Willkommensmail für Ihren Newsletter richtig gestalten: Der erste Eindruck zählt

Im Newsletter-Marketing sind Willkommens-E-Mails wichtig, um bei Ihren neuen Abonnent:innen einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen und ihre Neugier auf die folgenden Mailings zu wecken. Die Willkommensmail – oft auch als Begrüßungsmail bezeichnet – ist das Erste, was Ihre Kontakte nach der Newsletter-Anmeldung erhalten. Mithilfe unserer Tipps, Vorlagen und Beispiele können Sie direkt bei der Begrüßung zu Ihrem Newsletter punkten und das Herz Ihrer Leser:innen im Sturm erobern. 💌

1. Hallo erstmal: Darum sind Willkommensmails im Newsletter-Marketing wichtig

Juhu, ein Website-User hat sich für Ihren Newsletter angemeldet – herzlichen Glückwunsch! Die erste Hürde ist schon mal geschafft und Ihr Newsletter-Verteiler ist um einen neuen Kontakt gewachsen. 

Jetzt sollten Sie nicht unnötig viel Zeit verstreichen lassen: Schließlich hat Ihr Kontakt soeben Interesse an Ihrer Marke gezeigt und war motiviert, seine E-Mail-Adresse in das Newsletter-Anmeldeformular einzutragen. Genau in diesem Moment scheint der bzw. die Website-Besucher:in also an Ihrem Unternehmen, Ihrer Marke oder Ihren Angeboten besonders interessiert zu sein. 

Lassen Sie sich die Chance nicht durch die Lappen gehen und senden Sie Ihrem neuen Kontakt eine herzliche Willkommensmail, um seine Neugier zu wecken, einen ersten positiven Eindruck zu hinterlassen und mehr über ihn herauszufinden.

Diese Inhalte eignen sich für Ihre Newsletter-Willkommensmail:

• 👋 Begrüßen Sie Ihre neuen Abonnent:innen und bauen Sie so eine persönliche Bindung zu ihnen auf. Indem Sie sie z. B. mit einem herzlichen und persönlichen „Hallo Eva, schön dich bei uns zu haben!” begrüßen, sammeln Sie erste Sympathiepunkte.
• 🔜 Stellen Sie die Themen folgender Newsletter vor. So zeigen Sie Ihren Abonnent:innen, was sie von Ihnen und Ihrem Newsletter erwarten dürfen. Gleichzeitig wecken Sie die Vorfreude und Neugier auf die kommenden Newsletter, was wiederum einen positiven Einfluss auf die Öffnungsrate Ihrer folgenden Mailings hat.

• 🍴 Geben Sie einen ersten Vorgeschmack: Oft entscheidet sich in den ersten geöffneten E-Mails eines Unternehmens, ob man sich bei zukünftigen Newslettern die Mühe macht, sie zu öffnen und einen Blick hineinzuwerfen. Nutzen Sie daher die Begrüßungsmail, um Ihre neuen Abonnent:innen mithilfe Ihres beliebtesten Rezeptes, der meistgekauften Produkten oder der neuesten Insider-Tipps direkt für sich zu gewinnen.
• ❓ Lernen Sie Ihre Abonnent:innen besser kennen: Mithilfe einer kleinen Umfrage in Ihrer E-Mail können Sie mehr über Ihre neuen Kontakte herausfinden. Fragen Sie in Ihrer Willkommens-E-Mail zum Beispiel nach den individuellen Interessen, Kaufgewohnheiten oder danach, wie oft sie Ihren Newsletter gerne erhalten möchten. Je mehr Sie über Ihre Abonnent:innen wissen, desto besser können Sie Ihre Newsletter-Inhalte später auf die Bedürfnisse abstimmen und so von Anfang an den Grundstein für eine langjährige Beziehung setzen. Zudem können Sie Ihre Zielgruppe so besser in unterschiedliche Gruppen segmentieren und durch den Versand von personalisierten und relevanten Inhalten direkt im Vorfeld Newsletter-Abmeldungen vorbeugen.
• 🎁 Überreichen Sie ein kleines Begrüßungsgeschenk: Alles, was Sie geben, kommt irgendwann zurück! Nichts entzückt neue Newsletter-Abonnent:innen mehr als ein kleines Willkommensgeschenk. Eine kostenlose Gratisprobe, kostenfreier Versand auf die erste Bestellung, ein 10 % Willkommensrabatt oder ein gratis Kennenlern-Ticket für Ihre nächste Veranstaltung: Eine kleine nette Geste hat den Vorteil, dass Ihre Marke sofort positiv im Gedächtnis bleibt und Ihre Kontakte gleich zu Beginn mit Ihren Angeboten in Berührung kommen.

