Marketing Automation: Zeit sparen durch automatisierte E-Mails

Marketing Automation ermöglicht es Ihnen, immer zur richtigen Zeit die richtige Botschaft an Ihre Zielgruppe zu versenden – und das durch automatisierte Prozesse, dank der Sie als E-Mail-Marketer enorm viel Zeit sparen können. Klingt zu schön, um wahr zu sein? Lesen Sie selbst, wie Sie durch Marketing-Automatisierung Ihre Prozesse optimieren können und mit weniger Aufwand mehr Marketing-Ziele erreichen.

1. Definition: Was ist Marketing Automation?

Marketing Automation – häufig auch Autoresponder oder Triggermails genannt – ist ein Prozess, in dem man mithilfe einer Software bestimmte Marketing-, Vertriebs- und Supportprozesse rund um den Kundenlebenszyklus automatisiert. Marketing-Prozesse werden durch die Unterstützung von Software zum Selbstläufer: Als E-Mail-Marketer können Sie viel Zeit sparen, indem Sie nicht zu jedem individuellen Anlass ein individuelles Mailing erstellen und versenden müssen.

Wir sprechen bei der Marketing Automation vom automatisch ausgelösten Versand von E-Mails an einem empfängerbasierten Datum –  die Versandbedingungen werden also auf den Empfänger oder die Empfängerin abgestimmt. Das bedeutet z. B., dass ein Mailing, das Sie nur einmal anlegen müssen, automatisiert jeden Ihrer Kontakte zu dem für ihn oder sie passenden Zeitpunkt erreicht, beispielsweise am Geburtstag.

Wir unterscheiden zwischen zwei Typen, für die automatisierte E-Mails genutzt werden können:

1. Verhaltensbasierte Automations: Automatisierte E-Mails werden in diesem Kontext z. B. getriggert, weil sich jemand für Ihren Newsletter registriert hat, etwas in Ihrem Shop gekauft hat oder ein Whitepaper o. Ä. heruntergeladen hat. Das können beispielsweise E-Mails sein, in denen Sie sich als Versender:in für die Anmeldung zum Newsletter, den Einkauf oder das Herunterladen bedanken oder wichtige Tipps zum Einstieg geben.
2. Zeitlich festgelegte Automations: Automatisierte E-Mails werden getriggert, weil zuvor entsprechende Zeitpunkte bzw. Daten passend zum Kunden oder zur Kundin festgelegt wurden. Das kann z. B. ein Geburtstag, das Jubiläum der Anmeldung in Ihren Shop oder auch eine längere Inaktivität sein.

Mithilfe von Marketing Automation können Sie jede:n einzelnen Ihrer Newsletter-Abonnent:innen individuell mit maßgeschneiderten Mailings versorgen. Heißen Sie Ihre Leser:innen willkommen, senden Sie Glückwünsche zu bestimmten Anlässen – senden Sie ganz einfach immer zur richtigen Zeit die richtige Botschaft. Das macht den Versand von automatisierten Mailings zu einem echten Erfolgsfaktor im E-Mail-Marketing im E-Commerce.

Wenn wir von Marketing Automation sprechen, können wir uns einerseits auf alleinstehende Mailings beziehen, z. B. Glückwünsche zum Geburtstag oder zu einem Jubiläum. Es kann sich aber auch um eine automatisierte Serie von E-Mails handeln, beispielsweise eine Willkommenssequenz, die eine Person erhält, wenn sie sich zu Ihrem Newsletter registriert hat.

Nutzen Sie das volle Potenzial von automatisierten E-Mails

Bieten Sie den Empfänger:innen in automatisierten E-Mails Inhalte, die sie ansprechen und fordern Sie diese zum Handeln auf. Bei Geburtstags-E-Mails kann das z. B. ein angefügter Gutschein oder ein Rabattcode für Ihren Shop sein, der die Wahrscheinlichkeit steigert, dass der Empfänger oder die Empfängerin einen Kauf tätigen wird. Fügen Sie einfach einen Call-to-Action-Button an geeigneter Stelle ein, sodass Ihre Leser:innen mit einem einfachen Klick zur entsprechenden Webseite gelangen.

Auch Segmentierung kann dabei helfen, Ihre Marketing Automation zu optimieren: Teilen Sie Ihre Empfängerliste einfach in Kundengruppen ein und passen Sie die Inhalte Ihrer Mailings entsprechend an. Die Einteilung kann nach verschiedensten Kriterien erfolgen: Beispielsweise kann das Geschlecht, die Altersklasse, der Wohnort oder auch angegebene Interessen beeinflussen, welche Arten von Mailings für Ihre Kontakte von Interesse sind. Je besser eine E-Mail auf den Empfänger oder die Empfängerin abgestimmt ist, desto wahrscheinlicher ist eine Interaktion – also die Öffnung der E-Mail, das Klicken von Fotos, Buttons und anderen Verlinkungen oder gar eine Antwort auf die E-Mail.

