Newsletter auswerten und optimieren: Alle Grundlagen für den Einstieg
Die Auswertung Ihres Newsletters hilft Ihnen dabei, das Beste aus Ihrem Newsletterversand herauszuholen. Denn: Nach dem Newsletter ist vor dem Newsletter! Ist ein Mailing erfolgreich erstellt und versendet, wird es bei der Newsletter-Analyse erst so richtig spannend: Wie kommt er bei Ihren Empfänger:innen an? Von wie vielen wird er geöffnet und wer klickt was an? Ein Blick auf die Empfängeraktivität und die entscheidenden Kennzahlen ist wichtig, um herauszufinden, was Sie beim nächsten Versand noch besser machen können. Mit unserem Guide für eine effektive Newsletter-Auswertung können Sie auch ohne E-Mail-Marketing-Fachwissen gekonnt Ihre Newsletter analysieren und noch mehr aus ihnen herausholen!
1. Darum ist eine Newsletter-Auswertung so wichtig
Mehr Registrierungen, mehr Bestellungen, mehr Anmeldungen, mehr Downloads oder mehr Website-User – ganz egal, welches Ziel Sie mit Ihren Newslettern auf lange Sicht erreichen möchten, gut durchdachter Inhalt allein reicht dazu nicht aus. Nur mithilfe einer regelmäßigen Analyse kommen Sie Ihrem gesteckten Kommunikationsziel mit jedem weiteren Newsletter einen Schritt näher.
Für Sie als Versender:in ist die Analyse Ihrer Newsletter auch unglaublich spannend, da sie die Grundlage für den Versand des darauffolgenden Newsletters darstellt. Ein Blick auf die wichtigsten Kennzahlen und die Reaktionen Ihrer Kontakte zeigt, ob der Newsletter gut ankommt oder was Sie anpassen sollten, damit Ihr Newsletter beim nächsten Mal ein echter Volltreffer wird. 🚀
Es ist ganz normal, dass bei Ihren allerersten Newslettern noch Luft nach oben ist. Erst indem Sie verschiedene Varianten für Ihren Newsletter ausprobieren und sie nach dem Versand auswerten, lernen Sie Ihre Empfänger:innen richtig kennen: Was interessiert und begeistert sie, was reißt sie mit – und was lässt sie dagegen total kalt? Wann lesen sie den Newsletter? Klicken Sie lieber auf Bild- oder Textlinks?
Mit jeder Newsletter-Analyse und dem Vergleich zu vorherigen Ergebnissen erfahren Sie mehr über die Interessen, Gewohnheiten und Erreichbarkeit Ihrer Empfänger:innen. Mithilfe der gewonnenen Erkenntnisse können Sie die folgenden Newsletter und den Versand darauf abstimmen und Ihren Newsletter so mit der Zeit zu einem erfolgreichen Kommunikations-Tool ausbauen, das Sie nicht mehr missen möchten.
👀 Wie lange muss ich meine Newsletter auswerten, um herauszufinden, was bei meinen Kontakten am besten ankommt?
Gerade am Anfang Ihrer Newsletter-Karriere ist es wichtig, dass Sie die Ergebnisse Ihrer Newsletter nach jedem Versand auswerten und vergleichen. Aber auch später, wenn Sie schon gut einschätzen können, was Ihre Kontakte lesen wollen, sollten Sie nicht auf die Analyse Ihrer Newsletter verzichten. Geschmäcker sind verschieden und ändern sich – und damit auch die Gewohnheiten und Interessen Ihrer Kontakte. Sie sollten daher auch als Newsletter-Profi regelmäßig prüfen, ob Ihre anfangs getroffenen Annahmen zum Empfängerverhalten noch immer stimmen.
2. Das sind die entscheidenden Newsletter-Kennzahlen und Messwerte
Wie fast überall im Marketing lassen sich auch für Newsletter viele verschiedene Kennziffern berechnen und analysieren. Um im ersten Schritt grundlegend zu messen, wie erfolgreich Ihr Newsletter ist und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt, reicht es aber aus, sich auf die wichtigsten Kennzahlen, auch „KPIs” (Key Performance Indicators) genannt, zu konzentrieren:
Zustellrate
An der Zustellrate lässt sich sehen, bei wie viel Prozent Ihrer Kontakte die E-Mail auch tatsächlich im Postfach angekommen ist. Denn nur, weil Sie Ihren Newsletter an 20.000 Empfängeradressen versenden, bedeutet das nicht unbedingt, dass auch wirklich 20.000 Personen den Newsletter erhalten.