2. Die richtige Struktur: wichtige Bestandteile einer Begrüßungsmail

Ihre Willkommens-E-Mail sollte die neu gewonnenen Abonnent:innen direkt in ihren Bann ziehen – nicht nur textseitig, sondern auch layout- und designtechnisch, schließlich liest das Auge ja bekanntlich mit. Je positiver der Eindruck ist, den Sie bei Ihren Kontakten zu Beginn hinterlassen, desto wahrscheinlicher ist es, dass diese auch einen Blick in darauffolgende Newsletter werfen oder sich in Ihrem Onlineshop genauer umschauen.

Beim Aufbau Ihrer Begrüßungsmail sollten Sie folgenden Elementen besonders viel Aufmerksamkeit schenken:

1. ✨ Ansprechende Betreffzeile: Der Betreff Ihrer Willkommensmail ist das Erste, was die Leser:innen im Postfach zu sehen bekommen. Deshalb ist es besonders wichtig, sie in der kurzen Textzeile zum Öffnen Ihrer Nachricht zu motivieren. Ein Emoji am Anfang oder am Ende des Betreffs lenkt den Blick Ihrer Kontakte auf Ihre E-Mail – das ist schon einmal ein guter Anfang! Im Betreff und im Preheader selbst sollten Sie verdeutlichen, dass es sich um die Begrüßungsmail zu Ihrem Newsletter handelt und den Inhalt ggf. kurz und knackig zusammenfassen.

Hier kommen ein paar Beispiele für den Betreff und Preheader Ihrer Willkommensmail, an denen Sie sich orientieren können:

• 🛥️ Willkommen an Bord: Deine Eintrittskarte zu exklusivem Insiderwissen!
• 🤸🏽‍♂️ Bereit für unser gemeinsames Abenteuer? Unsere Reise beginnt jetzt!
• Du bist jetzt Teil unserer Familie! 👨🏽‍👩🏼‍👧🏻‍👦🏽 Zur Feier des Tages haben wir was für dich🤫
• 🤗 Schön, dass du dabei bist! Entdecke unser kleines Willkommensgeschenk für dich. 🎁
• Hey Laura, wir freuen uns! 🤩 Dürfen wir dich noch besser kennenlernen?
• Herzlich Willkommen! Zur Begrüßung teilen wir unser beliebtestes Rezept mit dir 👨🏽‍🍳
• Juhu, es geht los: Entdecke unseren Shop mit deinem 10 % Willkommensrabatt! 👀

2. 🎨 Design mit Wow-Effekt: Auch der erste optische Eindruck Ihres Newsletters sollte Ihre neuen Abonnent:innen vom Hocker hauen. Damit die Leser:innen Lust bekommen, einen Blick in weitere Newsletter zu werfen, sollte das Design der Willkommensmail ansprechend, kreativ und modern gestaltet sein, ein gutes Bild-Text-Verhältnis haben und zu Ihrem Unternehmensdesign passen. Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mail nicht zu überladen wirkt und der Blick Ihrer Kontakte automatisch an die relevanten Stellen (Call-to-Action-Button, Gutschein-Code o. ä.) geleitet wird.

3. 🖼️ Ansprechendes Headerbild als Eyecatcher: Beim Öffnen Ihrer allerersten Nachricht schaffen Sie es durch ein auffallendes Headerbild, die Neugier Ihrer neuen Abonnent:innen zu wecken. Das Headerbild sollte zu Ihren geplanten Newsletter-Themen passen und auf die wichtigsten Inhalte Ihrer Begrüßungsmail hinweisen – z. B. darauf, dass Ihre Kontakte einen Willkommensrabatt oder ein kostenloses E-Book erhalten. Als Restaurant beispielsweise können Sie mit einer schönen Aufnahme Ihres Lokals oder eines der beliebtesten Gerichte dafür sorgen, dass Ihre Abonnent:innen weiter nach unten scrollen und vielleicht sogar direkt einen Tisch reservieren.