2. Ziele und Vorteile von automatisierten Mailings

Jetzt haben Sie einen ersten Eindruck davon bekommen, was Marketing Automation überhaupt ist. Aber was können Sie konkret damit erreichen – und lohnt es sich?

Mit dem Versand von automatisierten E-Mails werden z. B. als Teil einer Onlineshop-Marketing-Strategie vor allem absatzwirtschaftliche Ziele verfolgt. Was bedeutet das? Damit meinen wir beispielsweise …

• … Umsatzsteigerung 📈
• … die Gewinnung von neuen Kundinnen und Kunden 👋
• … das Einsparen von Kosten 💲
• … die Festigung der Kundenbindung 🤝

Das sind doch Ziele, die man gerne erreichen möchte, oder? Und wenn Sie das noch nicht 100 %-ig überzeugt hat, haben wir noch einige Vorteile parat, die veranschaulichen, warum sich Marketing Automation lohnt:

• Einmaliges Erstellen: Eine automatisierte E-Mail muss nur einmal erstellt werden. Danach läuft der Versand automatisch, ohne dass man noch Zeit oder Arbeit hineinstecken muss. Marketing Automation ist zeit- und kosteneffizient und eine tolle Möglichkeit, um wertvolle Stunden anderweitig nutzen zu können. 
• Zur richtigen Zeit am richtigen Ort: Automatisiertes Marketing sorgt dafür, dass Sie versandtechnisch nicht in die Bredouille kommen und z. B. die Geburtstage Ihrer Kund:innen verschwitzen – je nach Größe Ihrer Kontaktliste ist das schließlich gar nicht so unwahrscheinlich. Der Versandzeitpunkt wird für die Adressat:innen individuell bestimmt und festgelegt, sodass nichts mehr schiefgehen kann. 
• Relevante Inhalte liefern: Ihre Empfänger:innen werden sich freuen, wenn die Inhalte der Mailings, die sie erhalten, auf sie persönlich abgestimmt sind. 
• Kundenzufriedenheit steigern und -bindung stärken: Aus personalisierten Inhalten wiederum ergibt sich eine gesteigerte Zufriedenheit Ihrer Kundinnen und Kunden – und wie es so schön heißt, ist der Kunde schließlich König und seine Zufriedenheit sollte einen Platz weit vorne auf Ihrer Prioritätenliste ergattern. 
• Kundeninteraktion steigern: Weil Sie mithilfe von Marketing Automation passgenaue Inhalte zum richtigen Zeitpunkt versenden, ist es wahrscheinlich, dass Ihre Leser:innen vermehrt mit Ihren Mailings interagieren. Das führt langfristig zu mehr Öffnungen und Klicks. 
• Umsätze steigern: Indem Sie in Ihren automatisierten E-Mails maßgeschneiderte Inhalte liefern – beispielsweise ein Gutschein als Geburtstagsgeschenk -, wird die Bereitschaft Ihrer Empfänger:innen gesteigert, z. B. einen Kauf in Ihrem Shop zu tätigen.

Sie sehen: Durch Marketing Automation können Sie mehr erreichen – und das, obwohl Sie weniger Aufwand haben. Eine echte Win-win-Situation! 🙂

3. Marketing Automation vs. Newsletter Marketing: Konkurrenten oder Weggefährten?

Wie funktioniert das Zusammenspiel zwischen Ihrem Newsletterversand (Newsletter-Marketing) und den automatischen E-Mails (Marketing Automation)? Ergänzen sich die beiden gegenseitig? Oder stehen sie sich möglicherweise im Weg?

Vergleicht man die beiden Marketing-Maßnahmen miteinander, liegen die Unterschiede mehr oder weniger auf der Hand: E-Mail-Marketing und Marketing Automation unterscheiden sich in ihrer jeweiligen Zielsetzung, in den Methoden und auch im Umfang. Zwar wirken beide nach außen hin wie eine Reihe verschiedener E-Mails – die Aufmachung ist aber eine jeweils andere.

Marketing Automation und Newsletter-Marketing ergänzen sich also ganz wunderbar – gerade, weil sie teilweise verschiedene Ziele verfolgen und unterschiedliche Anwendungsbereiche haben. Verzichten Sie auf keins der beiden Formate und optimieren Sie Ihren medialen Auftritt, indem Sie beide Formate parallel zueinander laufen lassen.

4. Datenschutzrichtlinien für automatisiertes Marketing

Wie auch das Newsletter-Marketing funktioniert Marketing Automation nicht ohne Datenschutzrichtlinien: Seit Inkrafttreten der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) gilt, dass der Versand von Newslettern nicht ohne die ausdrückliche Erlaubnis der Empfänger:innen erfolgen darf.

