Sind WhatsApp-Newsletter für Unternehmen jetzt wieder erlaubt?
Permanent mit den eigenen Kund:innen in Kontakt stehen – der Traum eines jeden Unternehmens. Bis 2019 haben viele Firmen daher über den WhatsApp Messenger Newsletter direkt auf das Smartphone ihrer Kund:innen geschickt. Nach dem Verbot der WhatsApp-Nutzung zu kommerziellen Zwecken wirbt der Messenger jetzt mit seinem neuesten Business-Nachrichtenformat. Ist der WhatsApp-Newsletter also zurück? Was kann das neue Format? Und welche sinnvollen Alternativen gibt es für Unternehmen?
1. Was sind WhatsApp-Newsletter?
Zahlreiche Firmen aus den verschiedensten Branchen haben bereits vor Jahren den WhatsApp-Newsletter für sich entdeckt. Das Prinzip dahinter ist simpel: Kund:innen können sich gegen Angabe ihrer Handynummer z. B. während des Bestellprozesses zum Newsletter via WhatsApp anmelden. Das Unternehmen schickt danach Neuigkeiten wie Produktupdates oder Rabattaktionen über WhatsApp direkt auf deren Smartphone. So bleibt das E-Mail-Postfach schön übersichtlich und Interessierte können noch auf dem Weg zur Arbeit die neuesten Artikel anschauen oder spannende Black Friday Angebote im Onlineshop entdecken. Und das sogar parallel zum WhatsApp-Morgenplausch mit den Liebsten.
Toll! – haben sich da viele Unternehmen gedacht und sind vor einigen Jahren direkt auf den WhatsApp-Newsletter-Zug aufgesprungen. Denn nicht nur für Onlineshops war WhatsApp eine praktische Plattform, die ergänzend zum klassischen E-Mail-Marketing genutzt wurde. Neben Rabatt-Newslettern konnten zum Beispiel Kundenfragen (vgl. Bild rechts, Quelle: WhatsApp) schnell und einfach beantwortet und Versandbestätigungen übermittelt werden.
Auch in anderen Branchen lag der WhatsApp-Newsletter schon lange hoch im Kurs. So konnten beispielsweise Restaurants hungrige Arbeitnehmer:innen schon vor der Mittagspause mit einem Foto vom aktuellen Tagesgericht zu sich locken. Und kam jemand erst gar nicht aus der Pause zurück, lag das vielleicht daran, dass die Person das Last minute-Angebot aus der WhatsApp-Nachricht des Reisebüros ihres Vertrauens sehr wörtlich genommen hat. WhatsApp-Newsletter ermöglichten es Firmen, ihre Zielgruppe über Marketing-Nachrichten ans private Smartphone direkt zu erreichen – in einer der meistgenutzten Apps überhaupt.
Aus Kundensicht betrachtet hatte diese Art von Unternehmenskontakt den Vorteil, dass alles in einem Abwasch, ohne großen Aufwand und in einer einzigen App erledigt werden konnte. Während der neuste Klatsch und Tratsch in der WhatsApp-Freundesgruppe ausgetauscht wurde, konnte gleichzeitig in Echtzeit mitverfolgt werden, wie sich das heiß ersehnte, kürzlich erworbene T-Shirt endlich der eigenen Haustür nähert.
Im Jahr 2019 kam dann der große Schock für alle WhatsApp-Newsletter-Anbieter: Der Versand von Marketing-Nachrichten über WhatsApp wurde Unternehmen offiziell verboten.
2. Verbot von WhatsApp-Newslettern zu kommerziellen Zwecken – 2019
Das Verbot von kommerziellen Business-Newslettern über WhatsApp traf zahlreiche Unternehmen, die unglaublich viel Zeit und Ressourcen in ihr WhatsApp-Newsletter-Marketing investiert hatten: Mitte des Jahres 2019 verkündete der Messaging-Dienst offiziell in einer FAQ, dass das Versenden von kommerziellen Newslettern über die App ab dem 7. Dezember 2019 nicht mehr gestattet wäre.
Ab diesem Zeitpunkt mussten Firmen, die trotz Verbot fleißig weiter WhatsApp-Newsletter an ihre Kontakte schickten, mit einer Account-Sperrung oder sogar juristischen Konsequenzen rechnen. WhatsApp gab an, fortan verstärkt daran zu arbeiten, Firmenkonten zu identifizieren, die versuchten, sich über das Verbot hinwegzusetzen. In diesen Fällen drohte der Messenger-Dienst damit, rechtliche Schritte einzuleiten. Bereits zuvor befand sich die beliebt gewordene Unternehmenspraxis lediglich in einer rechtlichen Grauzone, die von den Firmen clever ausgenutzt wurde.
