ihnen ein geeignetes E-Mail-Marketing-Tool unter anderem dabei helfen:

• Abonnent:innen im Laufe des gesamten Kundenlebenszyklus begleiten 
• Dank der Möglichkeit, eine eigene Newsletter-Vorlage im Firmendesign zu gestalten, den Wiedererkennungswert Ihrer Marke steigern

• Trotz fehlender Zeit und Ressourcen regelmäßig in Kontakt mit Kund:innen stehen und Kundenbindung stärken
• Dank individueller Mailing-Vorlagen im eigenen Corporate Design oder kostenloser, versandfertiger Newsletter-Templates für jede Branche und jeden Anlass keine Zeit für das Designen der Newsletter verlieren

• Eine große Anzahl an Kontakten verwalten und gezielt ansprechen
• Mit gezielten Rabatt- und Gutscheinaktionen den Verkauf fördern
• Automatische Bestell-, Versand- und Lieferbestätigungen versenden

• Mitglieder zu Veranstaltungen oder Vereinssitzungen einladen
• Jahresprogramm und -rückblick vorstellen
• Freiwillige finden und Spendenaufrufe für Projekte starten

• Auf die Bedürfnisse der verschiedenen Firmenkunden eingehen und die entsprechenden Empfängerlisten übersichtlich anlegen und verwalten
• Eigene Kommunikationsstrategie umsetzen und potenziellen Kunden Newsletter-Know-how beweisen

3. Den ersten Newsletter vorbereiten: Ziele für Ihr E-Mail-Marketing definieren

Bevor Sie Ihren ersten Newsletter erstellen, gibt es den ein oder anderen Punkt zu beachten. Wenn Sie sich an die folgenden Punkte halten, steht dem erfolgreichen Erstellen und Versenden Ihres ersten Newsletters nichts mehr im Weg!

3.1 Das Wichtigste zuerst: Zielsetzung und Zielgruppendefinition

Bevor Sie sich blindlings an das Erstellen und Versenden Ihres ersten Newsletters machen, sollten Sie sich zuerst zwei Fragen stellen:

1. Was möchten Sie mit dem Versand Ihres Newsletters erreichen?

Legen Sie ein konkretes Ziel für Ihren ersten Newsletter fest. So haben Sie eine klare Vision vor Augen, wenn Sie Ihr Mailing erstellen und versenden und können alle weiteren Schritte danach ausrichten: Ihre Zielgruppe, die Inhalte, etwaige Verlinkungen, den Versandzeitpunkt und die -frequenz, den Sprachstil und mehr. Gut geplante Newsletter sind das A und O im E-Mail-Marketing und werden Ihnen dabei helfen, Ihr gesetztes Ziel schneller und erfolgreicher zu erreichen .

2. Wer ist die Zielgruppe Ihres Newsletters?

Nachdem Sie jetzt wissen, mit welcher Absicht Sie das Mailing erstellen, sollten Sie im nächsten Schritt überlegen, wer die Zielgruppe ist. Ein interner Newsletter an Mitarbeiter:innen kann im Gegensatz zu einem Mailing an wichtige Kundinnen und Kunden durchaus mal locker-flockig formuliert sein. Je nach Unternehmensbranche und Altersklasse Ihrer Zielgruppe sollte ein Kunden-Newsletter dagegen sachlicher gehalten werden.

Relevante Zielgruppenmerkmale für Ihren ersten Newsletter:

• Demografische Merkmale (Geschlecht, Alter)
• Kaufverhalten (z. B. Einkaufszeiten, Preisspanne, Lieblingsfarbe)
• persönliche Einstellungen (Wünsche, Werte)
• Thematische Präferenzen
• Derzeitige Lebenssituation (Familie / alleinstehend, in der Innenstadt / auf dem Land lebend usw.)
• Mediennutzung (Welche Medien werden bevorzugt benutzt? Wann werden diese konsumiert?)

In Ihrer Kontaktliste können Sie Ihren Abonnent:innen entsprechende Stichworte zuweisen oder sie in Gruppen segmentieren. So wird es ein Leichtes, Ihren Newsletter immer an die richtige Zielgruppe zu versenden und die Inhalte für die Leser:innen so relevant wie möglich zu halten.

3.2 Worum soll’s gehen? Newsletterthemen und -inhalte planen

Sie sind schon einen Schritt näher dran, ein erfolgreiches Mailing zu erstellen! Der Grundstein für Ihren ersten Newsletterversand ist gelegt, jetzt geht’s ans Eingemachte: Welche Themen und Inhalte schaffen es in Ihren ersten Newsletter?

Natürlich lässt sich nicht pauschal sagen, welche Inhalte in einen Newsletter gehören. Wichtig dabei ist, dass Sie sich Ihre Zielgruppe und das gesteckte Ziel noch einmal ins Gedächtnis rufen und den Newsletter-Inhalt darauf abstimmen.

