Die 5 größten Vorteile von Transaktionsmails für Ihr E-Mail-Marketing

Wenn Ihr Unternehmen online tätig ist, zum Beispiel mit einem Onlineshop, Portal oder einem Online-Tool, sind automatisch generierte Transaktionsmails ein enorm wichtiges Zahnrad in Ihrem Getriebe. Transaktionsmails wie Bestellbestätigungen oder der Rechnungsversand gehören zu den sogenannten Trigger-Mailings. Sie werden durch bestimmte User-Aktionen bzw. Geschäftsvorgänge ausgelöst und automatisch an die Kund:innen versendet. Erfahren Sie hier, warum Sie im E-Commerce nicht auf Transaktionsmails verzichten sollten.

1. Vorteil: Automatisierte Transaktionsmails sparen Zeit

Beim Newsletterversand plant, gestaltet und versendet man in der Regel jedes einzelne Mailing neu. Transaktionsmails (oft auch als SMTP-Mails bezeichnet) werden dagegen nur einmal erstellt. Danach werden die gewünschten Versandbedingungen festgelegt. Jede E-Mail wird dann – je nach eingestelltem Auslöser (z. B. angeforderte Passwortänderung oder nicht vollständig abgeschlossener Einkauf) – automatisch an die Empfänger:innen versendet.

Ihnen als Unternehmen sparen automatische Transaktionsmails vor allem eins: Zeit.

Denn obwohl man am Anfang bei den ersten Kund:innen theoretisch noch jede Bestellbestätigung, Lieferbestätigung, Rechnung o. Ä. manuell versenden könnte, ist irgendwann der Punkt erreicht, an dem man nicht mehr hinterherkommt. Je mehr Kund:innen es beispielsweise in Ihrem Onlineshop zu betreuen gibt, desto mehr Arbeit nehmen Ihnen Transaktionsmails ab. Sie müssen jede E-Mail nur ein einziges Mal in Ihrem System erstellen, danach läuft alles ganz von alleine.

Und zwar gilt das zum Beispiel  für:

• Bestell-, Versand- und Lieferbestätigungen
• Registrierungs-, Anmelde- und Abmeldebestätigungen
• Retoureneingangsbestätigungen
• Accountstatus-Änderungen
• Benachrichtigungen über Kommentare in sozialen Netzwerken
• Rechnungs-, Auftrags-, Reservierungs- und Bestellbestätigungen
• Passwortanforderungen und Passwortänderungen

Dabei arbeiten Transaktionsmails mit Platzhaltern: Für jeden Kunden bzw. jede Kundin werden vor dem Versand die individuellen Informationen automatisch an die vorgesehenen Stellen in der E-Mail eingefügt, z. B. Höhe des Rechnungsbetrags oder angegebene Ort der Lieferung. 

So erhalten alle Kund:innen genau die Informationen und Bestätigungen, die sie brauchen – ohne, dass Sie dafür als Onlineshop oder Portal aktiv werden müssen. Transaktionsmails unterstützen Sie so immens in Ihrer Kundenkommunikation per E-Mail und schaffen viel freie Zeit für andere wichtige Projekte.

2. Vorteil: Transaktionsmails über ein externes Versandsystem sparen interne Ressourcen

Neben Unternehmen, die bisher noch gar keine Transaktionsmails versendet haben, stoßen wir auch immer wieder auf Firmen und Onlineshops, die sich in der Tat schon mit dem Thema auseinandergesetzt haben. Häufig werden für den Versand der transaktionalen E-Mails jedoch interne Lösungen oder die Angebote der verschiedenen Onlineshop-Systeme genutzt. 

Das Problem dabei: Beide Lösungen sind nicht auf den Versand von E-Mails spezialisiert. Das führt nicht nur dazu, dass es häufig zu Zustellproblemen kommt, weil kein Whitelisting des Versandservers vorliegt. Auch die Versandabläufe und die anschließende Auswertung aller versendeten Mails sind in der Regel komplex und erfordern die Hilfe des internen IT-Teams.

Mit einem externen SMTP-Server, der auf den Versand von Transaktionsmails spezialisiert ist, können diese Probleme einfach gelöst werden: Die zuständigen Mitarbeiter:innen aus Marketing und / oder Sales sehen auf einen Blick, welche Transaktionsmails verschickt wurden und können sogar nachverfolgen, welche E-Mails geöffnet bzw. geklickt wurden oder welche erst gar nicht angekommen sind. Es sind keine aufwendigen Analysen und Berechnungen nötig. Auch Ihr Entwickler-Team kann sich wieder auf eigene Projekte konzentrieren und muss nebenbei nicht mehr den Versand der Transaktionsmails überwachen.

3. Vorteil: Kund:innen werden durch den Kaufprozess begleitet

Auf was freut man sich mehr als auf die E-Mail, dass man soeben erfolgreich eine Reise gebucht hat? Oder dass man schon in 2 Tagen das bestellte Produkt in den Händen halten kann? Im Vergleich zu herkömmlichen Newslettern erwarten Ihre Kund:innen Transaktionsmails oft fast schon sehnsüchtig. Sie können es kaum erwarten, es endlich schwarz auf weiß zu sehen: Die Reise ist gebucht, der Lieblingsartikel wurde versendet oder die Retoure ist eingegangen und somit wird die Zahlung bald erstattet. Mit Transaktionsmails begleiten Sie Ihre Kund:innen bei jedem Schritt z. B.  von der Registrierung bis zum gelieferten Produkt – und machen sie so glücklich.