Ist die E-Mail-Adresse eines Kontakts z. B. nicht mehr aktiv oder enthält sie einen Tippfehler, kann der Newsletter nicht an diese Adresse zugestellt werden. Im Newsletter-Tool von rapidmail wird diese Fehlzustellung dann automatisch als sogenannter „Bounce” angezeigt. Ein Bounce würde für Sie als Versender:in eine sinnlos verschickte E-Mail bedeuten.
Um eine möglichst hohe Zustellrate zu erreichen, ist es daher wichtig, dass Sie Ihre Empfängerlisten regelmäßig „aufräumen” und inaktive Adressen aussortieren. Das spart nicht nur Arbeit und Geld: Eine hohe Zustellrate führt dazu, dass Sie als Versender:in quasi einen guten Ruf genießen und Ihre Newsletter nicht im Spam-Ordner ihrer Empfänger:innen landen. Seit der Anpassung der Gmail- und Yahoo-Richtlinien im Februar 2024 sind auch Authentifizierungsverfahren wie DKIM, SPF und DMARC eine wichtige Voraussetzung für eine maximale Zustellbarkeit von versendeten Mailings.
Um die Zustellrate eines versendeten Newsletters zu berechnen, benötigen Sie die Anzahl der versendeten Newsletter (=Empfängeranzahl für das entsprechende Mailing), sowie die Anzahl der E-Mails, die nicht zugestellt werden konnten (=Bounces):
📐 rapidmail Spickzettel
Zustellrate = ((versendete Newsletter – Bounces) / versendete Newsletter) * 100
Rechenbeispiel: Haben Sie Ihren Newsletter also an 20.000 Empfänger:innen versendet, aber bei 250 Kontakten war keine Zustellung möglich, liegt die Zustellrate Ihres Newsletters bei 98,75 %:
Zustellrate = ((20.000-250)/20.000) * 100 = 98,75
Bouncerate
Die Bouncerate ist quasi das Gegenstück der Zustellrate und zeigt bei Ihrem Newsletterversand den Anteil der nicht zustellbaren E-Mails an der Gesamtzahl der versendeten Newsletter an.
Wie bereits erwähnt, sollte die Anzahl an Bounces (= E-Mails mit fehlerhafter Zustellung), und damit logischerweise auch die Bouncerate, so gering wie möglich gehalten werden, damit Ihre Newsletter langfristig nicht als Spam markiert werden.
Übersteigt die Bouncerate den Normalwert von 0-2 % deutlich, sollten Sie unbedingt noch einmal einen Blick auf Ihre Empfängerdaten werfen und diese auf ihre Richtigkeit prüfen. Ein gutes Newsletter-Tool nimmt E-Mail-Adressen mit einer dauerhaft fehlerhaften Zustellung (sogenannte „Hard Bounces”) automatisch von Ihrer Empfängerliste.
📐 rapidmail Spickzettel
Bouncerate = (nicht zugestellte Newsletter/versendete Newsletter) * 100
Rechenbeispiel: In unserem Beispiel mit 20.000 Empfänger:innen, von denen bei 250 die Zustellung fehlerhaft war, liegt die Bouncerate des Newsletters bei 1,25 %:
Bouncerate = (250/20.000) * 100 = 1,25
Öffnungsrate
An dieser Rate können Sie ablesen, wie viele Abonnent:innen Ihren Newsletter nach erfolgreicher Zustellung geöffnet haben. Oft entscheidet die Formulierung Ihres Newsletter-Betreffs, ob Empfänger:innen eine E-Mail öffnen oder nicht. Daher ist die Häufigkeit der Newsletter-Öffnungen ein guter Indikator dafür, wie interessant Ihre Kontakte den Betreff und damit das Thema des Newsletters finden.
Jedoch sollte die Öffnungsrate immer nur als ungefähre Orientierung dienen. Der Grund: Die Öffnung der E-Mail kann von Ihrer Newsletter-Software nicht immer als solche gezählt werden. Auch aufgrund einer Datenschutzfunktion von Apple wird es immer schwieriger, die Öffnungsrate als verlässliche Kennzahl zu nutzen.