Stellen Sie sich gleichzeitig die Frage, warum sich Ihre Abonnent:innen zu Ihrem Newsletter angemeldet haben. Was erwarten sie? Möchten sie über ein bestimmtes Thema auf dem Laufenden gehalten werden und regelmäßige Updates bekommen? Warten sie auf leckere Rezept-Inspirationen oder Tipps für neue Wanderrouten? Oder erhoffen sie sich interessante Sonderrabatte?

Passgenaue Inhalte helfen, wenn Sie einen überzeugenden E-Mail-Newsletter erstellen möchten. Stimmen Sie daher die Themen stets auf Ihre Zielgruppe ab, um möglichst relevante Informationen zu verbreiten, wenn Sie Ihren Newsletter versenden. Ihre Abonnent:innen werden es Ihnen danken und auch Ihre Newsletter-Statistiken werden durch treffende Inhalte in die Höhe getrieben. Eine Win-Win-Situation also!

Alternativ können Sie auch Ihren ersten Newsletter in Form einer Umfrage verschicken, in der Sie Ihre Abonnent:innen fragen, welche Inhalte sie erwarten oder welche Themen sie interessieren. Lesen Sie auch in unserem Blog, wie Sie über verschiedene Wege relevante Newsletterinhalte finden, die Ihre Leser:innen begeistern.

Beispiele für mögliche Inhalte für Ihren ersten Newsletter:

• 🆕 Präsentation von neuen Produkten, Funktionen, Dienstleistungen, Kollektionen
• 💡 Nützliche Infos zur Produktverwendung, Tipps in Form von Anleitungen, Video-Tutorials 
• 📆 Einladung zu spannenden Veranstaltungen 
• 🎭 Neues aus dem Büroalltag und über das Team 
• 💌 Saisonale Grüße zu Weihnachten, Ostern oder Muttertag 
• ❗ Wichtige interne News 
• 💰 Interessante Angebote und Schnäppchen, Rabatte, Treuegeschenke, kostenloser Versand

3.3 Anlässe, zu denen sich der Newsletterversand ganz besonders lohnt

Als Anlass für den Newsletterversand eignen sich neben wichtigen Aktionstagen im Einzelhandel wie Black Friday oder der Summer Sale auch saisonale Themen wie die Urlaubszeit oder der Frühjahrsputz. Auch zelebrierte Feiertage wie Weihnachten und Ostern sind optimale Anlässe, um einen Newsletter in passender Aufmachung und mit daran angelehntem Inhalt zu versenden.

Beispiele für Newsletter-Themen und Anlässe:

• Feiertage: Weihnachten, Ostern, Tag der Arbeit, Weltfrauentag, …
• Saisonale Anlässe: Sommerferien, Grillzeit, Start in die Eissaison, Oktoberfest, Schulbeginn, Frühjahrsputz, Halloween, herbstliche Newsletter im November, …
• Einzelhandel-Highlights: Black Friday & Cyber Monday, Schlussverkäufe, Fashionweek, Vorweihnachtszeit, …

Natürlich sind diese besonderen Anlässe zum Newsletterversand nur einige der vielen Gelegenheiten, zu denen sich eine E-Mail an Ihre Abonnent:innen eignet. Sie können jederzeit zwischendurch weitere Newsletter erstellen und versenden und sich daran orientieren, welche Ziele Sie mit Ihrem E-Mail-Marketing anstreben.

Nehmen Sie sich vor dem Versand Ihres ersten Newsletters die Zeit, um einen Versandplan für Ihren Newsletter aufzustellen. Der Plan kann Ihnen dann für jedes Jahr aufs Neue eine gute Übersicht darüber bieten, welche Newsletter zu welchen Themen und Anlässen als Nächstes anstehen und bis wann diese vorbereitet und versendet werden müssen. Auch wenn Sie dafür am Anfang etwas Zeit investieren müssen – es lohnt sich!

Damit Ihr Versandplan für 2024 schnell steht, stellen wir Ihnen hier das Modell, das wir bei rapidmail nutzen, kostenlos zum Download zur Verfügung:

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3.4 Die Qual der Wahl: Welche Newsletter-Software ist die Richtige für Sie?

Suchen Sie sich eine geeignete Newsletter-Software aus, mit der Sie gut zurechtkommen. Mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter für professionelle Newsletter-Tools auf dem Markt.

Wir empfehlen: Nehmen Sie sich die Zeit, die Anbieter und Tools genauer unter die Lupe zu nehmen und zu überlegen, welche Funktionen für Sie relevant sind. Achten Sie vor allem darauf, dass Sie mit dem Tool Ihrer Wahl alle Datenschutz-Vorgaben im Newsletter-Marketing einhalten können.

