10 Wege, die Öffnungsrate Ihrer Newsletter zu steigern

Haben Sie sich eine höhere Öffnungsrate für Ihren Newsletter erhofft? Weil Sie sicherlich viel Zeit und Energie in Ihr E-Mail-Marketing stecken, kann es ernüchternd sein, wenn nur ein Bruchteil der Empfänger:innen Ihre Newsletter öffnet. Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir die wichtigsten Tipps und Schritte gesammelt, mit denen Sie Ihre Newsletter-Öffnungsrate steigern können.

Wir steigen thematisch direkt voll ein! Sie versenden regelmäßig Newsletter und haben aber das Gefühl, dass nur ein Bruchteil Ihrer Abonnent:innen diese auch öffnet und liest? Wenn Sie Ihre Newsletter über ein Newsletter-Tool wie z. B. rapidmail versenden, können Sie nach erfolgtem Versand in die Statistiken und Kennzahlen eintauchen, um zu schauen, in welchen Bereichen es noch Verbesserungspotenzial gibt. Die Newsletter-Öffnungsrate ist eine dieser Kennzahlen. Sie zeigt Ihnen das prozentuale Verhältnis zwischen der Anzahl an öffnenden Empfänger:innen und Anzahl der zugestellten E-Mails an.

Um die Newsletter-Öffnungsrate zu optimieren, haben wir die verschiedenen Schritte beim Erstellen und Versenden von Newslettern genauer unter die Lupe genommen. Wir zeigen Ihnen 10 Möglichkeiten, mit denen Sie die Öffnungsrate Ihrer Newsletter steigern können.

1. Ein vertrauter Absender-Name für mehr Newsletter-Öffnungen

Der Absender-Name gehört zu den ersten Informationen, die Ihre Empfänger:innen zu Ihrem Newsletter erhalten. Auch bei Ihren E-Mails kommt es auf den ersten Eindruck an: Der gewählte E-Mail-Absender soll nicht nur Vertrauen schaffen, sondern Ihre Abonnent:innen auch direkt erkennen lassen, von wem der Newsletter stammt. Der Firmenname sollte daher Teil des Absender-Namens sein (z. B. Manu von EisManuFaktur) –  so können ihn Ihre Kontakte  sofort Ihrem Unternehmen zuordnen und sich erinnern, dass sie sich ja vor Kurzem zum Newsletter angemeldet haben.

Es hat sich außerdem bewährt, schon im Absender-Namen eine persönliche Bindung zu den Abonnent:innen aufzubauen. Wenn Sie den monatlichen rapidmail Newsletter abonniert haben, haben Sie bestimmt schon gemerkt, dass dieser von „Julia von rapidmail” versendet wird. Unserer Erfahrung nach führt dieser Absender-Name inklusive Mitarbeiternamen zu mehr E-Mail-Öffnungen als der Absender „rapidmail GmbH”.

Woran liegt das? Wenn der Absender-Name dem einer realen Person entspricht, wirkt das auf die Leser:innen nahbar und persönlich. Sie fühlen sich unmittelbar angesprochen und werden direkt erreicht.

Ihre Newsletter-Empfänger:innen sind oft auch regelmäßige Besucher:innen Ihrer Website. Auf diesem Weg sind sie vermutlich schon ab und zu über den Absender-Namen bzw. das Gesicht dahinter gestolpert – zum Beispiel auf der „Über uns”-Seite oder unter veröffentlichten Blogbeiträgen. Wenn sie dann eine E-Mail erhalten und den Absender-Namen mit einem Gesicht in Verbindung bringen, wird die Wahrscheinlichkeit gesteigert, dass die Empfänger:innen den Absender-Namen als vertraut wahrnehmen. Das führt wiederum zu einer häufigeren Öffnung des Newsletters – ergo einer verbesserten Öffnungsrate.