Wenn Sie eine Newsletter-Software für den Versand nutzen, sollten Sie außerdem prüfen, wie darin die angezeigte Öffnungsrate Ihres Newsletters berechnet wird. Der angegebene Wert kann sich nämlich entweder auf die gesamte Anzahl an Öffnungen beziehen, oder aber auf die Anzahl der Kontakte, die den Newsletter mindestens einmal geöffnet haben, wobei doppelte Öffnungen nicht mit einberechnet werden.
Zu einem idealen Wert lässt sich hier nur schwer eine allgemeingültige Aussage treffen. Unserer Erfahrung nach liegt die Rate der Newsletter-Öffnungen im Durchschnitt bei etwa 20-25 %. Jedoch schwankt die Rate je nach Branche und hängt sehr stark von der Betreffzeile, dem gewählten Newsletter-Thema sowie der Zielgruppe ab.
Viel wichtiger ist deshalb, dass sich die Anzahl der Öffnungen immer weiter verbessert, je mehr Sie bei Ihren Newslettern an der Optimierung der Betreffe und Themen arbeiten. So lässt sich die Öffnungsrate berechnen:
📐 rapidmail Spickzettel
Öffnungsrate = (Newsletter-Öffnungen/versendete Newsletter) * 100
Rechenbeispiel: Nehmen wir an, dass in unserem Beispiel mit 20.000 Newsletter-Kontakten 6.000 Öffnungen erreicht werden. Die Öffnungsrate liegt in dem Fall also bei 30 %:
Öffnungsrate = (6.000/20.000) * 100 = 30
Klickrate
Öffnen Ihre Kontakte den Newsletter, ist die größte Hürde schon einmal geschafft! Jetzt gilt es, sie mit ansprechendem Newsletter-Design und spannenden Inhalten zu überzeugen. Nur so können Sie Ihre Leser:innen dazu motivieren, auf die eingebauten Links und CTAs zu klicken, die auf Ihre Website, in Ihren Onlineshop oder in Ihr Social-Media-Profil führen. Und genau das möchten Sie ja mit Ihrem Newsletter erreichen!
Konnten die Inhalte Ihres letzten Newsletters überzeugen? Das können Sie mithilfe der Klickrate nachvollziehen, mit der sich Aussagen über das Klickverhalten Ihrer Kontakte treffen lassen. Sie gibt prozentual an, wie viele Empfänger:innen auf mindestens einen der Links bzw. der Calls-to-Action Buttons geklickt haben, die Sie in Ihren Newsletter eingebaut haben. Diese Kennzahl ist bei der Analyse und Optimierung Ihrer Newsletter besonders von Bedeutung, da Sie daraus ableiten können, ob die verlinkten Inhalte das Interesse Ihrer Leser:innen wecken.
Bei einer andauernd niedrigen Klickrate sollten Sie die Themenrelevanz für Ihre Kontakte noch einmal gut prüfen und überdenken: Helfen die verlinkten Inhalte Ihrer Zielgruppe in irgendeiner Weise weiter? Ist die Beschreibung der verlinkten Inhalte im Newsletter aussagekräftig und ansprechend genug gestaltet? Sie können den Wert der Klickrate als Feedback Ihrer Empfänger:innen verstehen und sich bei der Optimierung Ihres Newsletters gut daran orientieren.
☝️ Aber Vorsicht: Genau wie bei der Öffnungsrate gibt es auch bei der Klickrate die Möglichkeit, diese anhand der gesamten Klicks, die der Newsletter erzielt hat, zu berechnen. Das heißt, die Klickrate kann sich entweder auf die Anzahl der Kontakte beziehen, die mindestens einmal geklickt haben (in der Abbildung: 693 Klicks – auch „einzigartige” oder „unique” Klicks genannt), oder aber auf die gesamten Klicks, bei denen auch Mehrfachklicks eines Kontakts einzeln gezählt werden (in der Abbildung: 2.158 Klicks). Informieren Sie sich für eine korrekte Analyse daher gut darüber, wie die Klickrate errechnet wird, die Ihnen in Ihrer Newsletter-Software angezeigt wird.