Für die Nutzung der rapidmail Newsletter-Software garantieren wir Ihnen folgendes: 

• ✅ Keine Vorkenntnisse im Bereich E-Mail-Marketing nötig
• ✅ Zu 100 % DSGVO-konformes E-Mail-Marketing
• ✅ Schnelle, professionelle Gestaltung mit modernen und kostenlosen Newsletter-Vorlagen und intuitivem Drag-and-Drop Mailing-Editor
• ✅ Automatische Erstellung professioneller E-Mail-Templates im eigenen Corporate Design 
• ✅ Newsletter, die auch wirklich bei Ihren Kontakten ankommen: Das Whitelisting von rapidmail, unsere Versandstruktur und unser Zustellbarkeitsexperte Matthias sorgen für eine bestmögliche Zustellbarkeit für Ihr E-Mail-Marketing – vorbei am Spam-Filter! 
• ✅ In die Website eingebettete und Pop-up Newsletter-Anmeldeformulare, die Sie so gestalten können, wie sie am besten zu Ihrer Marke bzw. Firma passen – um noch mehr Interessent:innen in Abonnent:innen zu verwandeln 
• ✅ Leichte und automatische Auswertung Ihrer Newsletter 
• ✅ Unkomplizierte Durchführung von A/B-Tests zur Optimierung der Newsletter 
• ✅ Einfaches Versenden von Transaktionsmails und Marketing Automations

3.5 Newsletter-Kontakte datenschutzkonform anlegen

Wenn Sie bisher noch keine Newsletter erstellt und versendet haben, brauchen Sie zuerst eine Liste mit Kontakten, die Ihr Mailing empfangen: Ihre Abonnent:innen. Dabei regeln das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu, Juli 2017), das Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG, Juni 2021) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, Mai 2018) den Umgang, Schutz und die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Ihrer Empfänger:innen (z. B. Name und E-Mail-Adresse).

Für den Aufbau Ihrer Empfängerliste müssen Sie beachten, dass alle Abonnent:innen in Ihrer Liste dem Erhalt der Newsletter ausdrücklich zugestimmt haben müssen. Das heißt, Sie müssen ggf. nachweisen können, dass und wann diese Zustimmung erfolgt ist. Dazu verwenden deutsche Newsletter-Tools wie rapidmail automatisch das Double-Opt-In Verfahren, was sicherstellt, dass Sie rechtlich abgesichert sind. Personen, die sich für Ihren Newsletter angemeldet haben, müssen in einer E-Mail, die sie nach der Registrierung automatisch erhalten, einen entsprechenden Link zur Bestätigung der Anmeldung klicken. Nur, wenn dieser Zwischenschritt erledigt wird, sind sie offiziell für Ihren Newsletter angemeldet.

3.6 Hoch hinaus: Kontaktliste erweitern und Reichweite ausbauen

Wenn Sie noch am Anfang Ihres Newsletterversands stehen, haben sich vielleicht bisher noch nicht sehr viele Menschen für Ihren Newsletter angemeldet. Sind Sie auf der Suche nach originellen Ideen, wie Sie ganz schnell (und rechtskonform!) neue Leserinnen und Leser für Ihren Newsletter gewinnen können?

Bitte beachten Sie, dass es aus rechtlicher Sicht brenzlig ist, E-Mail-Adressen von „fremden” Personen zu kaufen und sie per Newsletter zu kontaktieren. Auch Gründe wie fehlendes Interesse an den Inhalten und die Tatsache, dass Ihre E-Mails häufiger ungelesen gelöscht oder sogar in den Spam-Ordner verschoben werden, sprechen klar gegen den Kauf von E-Mail-Adressen.

Gut, dass es alternative Wege gibt, um Newsletter-Kontakte zu gewinnen –  zum Beispiel durch sogenannte Incentives, die Sie einsetzen können, um mehr Menschen für Ihren Newsletter zu begeistern. Verlocken Sie potenzielle Abonnent:innen durch einen Rabattcode oder ein anderes Freebie, das man nach erfolgter Anmeldung per Mail erhält, zur Registrierung zu Ihrem Newsletter.

3.7 Keep it clean: Kontaktlisten pflegen

Mit rapidmail können Sie verschiedene Empfängerlisten anlegen und eine oder mehrere dieser Listen auswählen, wenn Sie Ihren Newsletter erstellt haben und versandbereit sind. Das ist zum Beispiel dann hilfreich, wenn Sie einen Newsletter an Ihre Kundinnen und Kunden senden, außerdem aber auch einen Newsletter für Geschäftspartner:innen oder einen internen Newsletter für Ihre Kolleg:innen planen.

3.8 Hello, it’s me: Ein Absenderprofil anlegen

In den meisten Newsletter-Tools müssen Sie ein Absenderprofil anlegen, bevor Sie Ihren ersten Newsletter versenden. Was aber gehört alles ins Absenderprofil? Ein Absendername und eine E-Mail-Adresse, die Sie zum Versand verwenden.

Für Ihren Absendernamen empfehlen wir Ihnen, sich etwas Originelles zu überlegen. Klar besteht die Möglichkeit, einfach den Fimen- bzw. Unternehmensnamen als Absendername zu verwenden. Wenn Sie aber ein wenig persönlicher werden möchten, raten wir Ihnen, z. B. den Vornamen der für den Newsletter verantwortlichen Person in den Absendernamen mit aufzunehmen.