💡 rapidtipp:

Damit muss es noch nicht getan sein! Nehmen Sie ein Foto des Newsletter-Versenders bzw. der Versenderin in die E-Mail-Signatur in Ihrem Newsletter auf, wenn Sie den Wiedererkennungswert und den persönlichen Effekt auf die Abonnent:innen verstärken möchten, zum Beispiel so:

Wenn Sie noch am Anfang Ihres Newsletterversands stehen, können Sie über einen A/B-Test verschiedene Absenderprofile testen. So finden Sie heraus, welcher Absender-Name bei Ihren Abonnent:innen am besten ankommt. Auf lange Sicht ist es für eine optimierte Öffnungsrate wichtig, dass Sie sich für einen Absender-Namen entscheiden und bei diesem bleiben. Nur so ist es nämlich möglich, eine Bindung zu Ihren Leserinnen und Lesern aufzubauen und ihnen eine unmittelbare Zuordnung der Newsletter zu Ihrer Firma ermöglichen.

2. Durch den Newsletter-Betreff zum Öffnen überzeugen

Behalten Sie im Kopf, dass Ihre Kontakte vor allem anhand der Betreffzeile eines Mailings entscheiden, ob sie dieses öffnen oder nicht. Eine gelungene Newsletter-Betreffzeile sollte nicht zu lang sein und die Abonnent:innen neugierig auf die Inhalte des Newsletters machen.

Mit diesen Tipps steht Ihrer Betreffzeile, die zum Öffnen der E-Mail anregt, nichts mehr im Weg:

• Worum geht’s im Newsletter? Ihre Empfänger:innen sollten aus dem Betreff den Mehrwert ablesen können, den ihnen Ihr Newsletter bietet.
• Halten Sie sich kurz: Wir empfehlen eine Länge von bis zu 10 Wörtern bzw. 50-70 Zeichen. So stellen Sie sicher, dass die Betreffzeile auf verschiedenen Endgeräten in vollständiger Länge angezeigt wird.
• Seien Sie kreativ: Abwechslungsreiche Formulierungen erwecken die Aufmerksamkeit Ihrer Leserinnen und Leser. Nutzen Sie Wortspiele oder andere originelle Formulierungen, mit denen Sie sich von der Masse abheben.
• Werden Sie persönlich: Betreffzeilen, die personalisiert sind, tragen dazu bei, dass sich Ihre Empfänger:innen direkt angesprochen fühlen. Je nachdem, welche Infos Ihnen vorliegen, können Sie diese zu Ihrem Vorteil nutzen. Neben dem Vor- und Nachnamen Ihrer Abonnent:innen bietet sich z. B. der Wohnort an.
• Arbeiten Sie mit Emojis: Als farblicher Hingucker bieten sich Emojis in der Newsletter-Betreffzeile an, um sich von anderen E-Mails im Postfach abzuheben. Der visuelle Anreiz führt zu einer erhöhten Öffnungsraten.

Um sicherzustellen, dass Sie für den Newsletter-Betreff die richtigen Entscheidungen treffen, können Sie verschiedene Varianten über einen A/B-Test ausprobieren. Zum Beispiel können Sie testen, ob Ihre Abonnent:innen lieber geduzt oder gesiezt werden wollen, ob sie ernste oder humorvolle Betreffe vorziehen, wie Emojis auf sie wirken, usw. 

Anhand der Ergebnisse lernen Sie Ihre Empfänger:innen immer besser kennen und finden heraus, welche Art von Newsletter-Betreff am besten bei ihnen ankommt. Das hilft Ihnen im Umkehrschluss dabei, langfristig die Öffnungsrate Ihrer E-Mails zu steigern.

3. Öffnungsrate steigern durch relevante Inhalte

Der wohl wichtigste Faktor für eine andauernd hohe Öffnungsrate ist und bleibt ein relevanter Newsletter-Inhalt. Bereits im allerersten Newsletter sollten Ihre Leser:innen merken, dass dieser nicht nur z. B. Produkte oder einen Service verkaufen soll, sondern gleichzeitig hilfreiche und wissenswerte Informationen bietet oder sie unterhält.

Wenn Ihr Newsletter einen Mehrwert bietet, sorgen Sie von Anfang an dafür, dass Ihre Empfängerinnen und Empfänger auch zukünftige Newsletter öffnen und lesen möchten.