WhatsApp begründete seine Entscheidung damit, dass der kommerzielle Massenversand von Nachrichten über die Anwendung gestoppt werden sollte. Vielmehr sollte wieder die private Kommunikation wieder im Vordergrund stehen und Nutzer:innen vor Missbrauch geschützt werden.
3. Neues WhatsApp Nachrichtenformat für Business-Zwecke – 2021
Nach dem Verbot von Massen-E-Mails über WhatsApp wies der Messenger-Dienst auf seine speziell für Messenger-Marketing entwickelten Tools hin. Die „WhatsApp for Business” App soll vor allem Kleinunternehmen bei der Verwaltung ihrer Kundenkommunikation helfen. Die „WhatsApp Business API” richtet sich dagegen an mittelständige und große Firmen, die über den Messenger mit ihren internationalen Kund:innen in Kontakt treten wollten. Bisher war es Unternehmen mit WhatsApp Business nur möglich, Kund:innen proaktiv Transaktionsnachrichten („WhatsApp Notifications”) zu senden. Newsletter und Marketing-E-Mails waren bisher ausdrücklich nicht gestattet.
Im Oktober 2020 gab es dazu dann spannende Neuigkeiten vonseiten WhatsApps: Mit der WhatsApp Business API soll es Unternehmen nun wieder möglich sein, schneller und einfacher mit Interessierten in Kontakt zu treten. Auch wenn das Ganze offiziell nicht unter dem Namen „WhatsApp-Newsletter” läuft, umfassen die neuen Kontaktmöglichkeiten für Unternehmen u. a. ein Format, das den Versand von Angeboten und Neuigkeiten an ihre Kund:innen wieder ermöglicht.
Nach dem Testen von „Non-transactional Notifications” bzw. „Promotional Messages” in Mexiko und Indonesien hat WhatsApp die Nachrichtenarten erweitert, die von Firmen zur Kundenkommunikation genutzt werden können. Mit diesen Formaten können Unternehmen wieder Werbenachrichten über WhatsApp an ihre Kund:innen schicken.
Das können die neuen WhatsApp Promotional Messages
- Produktempfehlungen:
- Vorschlag von Produkten passend zum vorherigen Einkauf
- Versand zu besonderen Anlässen wie Black Friday oder zu einer neuen Kollektion
- Versand von Werbeangeboten und Coupons z. B. zum Geburtstag
- Reaktivierung:
- Reminder bei Warenkorb-Abbruch
- Hinweis bei erneuter Verfügbarkeit eines Artikels
- Hinweis für Nachbestellung
- Reminder zur Terminvereinbarung
- Alarme:
- Preis-Alerts, z. B. für angesehene Produkte
- News-Alerts, z. B. von der Presse
- Aktuelle Gesundheitsinformationen
4. Früherer WhatsApp-Newsletter vs. WhatsApp Promotional Messages: Was sind die Unterschiede?
Beide WhatsApp-Nachrichtenformate wurden bzw. werden von Unternehmen genutzt, um Marketing-E-Mails an die eigene Zielgruppe zu senden. Was sind die Unterschiede zwischen den früheren WhatsApp-Newslettern und den neuen Whats-App Promotional Messages?
| WhatsApp-Newsletter bis 2019 | WhatsApp Promotional Messages 2021 | |
| Offizielle Erlaubnis durch WhatsApp | Nein, WhatsApp hat den Versand von Business-Newslettern nie unterstützt und 2019 sogar verboten. Rechtlich gesehen lag der WhatsApp-Newsletter in einer Grauzone. | Ja, WhatsApp erlaubt Unternehmen heute offiziell, Werbenachrichten über den Messenger zu versenden. Jedoch gibt es verschiedene Qualitätsstufen, in die Firmen von WhatsApp eingeteilt werden. Je niedriger die Stufe, desto mehr Messaging-Einschränkungen hat das Unternehmen. |
| Überwachung und Reglementierung | Nein, der Newsletterversand über WhatsApp wurde nicht durch den Messenger kontrolliert. Spamversand war einfach möglich, da kein Opt-in der Empfänger:innen vorliegen musste. | Ja, WhatsApp kontrolliert die Qualität der versendeten Business-Nachrichten jetzt strenger, um Spamversand zu vermeiden. Ein Opt-in der User ist nötig, in der EU muss dieses den DSGVO-Vorgaben entsprechen. |
| Formatierungs- und Designoptionen | Uneingeschränkt: Da es den Business-Versand bis 2019 offiziell gar nicht gab, gab es hierfür auch keine Regeln und Normen, was Layout, Format und Inhalt von WhatsApp-Newslettern angeht. | Eingeschränkt: Unternehmen müssen Templates für ihre Marketing-Nachrichten anlegen, die vorgegebenen Normen entsprechen und durch WhatsApp freigegeben werden müssen. |
| Kosten | Kostenlos: WhatsApp diente offiziell nur der kostenlosen User-to-user-Kommunikation. Unternehmen nutzten die Grauzone aus, und verschickten kostenlos Werbenachrichten an ihre Kund:innen. | Kostenpflichtig: Von Unternehmen initiierte Nachrichten werden nach einem mehrstufigen Preismodell abgerechnet, startend bei je 0,766 € für die ersten 250.000 Nachrichten. Eine Ausnahme: Nachrichten, die innerhalb von 24 Stunden als Antwort auf eine Kundenanfrage gesendet werden, sind kostenlos. |
5. Gute Alternativen zum WhatsApp-Newsletter
Nicht für alle Unternehmen und Branchen ist der Nachrichtenversand an Kund:innen über WhatsApp geeignet: Je nach Zielgruppe besteht das Risiko, dass Sie Interessierte über WhatsApp gar nicht erst erreichen. Da für viele User WhatsApp immer noch ein Tool zur privaten Kommunikation darstellt, kann es durchaus sein, dass sich viele dagegen entscheiden, WhatsApp ab sofort auch für den Kontakt zu Unternehmen zu nutzen.