Als Beispiel: Im Vergleich zu „Eisträume GmbH” wirkt es im E-Mail-Postfach Ihrer Leser:innen viel ansprechender, wenn der Newsletter von „Marieke von Eisträume” oder „Lukas von Eisträume” kommt. In der Absender-Adresse sollte Ihr Firmenname bzw. Ihre Marke trotzdem auf jeden Fall an irgendeiner Stelle auftauchen, damit Ihre Kontakte den Newsletter direkt Ihrem Unternehmen oder Ihrer Marke zuordnen können.

Wenn verschiedene Abteilungen in Ihrem Unternehmen Newsletter erstellen und versenden, ist es sinnvoll, vor dem @-Zeichen die jeweilige Abteilung zu nennen, also z. B. „kommunikation@eistraeume.de” oder “hr@eistraeume.de”. Ihre Leser:innen wissen so direkt Bescheid, welche Themenbereiche im erhaltenen Newsletter angesprochen werden und mit welcher Art von Informationen sie rechnen können.

Im rapidmail Blog erklären wir Ihnen nochmal ausführlich, welcher E-Mail-Absender der richtige für Ihren Newsletter ist.

3.9 Newsletter-Vorlage erstellen oder auswählen

Die Vorbereitung ist fast geschafft! Im nächsten und letzten Schritt können Sie sich Gedanken zur visuellen Gestaltung Ihres Newsletters machen.

Die Newsletter eines Unternehmens sind häufig ähnlich aufgebaut und im gleichen Design gehalten, was die Firmenidentität unterstreichen und nach außen tragen soll. Einen roten Faden in Ihrem Newsletter-Design zu haben, ist auch eine klare Empfehlung von uns: Nur so wird in den Köpfen Ihrer Abonnent:innen eine dauerhafte Verbindung zu Ihrer Firma hergestellt, wenn sie den Newsletter lesen.

Mit rapidmail …

… können Sie per 1-Klick-Design eigene Newsletter-Vorlagen in Ihrem Unternehmensdesign erstellen und verwenden. Geben Sie dazu einfach nur Ihre Website-URL ein – schon erstellt Ihnen das intuitive 1-Klick-Design individuelle Mailing-Vorlagen in Ihrem Firmendesign. Das Beste daran: Ihr Firmenlogo, die Unternehmensfarben- und Schriftarten und sogar Ihre Social Links sind bereits im Design enthalten. Nun können Sie bei Bedarf noch kleine Anpassungen vornehmen und zum Beispiel die Rundung des Call-to-Action Buttons verändern oder Farben und Schriftarten tauschen. Das kostet Sie vielleicht erstmal ein bisschen Zeit, ist aber auch zum Glück eine einmalige Aktion: Die Design-Einstellungen können Sie schließlich für alle zukünftigen Mailings verwenden.

… können Sie in unseren zahlreichen kostenlosen Newsletter-Vorlagen stöbern, diese für Ihren Newsletter übernehmen und mit Ihren eigenen Bilder und Texten füllen. Für alle zukünftigen Mailings können Sie diese dann leicht anpassen, sodass sie perfekt auf den Versandanlass abgestimmt sind.

4. Newsletter erstellen: Betreffzeile, Newsletter-Text, Gestaltung & Co.

Let’s get started! Alle Vorbereitungen sind getroffen, jetzt können Sie Ihren Newsletter in der Newsletter-Software Ihrer Wahl erstellen. Welche Schritte sind dabei zu beherzigen? Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihren ersten Newsletter erstellen und zum vollen Erfolg machen.

4.1 Newsletter-Betreffzeile formulieren

Wecken Sie mit einer originellen Betreffzeile das Interesse Ihrer Abonnent:innen! Diese springt Ihren Leserinnen und Lesern schließlich als einer der ersten Dinge ins Auge. Die Betreffzeile sollte kurz und knackig, aber dennoch passgenau und überzeugend sein, damit Ihre mühevoll erstellten Newsletter geöffnet und gelesen werden.

Mit diesen Ideen für Ihre Betreffzeile steigern Sie Ihre Newsletter-Öffnungsrate:

• 🎭 Personalisierung: Sprechen Sie Ihre Abonnent:innen im Betreff persönlich an, z. B. indem Sie ihre Vor- oder Nachnamen einbauen. Newsletter-Tools wie rapidmail haben eine Funktion, mit der Sie die Betreffzeile ganz einfach und nach Ihrem Geschmack personalisieren können.
• 📫 Wichtige Neuigkeiten: Greifen Sie schon im Betreff das aktuelle Thema oder den Anlass der E-Mail (Black Friday, neue Winterkollektion etc.) auf und benutzen Sie starke Wörter wie die W-Fragewörter. Sie signalisieren den Leser:innen, dass Ihr Newsletter wichtige Antworten bzw. Informationen liefert.
• 📏 Kurz und knackig: Achten Sie darauf, dass Sie den Newsletter-Betreff kurz halten (50 – maximal 70 Zeichen). Kürzere E-Mail-Betreffe werden in den verschiedenen E-Mail-Programmen und auf unterschiedlichen Endgeräten vollständig abgebildet und nicht mitten im Wort abgeschnitten. 
• 🤗 Emojis im Betreff: Die bunten Bildchen sind wahrhaftige Hingucker im E-Mail-Postfach! Wenn Sie Emojis in Ihre Betreffzeile einbauen, können Sie sicher sein, dass Sie damit die Aufmerksamkeit Ihrer Leserinnen und Leser auf sich ziehen. Heben Sie sich in den Postfächern von den anderen E-Mails ab und freuen Sie sich über neue Newsletter-Erfolge.