Nur durch abwechslungsreiche und nützliche Newsletter-Inhalte bleibt die Bindung Ihrer Abonnent:innen zu Ihren Mailings dauerhaft bestehen. Interessante Inhalte sind zum Beispiel:

• Präsentation von neuen Produkten, Kollektionen, Funktionen usw. 🆕
• Einladung zu spannenden Events 📆
• Tipps und Hilfe zur Produktverwendung, Anleitungen, Links zu Video-Tutorials 🎨
• Wichtige interne Neuigkeiten ❗
• Interessante Angebote, Rabatte, Treuegeschenke, kostenloser Versand 🎁
• Einblicke in den Firmenalltag 🎭
• Mitarbeiter-Interviews 🎤
• Neues aus der Branche 💻

Spannend sind auch Newsletter in Form von „Open Loops”, in denen ein Inhalt bzw. Thema im ersten Newsletter begonnen wird, aber erst in einem der folgenden abgeschlossen wird. Also eine Art Newsletter-Sequenz , die einen Anreiz entstehen lässt, im im nächsten Newsletter noch mehr über das Thema zu erfahren.

Für Open Loops sollten Sie ein Thema wählen, von dem Sie wissen, dass es für Ihre Leser:innen von Interesse ist. Nur so führen Ihre Newsletter über alle Loops hinweg zu einer hohen Öffnungsrate. Weisen Sie im Betreff am besten durch „Teil 1”, „Teil 2”, etc. auf diese besondere Art von Newslettern hin. So erkennen Ihre Leser:innen direkt, dass der neue Newsletter in ihrem Postfach Teil des Open Loops ist.

4. Empfängergruppen gezielt ansprechen und Öffnungsrate steigern

Oft werden Newsletter an die komplette Newsletter-Kontaktliste geschickt, die die E-Mail-Adressen aller bisherigen Newsletter-Abonnent:innen umfasst. Je nach Größe der Empfängerliste kann es aber schwierig werden, ein Newsletter-Thema zu finden, das alle potenziellen Leser:innen anspricht.

Das kann sich negativ auf die Öffnungsrate Ihrer Newsletter auswirken und dafür sorgen, dass sie je nach Thema des Newsletters niedrig ist. Ein Großteil der Newsletter-Empfänger:innen wirft dann zwar einen Blick auf den Betreff, öffnet den Newsletter aber nicht, da der Betreff kein Interesse weckt.

Viel sinnvoller ist es daher, Ihre Abonnent:innen in Ihrem Newsletter-Programm in verschiedene Gruppen einzuteilen und Ihren Newsletter für jede Gruppe anzupassen. Mit rapidmail können Sie dafür die Segmentierungs-Funktion nutzen, um Ihre Abonnent:innen z. B. nach Geschlecht, Alter oder Postleitzahl zu unterscheiden. Wenn Sie Ihre Empfängerinnen und Empfänger zusätzlich in verschiedene Interessen- oder Käufergruppen einteilen möchten, können Sie ihnen hierfür beliebig viele Stichworte zuweisen.

In beiden Fällen können die gewünschten Empfängergruppen anschließend beim Versand des Newsletters ausgewählt bzw. abgewählt werden. So können Sie ganz einfach spezielle Newsletter an die Kinofans, Neukund:innen, Bücherwürmer, Norddeutschen oder Bio-Käufer unter Ihren Abonnent:innen versenden – und gleichzeitig durch die passgenauen Inhalte Ihre Öffnungsrate steigern.

Damit Sie mithilfe von Segmentierung Ihrer Empfänger:innen die Öffnungsrate Ihrer Newsletter erhöhen können, müssen Sie natürlich im ersten Schritt herausfinden, welche Ihrer Leserinnen und Leser welche Bedürfnisse und Erwartungen an Ihren Newsletter haben. Dabei spielt u. a. eine genaue Auswertung Ihrer versendeten Mailings eine wichtige Rolle, bei der Sie viel über Ihre Leser:innen erfahren. Wissen Sie einmal, mit welchen Themen Sie bei den unterschiedlichen Empfängergruppen in Schwarze treffen, können Sie dementsprechend  Ihre Newsletter erstellen und versenden.