Transaktionsmails tragen dazu bei, dass Ihre Kund:innen ein positives Einkaufserlebnis in Ihrem Onlineshop haben oder dass sie sich freuen, dass die Registrierung auf Ihrem Online-Portal so unkompliziert und schnell erfolgt. Eine positive User Experience führt wiederum dazu, dass Ihre Kund:innen und Interessent:innen auch in Zukunft gerne mal wieder auf Ihrer Website vorbeischauen. Mit zuverlässigen und informativen Transaktionsmails unterstützen Sie also den Prozess, Interessent:innen und Neukund:innen Schritt für Schritt in Bestandskund:innen zu verwandeln. 

Die Aufmerksamkeit Ihrer Empfänger:innen für Ihre Transaktionsmails ist außerdem besonders groß: Im Vergleich zu herkömmlichen Newslettern ist die Öffnungsrate bei Transaktionsmails fast doppelt so hoch. Unter Berücksichtigung aller rechtlichen Vorgaben kann es sich daher lohnen, zusätzlich werbliche Inhalte in die Transaktionsmails einzubauen. Jedoch sollten diese nur Nebensache sein – der Fokus sollte auf den transaktionalen Informationen für die Kund:innen liegen.

Außerdem sollten Sie zuvor prüfen, ob Sie alle rechtlichen Voraussetzungen erfüllen, um Werbung in Ihre Transaktionsmails einzubauen, wie unter anderem:

• Die Empfänger:innen haben z. B. beim Einkauf im Onlineshop dem Erhalt werblicher E-Mails explizit zugestimmt (am besten durch Double Opt-in).
• Liegt keine explizite Zustimmung vor, werden nur Produkte bzw. Dienstleistungen beworben, die den gleichen typischen Verwendungszweck bzw. Bedarf der Kund:innen abdecken.
• Alle Transaktionsmails, die werbliche Inhalte enthalten, umfassen einen Abmeldelink, über den sich die Empfänger:innen jederzeit von den E-Mails abmelden können.

4. Vorteil: Automatische Transaktionsmails sind weniger fehleranfällig

Jeder von uns macht Fehler. Verschicken Sie z. B. Bestellbestätigungen und Rechnungen noch manuell an Ihre Kund:innen, kann  schnell mal eine Rechnung als E-Mail-Anhang vergessen werden oder ein anderer schwerwiegender Fehler unterlaufen. Gerade wenn Ihre Kund:innen dringend auf eine Bestätigung warten oder bestimmte E-Mails wie Auftragsbestätigungen rechtlich notwendig sind, sollte sich jedoch kein Fehler einschleichen.

Die Technik ist uns Menschen einiges voraus und weniger fehleranfällig: Verschicken Sie automatisierte Transaktionsmails, ist das Risiko viel geringer, dass etwas schiefläuft. Zumindest, wenn Sie für den Versand einen professionellen SMTP-Server für Ihre transaktionalen Mailings nutzen. Die Server von rapidmail beispielsweise sind „gewhitelistet”. Das hat den Vorteil, dass wir unseren Kund:innen sehr hohe Zustellquoten für Ihre Transaktionsmails garantieren können. 

Auch Onlineshop-Systeme bieten teilweise eine Transaktionsmails-Lösung an. Für Sie als Unternehmen ist das auf den ersten Blick natürlich praktisch, da Sie Ihre Kontaktlisten und andere Daten nicht erst noch zusätzlich in ein E-Mail-Marketing-Tool übertragen müssen. 

Das Problem ist aber, dass Ihr Onlineshop-System nicht auf den E-Mail-Versand spezialisiert ist. Das führt häufig dazu, dass die Zustellbarkeit Ihrer Transaktionsmails darunter leidet. Kommen wichtige E-Mails nicht bei Ihren Kund:innen an, haben Sie am Ende noch viel mehr Aufwand, die Fehler  manuell zu korrigieren. Außerdem ist das Risiko hoch, dass Sie Ihre Kund:innen langfristig verärgern und schlimmstenfalls sogar an einen Mitbewerber verlieren, wenn diese Sie jedes Mal für eine Bestellbestätigung o. Ä. kontaktieren müssen.

Für glückliche Kund:innen, die gerne bei Ihnen einkaufen bzw. die Ihre Website gerne besuchen, sollten Sie deshalb auf ein professionelles Versandsystem für Ihre Transaktionsmails setzen.

5. Vorteil: Mit Transaktionsmails behält man den Überblick über die Customer Journey

Wenn Sie ein zuverlässiges Versandsystem wie rapidmail für Ihre Transaktionsmails nutzen, haben Sie dort dank des Inbox-Monitorings einen guten Überblick über Ihre versendeten Transaktionsmails. 

Sie können mit wenigen Klicks herausfinden, welche Kundin bzw. welcher Kunde welche Transaktionsmails erhalten hat und wie viele Kund:innen Ihre Transaktionsmail auch wirklich geöffnet haben. Auch die Anzahl der Klicks in einer E-Mail lässt sich einfach nachvollziehen. 

Kund:innen beschweren sich bei Ihnen, dass sie z. B. eine Rechnung nicht erhalten haben? Auch dann können Sie einfach nachverfolgen, ob die E-Mail ggf. nicht angekommen ist, weil die Kundin bzw. der Kunde  eine falsche E-Mail-Adresse im Konto hinterlegt hat.

Fazit: Transaktionsmails sind für Unternehmen und Kund:innen von Vorteil

Automatisierte Transaktionsmails über ein darauf ausgerichtetes Versandsystem zu verschicken, hat also sowohl für Unternehmen als auch für seine Kund:innen zahlreiche Vorteile:

Mit rapidmail können Sie Ihre Transaktionsmails einfach, zuverlässig und zu 100 % rechtssicher an Ihre Kund:innen versenden. Das Beste daran: Bis zu 1000 Transaktionsmails pro Monat sind kostenlos!