Vor dem endgültigen Newsletterversand können Sie auch zwei verschiedene Betreffzeilen formulieren und mit einem A/B-Test, den Sie nur an einen Bruchteil Ihrer Kontaktliste senden, vergleichen, welcher Betreff (z. B. mit oder ohne persönlicher Anrede) bei Ihren Leser:innen besser ankommt. Das können Sie beispielsweise durch die Newsletter-Öffnungsrate überprüfen. Die Gewinnervariante versenden Sie dann an den Rest Ihrer Abonnent:innen.

Newsletter-Tools wie rapidmail geben Ihnen außerdem Live-Feedback zur Qualität Ihrer Betreffzeile: Ist sie zu lang? Ist sie spamverdächtig? Enthält sie zu viele Sonderzeichen? Das gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Betreffzeile so lange zu optimieren, bis sie mit fünf von fünf Sternen geschmückt wird.

4.2 Text für den Preheader überlegen

Als Preheader eines Newsletters bezeichnet man den Text, der bei den meisten E-Mail-Anbietern im Postfach als Vorschautext unter dem Newsletter-Betreff angezeigt wird. Vor allem auf mobilen Endgeräten, z. B. Smartphones, ist der Newsletter-Preheader gut sichtbar unterhalb des Betreffs platziert, in Desktop-Programmen ist das nicht immer der Fall.

Sehen Sie den Preheader als Chance! Nutzen Sie ihn, um z. B. die Betreffzeile zu ergänzen oder um einen zusätzlichen Anreiz zu schaffen, warum Ihr erster Newsletter lesenswert ist. Der Preheader ist nämlich auch Teil des „goldenen Trios”, das Ihre Öffnungsrate maßgeblich beeinflussen kann: Absendername, Betreffzeile und eben der Preheader.

4.3 Newsletter-Text formulieren: So klappt’s

In der Vorbereitungsphase für Ihren ersten Newsletter haben Sie sich bereits Gedanken zu den Themen und Inhalten gemacht, die Sie durch Ihre Mailings vermitteln möchten. In diesem Schritt geht es nun konkret darum, was Sie schreiben werden, wenn Sie den ersten Newsletter erstellen: Wie formulieren Sie Ihre Texte am besten?

Wichtig ist hierbei, dass Sie Ihre Zielgruppe und das eigentliche Kommunikationsziel im Hinterkopf behalten. Stimmen Sie Ihren Newslettertext passgenau darauf ab!

Gerade ein Newsletter darf als Kommunikationsmedium aber auch mal etwas lockerer sein. Zeigen Sie sich von Ihrer humorvollen und kreativen Seite, arbeiten Sie mit Wortspielen und markanten Überschriften, die direkt ins Auge fallen. „Storytelling” lautet hier das Stichwort – erzählen Sie im Newsletter eine Geschichte von Anfang bis Ende.

Wie auch in der Betreffzeile sollten Sie sich auch bei Ihren Newsletter-Texten eher kurz halten. Je länger der Text ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Ihre Leser:innen ihn bis zum Ende lesen werden. Schweifen Sie nicht unnötig ab und vermeiden Sie selbsterklärende Informationen. Zum Beispiel muss beim Einsatz von Call-to-Action Buttons nicht zusätzlich erklärt werden, dass diese geklickt werden müssen, um zum erwähnten Angebot zu gelangen.

Beschränken Sie sich außerdem lieber auf wenige Themen, die Sie in Ihrem ersten Newsletter ansprechen. Weniger ist manchmal eben mehr, das gilt auch im E-Mail-Marketing. Konzentrieren Sie sich lieber auf ein Hauptthema, das den Großteil des Newsletters einnimmt. Zu viele kleine Themen unterbrechen den Lesefluss und führen schnell dazu, dass Ihre Leser:innen keinen roten Faden finden.

Wir empfehlen Ihnen außerdem, mit Absätzen und Formatierungen zu arbeiten: Wenn Ihre Abonnent:innen in Ihrem Newsletter mit einem riesigen, unformatierten Textblock konfrontiert werden, kann das schon ein wenig einschüchtern und vom Lesen abschrecken. Formatieren Sie Ihren Newsletter-Text, um diesem eine übersichtliche Struktur zu geben und um es den Leserinnen und Lesern zu erleichtern, den Text nach wichtigen Schlagwörtern und Informationen zu scannen. Auch Stichpunktlisten können hilfreich sein, um wichtige Informationen kompakt zu bündeln.