Die eingeschränkten Designmöglichkeiten und festgelegten Templatenormen führen dazu, dass es den Business-Werbenachrichten über WhatsApp wahrscheinlich an Individualität und eigenem Pep fehlen wird. Sich von den Mitbewerbern abzuheben, fällt hier um einiges schwerer als beim herkömmlichen Newsletterversand.
Zum Glück ist der WhatsApp-Newsletter nicht der einzige Weg, um regelmäßig mit Kund:innen in Kontakt zu treten und sie z. B. über neue Produkte oder Events zu informieren.
Welche sinnvollen Alternativen gibt es zum WhatsApp-Newsletter?
| Alternativlösung | Vorteile | Nachteile |
| Facebook Messenger | • Zweitbeliebtester Messenger in Deutschland | • Als Unternehmen Bewerbung für den Dienst nötig • Einschränkungen für den Newsletterversand seit 2020: Versand nur noch offiziell registrierten Medienfirmen gestattet |
| Telegram | • Guter Ruf in Sachen Datenschutz und Sicherheit • Etwa 500.000 Millionen aktive User weltweit | • Bisher keine weite Verbreitung in Deutschland (ca. 7,8 Millionen User) |
| Notify | • Kostenlose News-Channels • Push-Benachrichtigung mit kurzem Begleittext • Punktet im Datenschutz | • Derzeit niedrige Useranzahl (ca. 300.000 User) |
| Klassischer E-Mail-Newsletter mit rapidmail | • 2000 kostenlose Newsletter zum Starten • DSGVO-konformes E-Mail-Marketing • Newsletter passend zur eigenen Corporate Identity • Auswertungs- und Optimierungsmöglichkeiten der Newsletter • Maximale E-Mail-Zustellbarkeit • Kostenlose Newsletter-Vorlagen • Empfängersegmentierung • Transaktionsmails versenden • Personalisierte Newsletter | • Kund:innen benötigen die App ihres E-Mail-Anbieters für direkten Newsletterzugriff auf dem Smartphone |
Fazit: Kundenkommunikation über Whats-App ergänzt E-Mail-Marketing gut
Die neuen WhatsApp Promotional Messages und die anderen aufgelisteten Messenger-Dienste stellen auf jeden Fall gute und sinnvolle Alternativen zum früheren WhatsApp-Newsletter dar. Behalten Sie aber im Hinterkopf, dass der wachsende Trend zum Messenger-Marketing über diverse Anwendungen nicht bedeutet, dass ab jetzt alle Unternehmen auf die klassischen E-Mail-Newsletter verzichten sollten.
Vielmehr stellen Messenger-Newsletter eine geeignete Lösung dar, die den klassischen Newsletter per E-Mail komplementieren. Denn die meisten der wichtigen und innovativen Funktionen, die Softwares für E-Mail-Newsletter bieten, sind bisher noch nicht für Messenger-Newsletter verfügbar. Gerade bei Newslettern, die auch verkaufen sollen (z. B. bei Onlineshops), sollten Sie nicht auf diese Funktionen verzichten, die speziell für Newsletter-Marketing entwickelt wurden.
Versenden Sie lieber personalisierte Newsletter im eigenen Unternehmensdesign, die automatisch für Sie ausgewertet werden – und Ihnen so dabei helfen, Ihr Newsletter-Marketing immer weiter zu verbessern.