4. 👋🏽 Persönliche Begrüßung: Nicht nur in der Betreffzeile, sondern auch in der Willkommensmail selbst ist eine persönliche Begrüßung eine gute Möglichkeit, um direkt eine persönliche Bindung zu Ihren Leser:innen aufzubauen. Dabei sollte die Begrüßung zum sonstigen Kommunikationsstil Ihres Unternehmens passen. Je nach Branche und Zielgruppe kann ein förmliches „Sehr geehrte Frau Müller” bis hin zu einem lockeren „Hey Lukas” die beste Wahl sein.
5. 🖊️ Informativer und persönlicher Text: Der Inhalt Ihrer Willkommensmail sollte kurz und knackig sein und die wichtigsten Fragen Ihrer neu gewonnenen Abonnent:innen beantworten: Worum wird es in Ihrem Newsletter gehen? Welche Vorteile bietet Ihr Newsletter? Wie häufig können Ihre Leser:innen den Newsletter erwarten? Welche Themen liegen Ihrem Unternehmen besonders am Herzen? Versuchen Sie, Ihre Antworten in einen persönlich formulierten, leicht verständlichen Text zu verpacken, der Ihren Kontakten vielleicht sogar ein Lächeln auf die Lippen zaubert. Daran werden sich Ihre Abonnent:innen erinnern, wenn Sie Ihren darauf folgenden Newsletter im Postfach sehen!

Willkommensmail schreiben: Mit diesen Betreffzeilen und Textbeispielen gelingt’s

Die Grundidee steht, aber Sie wissen noch nicht genau, wie Sie die Betreffzeile und den Text Ihrer Willkommens-E-Mail formulieren sollen? Unsere Textvorlagen helfen Ihnen, Ihre Ideen umzusetzen und auch für darauffolgende Newsletter perfekt vorbereitet zu sein!

Das erwartet Sie:

• Betreffzeilen für verschiedene Anlässe
• Newsletter-Begrüßungstext-Beispiele
• ein Beispieltext für einen Produkt-Newsletter
• ein Beispieltext für einen Newsletter mit Event-Einladung
• u. v. m.

Jetzt kostenlos downloaden und mit unseren Textbeispielen durchstarten! 🚀

Ihr Datenschutz ist uns wichtig. Mit Eingabe und Übermittlung Ihrer Daten erklären Sie sich einverstanden, dass wir Sie persönlich per Newsletter kontaktieren, in dem wir regelmäßig wichtige Infos und Neues aus dem Bereich Newsletter-Marketing mit Ihnen teilen. Sie können sich jederzeit wieder vom Newsletter abmelden. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

6. 🖱️ Call-to-Action-Button, der zum Klicken animiert: Mit einem verlinkten Call-to-Action-Button am Ende Ihrer Newsletter-Willkommensmail sorgen Sie dafür, dass Ihre Abonnent:innen Ihre Nachricht nicht einfach wieder schließen, sondern aktiv werden und sich weiter mit Ihrem Unternehmen, Ihren Inhalten und Angeboten beschäftigen.
   
   Dabei kann der Call-to-Action-Button Ihre Kontakte zu ganz unterschiedlichen Seiten leiten – je nachdem, was ihnen in diesem Moment am meisten weiterhilft oder was am besten zum darüberstehenden Text Ihrer Begrüßungsmail passt. Geeignete Link-Ziele sind zum Beispiel:

• Ihr Onlineshop, in dem Ihre Kontakte den Willkommens-Gutschein einlösen können. 
• Ihr E-Book, das Sie Ihren neuen Abonnent:innen zur Begrüßung schenken. 
• Ihr Website-Kontaktformular, über das sich Ihre Kontakte bei Fragen an Sie wenden können.
• Ihr Termin-Buchungssystem, wenn Ihre Leser:innen einen Tisch reservieren oder einen Termin in Ihrem Fotostudio buchen möchten. 
• Die wichtigsten Hilfeartikel, die Ihren Abonnent:innen bei der Nutzung Ihres Tools oder Ihrer Produkte helfen.

Bei der Formulierung Ihres Call-to-Action-Buttons ist es zudem ratsam, dass Sie eine „aktive Formulierung” nutzen – das heißt ein aktives Verb einbinden, das Ihre Leser:innen zum Klicken animiert. Dabei sollten Sie den Call-to-Action-Button auch so formulieren, dass für Ihre Kontakte sofort ersichtlich ist, wohin sie nach dem Klick gelangen.