4.4 Schriftarten, Schriftgrößen und Co.: Was passt zu Ihnen?

Die Wahl der richtigen Schriftarten im Newsletter kann diesen zur richtigen Augenweide werden lassen. Wie gut, dass Ihnen im rapidmail-Editor mehr als 40 verschiedene Schriftarten zur Auswahl stehen, mit denen Sie Ihren ersten Newsletter nach Lust und Laune gestalten können.

Wir raten Ihnen zu einer eher schlichten Schriftart für längere Fließtexte, damit sie möglichst gut und einfach zu lesen sind. Überschriften hingegen dürfen gerne etwas verspielter und auffälliger sein, damit sie auf Anhieb ins Auge springen. Verwenden Sie am besten nicht zu viele verschiedene Schriftarten, wenn Sie Ihren ersten Newsletter erstellen Das kann Ihre Leser:innen verwirren und das Mailing unübersichtlich machen.

Im Fließtext empfehlen wir eine Schriftgröße von mindestens 14 pt, damit Ihr erster Newsletter auf allen Endgeräten gut lesbar ist. Beschriftungen von Buttons und Überschriften dürfen ruhig etwas größer sein, auch der Titel Ihres Newsletters darf durch eine größere Schrift hervorgehoben werden.

4.5 Bilder, die begeistern

Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte … oder? Achten Sie auf ein gelungenes Bild-Text-Verhältnis, wenn Sie Ihren ersten Newsletter erstellen: Durch einen gesunden Ausgleich ermöglichen Sie Ihren Abonnent:innen ein möglichst angenehmes Leseerlebnis. Die Bilder sollten natürlich zu den Inhalten passen und für sich sprechen. Verlinken Sie die Bilder, um Ihre Newsletter-Abonnent:innen für weiterführende Informationen auf Ihre Website zu bringen und Ihre Klickrate in die Höhe zu treiben.

🧐 Schon gewusst?

In unserem rapidmail-Editor steht Ihnen eine Datenbank mit über 1,5 Millionen kostenlosen, lizenzfreien Bildern zur Verfügung. Da ist etwas für jeden Anlass dabei! Mit unserem Bildeditor können Sie die Bilder nach Belieben zuschneiden, beschriften oder mit Filtern farblich auf den restlichen Newsletter abstimmen.

4.6 Verlockende Calls-to-Action

Call-to-Action Buttons sind klickbare Buttons im Newsletter, mit denen Sie Ihre festgelegten Ziele besonders gut erreichen können. Meistens verbergen sich dahinter Handlungsaufforderungen. Wenn Ihre Leser:innen den Aufforderungen nachkommen, kommen Sie automatisch Ihrem Newsletter-Ziel einen Schritt näher: mehr Besucher:innen für Ihren Onlineshop oder Ihre Website, mehr Klicks für Ihren Blog oder neue Abonnent:innen Ihrer Social-Media-Kanäle.

Damit Ihnen das gut gelingt, wenn Sie Ihren ersten Newsletter erstellen, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Call-to-Actions gut sichtbar platziert sind. Die Buttons können Sie gerne in bunten Farben gestalten, damit sie vom Leser oder der Leserin nicht übersehen werden.

Wie wäre es mit einer kreativen Beschriftung? Es muss nicht immer schlicht und einfach sein – überlegen Sie sich Handlungsaufrufe, die origineller als „Jetzt kaufen” sind. Zaubern Sie Ihren Newsletter-Abonnent:innen ein Lächeln ins Gesicht – so werden sie leichter zur Entscheidung kommen, den Button zu klicken und die gewünschte Handlung zu vollziehen.

4.7 Newsletter-Gestaltung und Aufbau prüfen: Das Auge liest mit

Mit unserer Checkliste für die richtige Newsletter-Gestaltung können Sie Ihrem Newsletter vor dem Versand noch den letzten Feinschliff verpassen. Überprüfen Sie, ob Sie an alle wichtigen Newsletter-Elemente gedacht haben:

• Passt das Newsletter-Design (Farben, Bilder, Schriftart etc.) zum gewählten Thema und den Inhalten?
• Stehen die wichtigsten Inhalte ganz oben im Newsletter?
• Sind die einzelnen Textabschnitte kurz und einfach formuliert?
• Ist die Schriftgröße für eine gute Lesbarkeit auf mindestens 14 pt eingestellt?
• Ist das Text-Bild-Verhältnis ausgeglichen?
• Möchten Sie die Bilder in die E-Mail einbetten und haben die entsprechende Einstellung aktiviert?
• Gibt es einen Call-to-Action Button, der die Leser auf Ihre Website führt?
• Sind alle für Sie relevanten Social Icons in den Newsletter eingebaut, die zu Ihren weiterführenden Kanälen führen? 
• Haben Sie den gesetzlich vorgeschriebenen Abmeldelink eingefügt?
• Haben Sie das obligatorische Impressum in den Newsletter eingebaut?