5. Kontaktlisten „sauberhalten”

Ein weiterer Schritt auf dem Weg zu einer höheren Öffnungsrate ist die kontinuierliche Pflege Ihrer Newsletter-Kontaktlisten. Indem Sie inaktive Empfänger:innen regelmäßig aus dem Verteiler aussortieren, vermeiden Sie zum einen unnötige Ausgaben für den Versand. Sie erhalten außerdem Ihre gute Reputation als seriöse:r Versender:in aufrecht und steigern die Öffnungsrate Ihres Newsletters, da Sie diesen nur noch an Kontakte versenden, die wirkliches Interesse an Ihrem Newsletter haben.

Auch wenn es verlockend klingt, ist der Kauf von E-Mail-Adressen definitiv nicht der richtige Weg, um die Öffnungsrate Ihrer Newsletter zu verbessern. Denn bei den Inhaber:innen dieser erworbenen E-Mail-Adressen handelt es sich nicht um Personen, die an Ihren Inhalten interessiert sind. Das führt dazu, dass sie Ihre E-Mails höchstwahrscheinlich nicht öffnen oder sogar in den Spam-Ordner verschieben werden – und das möchten Sie vermeiden.

6. Durch den richtigen Versandzeitpunkt die Öffnungsrate steigern

Für eine gute Newsletter-Öffnungsrate ist es außerdem wichtig, sich vor dem Versand zu überlegen, wann Ihre Leser:innen am besten „zu erreichen” sind. Denn nicht immer ist es die beste Option, den Newsletter direkt nach der Fertigstellung zu versenden.

Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Abonnenten den Newsletter öffnen und lesen, ist dann am höchsten, wenn er im richtigen Moment im Posteingang landet. Was bedeutet das für Ihre Zielgruppe?

• B2C (Business to Customer): Besteht Ihre Zielgruppe aus Privatpersonen, ist sie wahrscheinlich am besten während der arbeitsfreien Zeit, also in den meisten Fällen in der Mittagspause, am Abend oder am Wochenende, erreichbar. Während sie selbst ihrer Arbeit nachgehen und z. B. in Meetings sitzen, werden sie eher nicht die Zeit finden, um ihr privates E-Mail-Postfach zu durchstöbern.
• B2B (Business to Business): Wenn Sie Ihren Newsletter überwiegend an B2B-Kontakte senden, bietet sich z. B. der frühe Morgen als Versandzeitpunkt an, sodass Ihr Newsletter zum ersten Morgenkaffees gelesen werden kann. Alternativ ist ein Versandzeitpunkt am späteren Nachmittag gut geeignet, sodass die Abonnent:innen sich Ihrem Newsletter vor Feierabend widmen können und nicht aus wichtigen Projekten herausgerissen werden.

Natürlich verschwindet Ihr Newsletter nicht einfach aus dem E-Mail-Postfach Ihrer Abonnent:innen, wenn sie nicht sofort dazu kommen, ihn zu öffnen. Aber er rutscht in der Übersicht weiter nach unten – und damit sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass er zu einem späteren Zeitpunkt noch geöffnet und gelesen wird. Schließlich trudeln im Laufe des Tages zig weitere E-Mails bei Ihren Leser:innen ein, die ihnen statt Ihrem Newsletter eher ins Auge springen.

Machen Sie sich daher vor dem Versand Gedanken, wann Ihre Empfänger wirklich Zeit haben, um Ihren Newsletter in aller Ruhe zu lesen. Gerade am Anfang lohnt es sich, verschiedene Versandzeiten zu testen und nach einem Vergleich der Öffnungsraten eine ideale Newsletter-Versandzeit für die folgenden Mailings festzulegen. So erzielen Sie maximale Öffnungen Ihres Newsletters erreichen Ihre Marketing-Ziele.

7. Auf korrekte mobile Darstellung achten

Newsletter werden auf verschiedenen Endgeräten oft unterschiedlich dargestellt. Da inzwischen viele Empfänger:innen ihre E-Mails am Smartphone abrufen, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Newsletter auch auf mobilen Endgeräten richtig dargestellt wird und alle Links problemlos aufgerufen werden können.