Passende CTA-Formulierungen für Ihre erste Begrüßungsmail sind beispielsweise:

• „Benutzereinführung lesen”: Laden Sie Ihre Abonnent:innen dazu ein, sich gleich zu Beginn über die wichtigsten Punkte zu Ihrem Service oder Ihrem Produkt zu informieren. Verlinken Sie hierzu einfach den CTA-Button in Ihrer Willkommensmail mit dem entsprechenden Abschnitt auf Ihrer Webseite, auf der Ihre Kund:innen ein Benutzerhandbuch, verschiedene Guidelines o. ä. finden können. 
• „Starthilfe holen”: Bei komplexeren Inhalten, Online-Seminaren oder umfangreichen Prozessen sind Hilfeartikel nützlich, um Abonnent:innen von Anfang an symbolisch an die Hand zu nehmen. Interessierte wissen so direkt, wo sie starten müssen, um Ihr Unternehmen oder Produkt zu verstehen und haben einen optimalen Einstieg. Auch ein Link zu Ihrem Support-Kontaktformular bietet sich hier an.
• „Am Webinar teilnehmen”: Bieten Sie Online-Kurse und -Webinare an, auf die Sie Ihre Kontakte in der Begrüßungsmail aufmerksam machen? Dann nutzen Sie die Möglichkeit und leiten Sie Ihre Abonnent:innen direkt auf die Seite, auf der sie sich zu den beschriebenen Veranstaltungen anmelden können.
• „Jetzt Gutschein einlösen”: Enthält Ihre Willkommensmail ein Geschenk wie einen Rabattgutschein oder eine kostenlose Vorlage, sollten Sie Ihre neuen Abonnent:innen über den CTA-Button direkt an die Stelle leiten, an der sie den Gutschein einlösen bzw. die Vorlage downloaden oder bearbeiten können. So sorgen Sie für einen fließenden Übergang von der Newsletter-Anmeldung über den Versand des Geschenks bis hin zur direkten Nutzung.

3. Gelungene Newsletter-Willkommensmail-Beispiele aus der Praxis

Für ein wenig Inspiration und damit Sie sich besser vorstellen können, wie eine Willkommensmail für Ihren Newsletter aussehen könnte, haben wir einige gelungene Beispiele aus der Praxis für Sie gesammelt, an denen Sie sich orientieren können:

Willkommensmail-Beispiel von aha – Zweckverband Abfallwirtschaft Region Hannover

Willkommensmail-Beispiel von Glanzberg – Passion Wein

Willkommensmail-Beispiel von Casida

Willkommensmail-Beispiel von Unternehmerin Verena Pausder

4. Willkommensmails mit Vorlagen schnell und professionell gestalten

Keine Sorge: Auch, wenn Newsletter-Marketing noch Neuland für Sie ist oder Sie keine Design-Ausbildung absolviert haben, können Sie ganz einfach eine professionelle Willkommensmail für Ihren Newsletter gestalten.

rapidmail stellt Ihnen dafür über 250 kostenlose Vorlagen zur Verfügung, die Sie nach Belieben per Drag-and-Drop anpassen und erweitern können. Egal ob auf dem Laptop oder unterwegs am Smartphone: Ihre Begrüßungsmail sieht damit auf jedem Endgerät umwerfend aus! Und das Beste daran: Mit dem rapidmail 1-Klick-Design können Sie die Templates durch die Eingabe Ihrer Website-URL einfach an Ihr individuelles Unternehmensdesign anpassen!✨

5. Jetzt sind Sie dran: So versenden Sie Willkommensmails automatisiert mit rapidmail

Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht? Indem Sie Ihre Willkommens-E-Mails als Automation anlegen, brauchen Sie die E-Mail nur ein einziges Mal gestalten und die gewünschten Einstellungen zum Versand treffen. Danach wird Ihre Begrüßungsmail automatisch an alle neuen Abonnent:innen verschickt, nachdem sich diese zum Newsletter angemeldet und die Double-Opt-in-Mail bestätigt haben.

💡rapidtipp

In unserem Hilfecenter erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit rapidmail ein automatisiertes Willkommensmailing anlegen können.

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