5. Den ersten Newsletter versenden: Beachten Sie Technik und Timing

Juhu, Ihr erster Newsletter ist erstellt und (fast) versandbereit! Also nichts wie los und den Newsletter versenden – oder? Ein paar Dinge gibt’s noch zu beachten, bevor Sie Ihren ersten Newsletter auf den Weg bringen.

5.1 Vorschaufunktion im Editor: Das finale Ergebnis

Bevor Sie den Newsletter versenden, können Sie im Mailing-Editor von rapidmail auf die Vorschaufunktion zurückgreifen. Dort können Sie überprüfen, ob die Darstellung Ihres Newsletters für die verschiedenen Endgeräte wie z. B. Handy, Laptop oder Tablet jeweils passend ist. Schließlich sollen nicht die Leser:innen, die Ihren Newsletter am Handy öffnen, mit einem komplett zerschossenen Mailing konfrontiert werden.

5.2 Testversand: Better safe than sorry

Gehen Sie unbedingt auf Nummer sicher, bevor Sie Ihren ersten Newsletter an Ihre gesamte Kontaktliste versenden, und führen Sie einen Testversand durch. Damit können Sie überprüfen, ob alles an Ort und Stelle ist und die Newsletter-Mail Ihren Erwartungen entspricht.

Mit der Testmail-Funktion im rapidmail-Editor können Sie bis zu 10 E-Mail-Adressen von Team-Mitgliedern eingeben, die Ihren Newsletter nochmal kontrollieren können. Schicken Sie den Newsletter ruhig auch an sich selbst – manchmal findet man selbst auch noch den ein oder anderen Fehler, den man vorher übersehen hat.

Testen Sie am besten auch verschiedene E-Mail-Programme wie Outlook, Gmail oder web.de: So können Sie sicherstellen, dass der Newsletter später bei Ihren Leser:innen mit verschiedenen E-Mail-Clients so abrufbar ist, wie Sie das geplant haben.

Überprüfen Sie den Test-Newsletter, den Sie sich und Ihren Kolleg:innen geschickt haben, auf folgende Punkte:

• Wird der gewählte Betreff richtig angezeigt?
• Ist der Preheader korrekt und wird vollständig angezeigt?
• Ist Ihr Firmenlogo mit Ihrer Website verlinkt?
• Funktionieren alle eingefügten Links (im Text, Call-to-Action, Bilder, …)
• Werden die Bilder richtig angezeigt?
• Wird der Newsletter auf allen Endgeräten (PC, Tablet, Smartphone) richtig angezeigt?

Greifen Sie auf unsere Checkliste für den erfolgreichen Newsletterversand zurück, um Ihren Newsletter auch in Zukunft immer bedenkenlos versenden zu können.

5.3 Versandzeitpunkt für Ihren ersten Newsletter: Gutes Timing als A und O

Gelungene Darstellung: Check! Ihr erster Newsletter ist nun bereit zum Versand. Bei vielen Tools wie rapidmail können Sie den Versandzeitpunkt Ihres Newsletters vorher planen.

Überlegen Sie sich, wann Ihre Zielgruppe am besten zu erreichen ist. Wann ist die Wahrscheinlichkeit am größten, dass die Empfänger:innen den Newsletter öffnen? Hierfür können Sie sich zum Beispiel daran orientieren, zu welchen Zeiten Ihre Website die meisten Besuche verzeichnet. In den gleichen Zeitfenstern haben Ihre Abonnent:innen wahrscheinlich am meisten Zeit dafür, Ihren ersten Newsletter zu öffnen und zu lesen.

Exkurs: Wie oft sollten Sie Newsletter versenden?

Die Versandfrequenz Ihres Newsletters ist dann die richtige, wenn Sie Ihre Abonnent:innen damit weder unter- noch überfordern. Wir raten Ihnen, mindestens einen Newsletter pro Monat zu versenden. So bleiben Sie im Gedächtnis Ihrer Leserinnen und Leser und geraten nicht in Vergessenheit.

Eine optimale Versandfrequenz ist aber nicht pauschal festzulegen, sondern hängt von den Inhalten, die Sie vermitteln möchten, von Ihrer Branche und den Erwartungen Ihrer Zielgruppe ab. Sie können die Versandfrequenz auch nach einer gewissen Zeit anpassen, wenn Sie beispielsweise von Ihren Abonnent:innen das Feedback bekommen, dass sie sich häufiger oder auch weniger häufig einen Newsletter von Ihnen wünschen.

Zu wichtigen Events, zum Beispiel zur Marketing-Hochphase zwischen Black Friday und Weihnachten, darf der Zeitabstand zwischen den Newslettern aber auch mal kürzer sein. Ihre Empfänger:innen freuen sich zu diesen Einzelhandels-Festen über Schnäppchen und tolle Angebote, bei denen sie sparen können.