Wenn die wichtigen Bestandteile Ihres Newsletters am Smartphone nämlich wie Kraut und Rüben im Newsletter verteilt sind, mit Links, die zu nah beieinander liegen, um sie einzeln durch Antippen aufzurufen, werden sich Ihre Abonnent:innen beim nächsten Mal wahrscheinlich nicht mehr die Mühe machen, Ihre E-Mail zu öffnen.

Nur wenn Sie Ihren Kontakten auch beim Lesen des Newsletters an mobilen Geräten ein positives „Leseerlebnis” ermöglichen, sind diese motiviert, einen Blick in Ihre folgenden E-Mails zu werfen. Und das macht sich natürlich an der Öffnungsrate bemerkbar!

8. Maximale Zustellbarkeit = mehr potenzielle Newsletter-Öffnungen

Eine Grundvoraussetzung für eine hohe Anzahl an Newsletter-Öffnungen ist, dass die E-Mails überhaupt im Postfach der Empfänger:innen ankommen. Denn – logischerweise – können nur E-Mails geöffnet werden, die auch zugestellt wurden.

Neben dem regelmäßigen „Ausmisten” Ihrer Kontaktlisten sollten Sie auf einige weitere Faktoren achten, damit Ihr Newsletter unsere Zustellbarkeits-Kriterien erfüllt:

• Größe der E-Mail minimieren: Ihr Newsletter sollte die empfohlene Größe von 300 kB nicht überschreiten, um sicher seinen Weg ins Postfach Ihrer Leserinnen und Leser zu finden. 
• Spamverdächtige Wörter vermeiden: Vermeiden Sie insbesondere in Ihrer Betreffzeile das Verwenden von vielen Ausrufezeichen (!!!!!), ausschließlich Großbuchstaben (LIEBER NICHT) oder bestimmten Signalwörtern (z. B. gratis, Gewinn). Spamfilter greifen sonst schnell und sorgen dafür, dass Ihre E-Mail nicht ankommt. 
• Auf korrekte Rechtschreibung achten: Nicht nur die Zustellbarkeit Ihres Newsletters wird durch eine fehlerfreie Rechtschreibung optimiert. Auch das Vertrauen Ihrer Leserinnen und Leser wächst, wenn der Fehlerteufel keinen Unfug in Ihrem Mailing treibt.

Für eine maximale Zustellbarkeit ist die einfachste Lösung, eine professionelle Newsletter-Software für den Versand zu nutzen. rapidmail zum Beispiel ist bei der CSA (Certified Senders Alliance) in die Whitelist eingetragen. Dadurch, dass rapidmail dort vermerkt ist, werden Newsletter, die über unsere Server verschickt werden, bei den E-Mail-Programmen der Empfänger:innen besser zugestellt. Als Newsletter-Versender_in können Sie auf dem Weg das Risiko einer Spam-Einstufung minimieren. Eine Sorge weniger – und viel mehr Newsletter-Öffnungen für Sie!

9. Follow-Up Mailing an Nicht-Öffnende senden

Kinder, die noch nicht ins Bett wollen, zu viele E-Mails, die gleichzeitig im Posteingang ankommen, eine ausbleibende Push-Benachrichtigung auf dem Smartphone … es gibt unendlich viele mögliche Gründe, weshalb Ihr Newsletter nicht gelesen wurde und Ihre Öffnungsrate deswegen nicht Ihren Vorstellungen entspricht.

So schnell ist das aber kein Grund, um aufzugeben. Starten Sie stattdessen einfach einen zweiten Versuch! Mithilfe eines Follow-Up Mailings können Sie den Newsletter ein zweites Mal an alle Abonnent:innen senden, die diesen beim ersten Mal nicht geöffnet haben. Versenden Sie diesen am besten zu einer anderen Uhrzeit und an einem anderen Wochentag, um auszuschließen, dass der Versandzeitpunkt der Grund für die ausbleibende Öffnung Ihrer E-Mail war.