Wenn Sie mit personenbezogenen Daten arbeiten bzw. diese verarbeiten – und hierunter fällt jede Art von E-Mail, die Sie versenden möchten, sowohl Newsletter als auch automatisierte E-Mails –, müssen Ihre Newsletter-Kontakte dem Erhalt dieser E-Mails also im Vorfeld zugestimmt haben. Halten Sie sich nicht daran, können Abmahnungen und Bußgelder auf Sie zukommen. Außerdem wirkt sich ein Verstoß dagegen negativ auf Ihren Ruf als Versender:in aus: Personen, die Ihren Newsletter gar nicht erhalten möchten, verschieben ihn vermutlich schneller in den Spam-Ordner.

Deswegen empfehlen wir Ihnen, die Anmeldung zu Ihren Mailings DSGVO-konform zu gestalten: Wir raten zum Double Opt-in Verfahren bei den Newsletter-Anmeldungen. Gestalten Sie Ihre Newsletter-Anmeldung also von Anfang an DSGVO-konform, indem Sie direkt im Anmeldeformular auf die geltenden Datenschutzbestimmungen hinweisen.

5. Inspiration und mögliche Themen für automatisierte E-Mails

Hallo erstmal! Willkommensmail versenden 👋

Zu den absoluten Klassikern für automatisiertes Marketing gehört eine Willkommens-E-Mail oder gar eine längere Willkommenssequenz. Sie wird in der Regel versendet, wenn eine Person sich zu Ihrem Newsletter angemeldet oder sich anderweitig für Ihre Produkte, Dienstleistungen o. Ä. registriert hat. Dort können Sie ihr für die Registrierung und das Vertrauen in Ihre Firma bzw. Ihr Produkt danken, Infos zur Firmengeschichte preisgeben oder die nächsten, notwendigen Schritte ankündigen.

Wie schön, dass du geboren bist … 🍰

Geburtstagsmailings sind, wie es der Name bereits verrät, perfekt, um Ihren Empfänger:innen persönliche Geburtstagsgrüße zu senden. Wie das funktioniert, erklären wir Ihnen in unserem Video-Tutorial zu Marketing Automation und Geburtstagsmailings.

In Ihre Geburtstags-E-Mails können Sie z. B. auch einen Rabattcode einbauen, also eine Art Geburtstagsgeschenk für Ihre treuen Kund:innen. Wenn sie ihn vor Ablauf noch nicht eingelöst haben,  werden sie es schätzen, wenn sie eine Erinnerung von Ihnen bekommen, dass ihr Gutschein in wenigen Tagen seine Gültigkeit verliert.

Werbung für Produkte: Verkaufszahlen steigern 💸

Betreiben Sie „Upselling”, „Cross-Selling” oder „After-Selling” und schlagen Sie per E-Mail weitere zugehörige Produkte oder Services vor, die den Käufer oder die Käuferin interessieren könnten oder mit denen er bzw. sie sein eben erworbenes Produkt upgraden kann.

Leser:innen anleiten 🧾

Erstellen Sie E-Mail-Workshops oder Tutorials für die Nutzung Ihrer Produkte und versenden Sie diese schrittweise in regelmäßigen Abständen. Wichtig dabei ist, die Empfänger:innen vorher zu informieren, wie viele E-Mails sie erhalten und in welchen Abständen diese eintreffen werden – nicht, dass sie nach wenigen Tagen genervt sind, weil sie sich von E-Mails überhäuft fühlen!

6. In der Praxis: So funktioniert Marketing Automation mit rapidmail

Mit rapidmail können Sie einerseits Willkommensmailings gestalten. Außerdem können Sie E-Mails in Serienform anlegen, was bedeutet, dass Sie Neukund:innen erst einmal bei sich begrüßen und ihnen anfangs regelmäßig kleine Tutorials und Infos zukommen lassen. Die Serienfunktion ist besonders toll, weil Sie ein hohes Maß an Flexibilität haben. Die erste E-Mail soll z. B. 10 Minuten nach erfolgter Registrierung an den Leser oder die Leserin versendet werden, die zweite 24 Stunden nach der Registrierung und die dritte 2 Tage später? Kein Problem, all das können Sie manuell in Ihrem rapidmail-Konto einstellen. 

Zusätzlich können Sie sich jährlich wiederholende Event-Mailings (Grüße zum Geburtstag, Jubiläen, andere jährlich wiederkehrende Feiertage, …) oder einmalige Event-Mailings (z. B. zu einem Workshop, der an verschiedenen Daten stattfindet) versenden.

Noch mehr Informationen und ausführliche Anleitungen zum Anlegen von automatischen Mailings finden Sie in unserem Hilfebereich. Dort zeigen wir Ihnen z. B., wie Sie…

• ein automatisches Willkommens-Mailing anlegen
• eine automatische E-Mail-Serie mit rapidmail erstellen können
• Geburtstagsmailings anlegen und aktivieren