5.4 Optional: A/B-Tests für optimale Ergebnisse

Wenn Sie verschiedene Absenderadressen oder Betreffzeilen Ihres ersten Newsletters testen möchten, können Sie mithilfe eines A/B-Tests herausfinden, welche Newsletter-Variante besser bei Ihren Empfänger:innen ankommt.

Dabei werden die zwei unterschiedlichen Newsletter-Versionen erst an einen kleinen Teil Ihrer Abonnent:innen versendet. Je nachdem, wie hoch die Öffnungs- bzw. Klickrate der jeweiligen Variante ist, wird dann ein Gewinner-Newsletter auserkoren, welcher im Anschluss an die restliche Kontaktliste versendet wird.

Werfen Sie auch einen Blick in unser Video-Tutorial zum A/B-Testing. In nur 5 Minuten sind Sie ein A/B-Test-Profi!

5.5 Ab geht die Post: Erster Newsletter versenden

Nun ist es an der Zeit, den Button „Mailing versenden” zu bedienen. Nachdem Sie Ihren ersten Newsletter fertig erstellt  haben, werden Ihnen im rapidmail-Tool vor dem Versand nochmal übersichtlich die Eckdaten zu Ihrem Newsletter angezeigt. Welche Empfängerliste haben Sie ausgewählt, die das Mailing erhält? Ist die Qualität Ihrer Betreffzeile gelungen? Ist die Größe Ihres Newsletters in Ordnung?

Für den Newsletterversand mit rapidmail haben Sie 2 Möglichkeiten: Sie können…

• …den Versandzeitpunkt einstellen: Wählen Sie das gewünschte Versanddatum bzw die Uhrzeit, zu der Ihr Newsletter rausgehen soll, klicken Sie auf “Mailing versenden” und legen Sie bis dahin entspannt die Füße hoch. Ihr Newsletter wird automatisch zum ausgewählten Zeitpunkt versendet werden.
• …das Mailing sofort versenden: Wenn alles passt und Sie nicht länger warten möchten, können Sie auch ohne weitere Einstellung auf „Mailing versenden” klicken und den Newsletter direkt auf den Weg bringen.

Bravo! 🎉 Ihr erster Newsletter ist nun unterwegs und bahnt sich seinen Weg in die Postfächer Ihrer Abonnent:innen.

6. Newsletter auswerten: Die wichtigsten Kennzahlen

Nach dem Newsletterversand ist vor dem Newsletterversand!

Nachdem Sie Ihren Newsletter versendet haben, geht es (mit ein wenig zeitlichem Abstand) an die Auswertung. Bei den meisten Newslettertools wie rapidmail werden Ihnen die wichtigsten Kennzahlen und Statistiken automatisch in Form eines Newsletter-Reportings angezeigt. In Ihrem Account sehen Sie in der Mailing-Übersicht, wie oft der Newsletter geöffnet wurde, wie viele Empfänger:innen auf Links im Newsletter geklickt haben und wie viele E-Mails nicht zugestellt werden konnten.

Um Ihren Newsletter auf lange Sicht zu verbessern, sollten Sie gerade in der Anfangsphase bei jedem Newsletter den Erfolg messen und sich die wichtigsten Kennzahlen anschauen. Nur so können Sie Ihre Öffnungsrate und Klickrate steigern.

Mit diesen Kennzahlen können Sie fürs Erste den Erfolg Ihres Newsletters messen und entsprechende Maßnahmen treffen, mit denen Sie Ihr E-Mail-Marketing in Zukunft noch besser machen können.

Herzlichen Glückwunsch – Sie haben es geschafft! 🎉

7. Video Tutorial: Ersten Newsletter erstellen und versenden – Film ab!

In unserem Video Tutorial erklären wir Schritt für Schritt, wie Sie mit rapidmail Ihren ersten Newsletter erstellen und versenden können. Angefangen beim Import Ihrer Newsletter-Kontaktliste bis zur abschließenden Auswertung der Newsletter-Statistik wird alles Wichtige erklärt.

Also, einschalten, zurücklehnen und nebenbei zum Newsletter-Profi werden: Film ab!

8. Das Wichtigste zum Start in den Newsletterversand für Sie zusammengefasst

Puh, das waren nun ganz schön viele Infos.

Aber keine Sorge: Wenn die ersten Schritte getan sind, wird das Newsletter erstellen ganz schnell zum Selbstläufer. Viele der Schritte müssen schließlich nur einmalig erledigt werden und vielleicht hin und wieder angepasst werden. Wenn aber das grobe Gerüst einmal steht, wird der Newsletterversand zum Kinderspiel.

Für den besseren Durchblick zeigen wir Ihnen zum Abschluss eine Übersicht, in der alles Wichtige rund um das Erstellen und Versenden Ihres ersten Newsletters nochmal zusammengefasst ist.

Für Fragen rund um den Newsletterversand finden Sie zahlreiche nützliche Artikel in unserem rapidmail Blog, Anleitungen in unserem Wissen- & Hilfebereich und Sie können natürlich jederzeit unser Support-Team kontaktieren, wenn doch noch Fragezeichen in Ihrem Kopf schweben.