Mit Follow-Up Mailings die Newsletter-Öffnungsrate steigern

Klingt kompliziert? Mit rapidmail ist das mit nur wenigen Klicks direkt im Tool möglich. In den Optionen Ihres versendeten Mailings finden Sie die Option „Follow-Up Mailing anlegen”:

Wenn Sie die Option ausgewählt haben, werden Ihnen im rapidmail-Tool vier verschiedene mögliche Empfängergruppen angezeigt, die Ihr Follow-Up Mailing erreichen könnte.

Weil wir uns gerade mit der Steigerung der Newsletter-Öffnungsrate beschäftigen, empfehlen wir Ihnen an dieser Stelle, die Option „Haben das Mailing nicht geöffnet” auszuwählen. Auf diesem Weg erhalten die Abonnent:innen, die Ihren Newsletter beim ersten Anlauf nicht geöffnet haben, ihn ein zweites Mail. Vielleicht passt der Versandzeitpunkt dieses Mal ja besser und Ihre Öffnungsrate geht noch einmal in die Höhe.

Mit Vorsicht zu genießen

Auch wenn die Follow-Up Funktion für Newsletter sehr praktisch ist, um nachträglich zusätzliche Öffnungen zu erzielen, sollten Sie es nicht übertreiben und mehrere Follow-Ups für einen einzigen Newsletter versenden. Einige Empfänger:innen könnten sich dadurch gestört fühlen und Ihre E-Mails als Spam markieren, was sich wiederum negativ auf Ihren Ruf als Versender:in auswirken könnte – und so natürlich auch nicht zu mehr Newsletter-Öffnungen führt.

10. Feedback der Empfänger:innen einholen für eine verbesserte Öffnungsrate

Sie fragen sich, warum so viele Empfänger:innen Ihren Newsletter nicht geöffnet haben? Fragen Sie doch einfach bei Ihren Leserinnen und Lesern nach! Versenden Sie einen gesonderten Newsletter an alle Nicht-Öffner, in dem Sie bereits im Betreff durch eine entsprechende Formulierung wie z. B. „Was können wir besser machen?” darauf hinweisen, dass es sich um keinen gewöhnlichen Newsletter handelt.

Mithilfe eines Umfrage-Tools können Sie eine Umfrage in die E-Mail einbauen. Für welche Themen interessieren sich Ihre Empfänger:innen? Welche Inhalte haben sie sich bei der Anmeldung zu Ihrem Newsletter erhofft? Wie häufig wünschen sie sich, Ihren Newsletter zu empfangen? Konstruktives Feedback hilft Ihnen dabei, Ihre Abonnent:innen noch besser kennenzulernen und Ihre Newsletter passgenauer auf deren Erwartungen auszurichten.

Allein schon aus Neugier, ob Sie Ihren Worten auch Taten folgen lassen und den Newsletter den Wünschen entsprechend verbessern, werden Ihre Abonnentinnen und Abonnenten den darauffolgenden Newsletter bestimmt öffnen! Überraschen Sie Ihre Leser:innen mit optimierten Newsletter-Inhalten, die sie dazu motivieren, auch einen Blick in Ihre nächsten E-Mails zu werfen.

11. Fazit: Das Wichtigste auf einen Blick

10 Schritte, um die Öffnungsrate Ihrer Newsletter zu steigern – da sind einige Informationen zusammenkommen. Deswegen möchten wir Ihnen zum Abschluss einen kurzen Überblick verschaffen, der Ihnen die 10 Optionen kurz und prägnant zusammenfasst und auf den Sie immer wieder zurückgreifen können.

Es gibt viele Möglichkeiten, mit denen Sie Ihre Newsletter-Öffnungsrate verbessern können. Tasten Sie sich Schritt für Schritt heran und finden Sie für sich heraus, welche der Wege Sie bereits befolgen und welche der genannten Optionen gut für Sie umzusetzen sind. Sie werden merken: Es lohnt sich! Das Erstellen Ihres Newsletters wird Ihnen zukünftig sicherlich noch mehr Freude bereiten, wenn Sie in den Kennzahlen Ihres Newsletter-Reportings sehen können, dass er auch von vielen Ihrer Abonnent:innen geöffnet wird.