Auch bei der Auswertung der Klickrate kommt es vor allem auf eine positive Entwicklung über längere Zeit hinweg an und weniger auf einen konkreten Wert. Vor allem wenn die Art der Linkziele (z. B. neuer Blogartikel, Produktangebot, Terminankündigungen usw.) von Newsletter zu Newsletter variiert, sollte die Klickrate nicht im Direktvergleich zwischen den entsprechenden Newslettern betrachtet werden.
Wird die Klickrate der Newsletter berechnet, werden nur die Mails berücksichtigt, die auch wirklich zugestellt werden konnten. Die Bounces fließen also nicht mit ein:
📐 rapidmail Spickzettel
Klickrate = (unique Klicks / (versendete Newsletter – Bounces))* 100
Rechenbeispiel: Wenn wir wieder unsere Beispielzahlen hernehmen, mit 20.000 Empfänger:innen und 250 Bounces (= nicht zugestellte Newsletter), und unser Newsletter 800 einzigartige Klicks verzeichnet, kommen wir so auf eine Klickrate von 4,05 %:
Klickrate = (800 / (20.000 – 250)) * 100 = 4,05
Um im nächsten Schritt auszuwerten, in wie vielen Fällen Sie das Ziel Ihres Newsletters erreicht haben (z. B. Kontakt kauft ein Produkt auf der Website, registriert sich, lädt ein E-Book herunter), können Sie die Conversion-Rate Ihres Newsletters mit Google Analytics tracken!
👀 Schon gewusst?
Um Link-Tracking bei der E-Mail-Marketing-Analyse einzusetzen und die Daten zum Klickverhalten Ihrer Kontakte zu erheben, benötigen Sie ihre Einwilligung. Diese Einwilligung können die Abonnent:innen ganz einfach durch das Akzeptieren der AGB bei der Newsletter-Anmeldung geben. In den AGB muss dafür allerdings genau beschrieben werden, welche Daten zu welchen Zwecken erhoben werden.
Abmelderate
Laut DSGVO-Vorgaben zur Newsletter-Abmeldung ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass in jedem versendeten Newsletter ein Abmeldelink enthalten sein muss, über den sich die Empfänger:innen jederzeit vom Newsletter abmelden können.
Es ist daher auch wichtig, dass Sie die Newsletter-Abmeldungen im Auge behalten. Denn eine anhaltend hohe Abmelderate kann ein Anzeichen dafür sein, dass Ihre Empfänger:innen nicht mehr an den Inhalten Ihres Newsletters interessiert sind oder sie einen zu häufigen Versand als störend empfinden. Es gibt also Vieles, was Sie aus Abmeldungen lernen können, um langfristig die Abmelderate Ihres Newsletters zu senken.
Jedoch sollten Sie sich von der Abmelderate nicht sofort verunsichern lassen: Es ist ganz normal, dass jeder versendete Newsletter zu Abbestellungen durch einige Kontakte führt. Sie sollten also nicht direkt den Kopf hängen lassen und Ihr ganzes Newsletter-Konzept über Bord werfen, nur weil sich einige Leser:innen von Ihnen verabschieden. Schließlich können Sie durch Funktionen wie Pop-up Newsletter-Anmeldeformulare viel mehr neue Abonnent:innen gewinnen als Sie verlieren!
So lässt sich die Abmelderate ganz einfach berechnen:
📐 rapidmail Spickzettel
Abmelderate = (Abmeldungen / (versendete Newsletter – Bounces)) * 100
Rechenbeispiel: Gehen wir auch hier wieder von einem Newsletterversand an 20.000 Empfänger:innen aus, der zu 250 Bounces und 100 Abmeldungen führt, beträgt die Abmelderate hier 0,52 %:
Abmelderate = (100 / (20.000 – 250)) * 100 = 0,52
3. So können Sie Ihre Newsletter-KPI mit rapidmail auswerten
Sind wir doch mal ehrlich: Die wenigsten von uns machen vor Freude einen Luftsprung, wenn wir Berechnungen durchführen und Statistiken pflegen sollen. rapidmail nimmt Ihnen daher die Auswertungsarbeit ab und liefert Ihnen die entscheidenden Kennzahlen nach dem Versand ganz automatisch. Im Newsletter-Reporting müssen Sie dann nur noch Ihre Schlüsse aus den angezeigten Werten ziehen und entscheiden, ob und wie Sie Ihren Newsletter für den nächsten Versand optimieren.
Damit Sie Ihre Zeit besser investieren können als in die Kennzahlen-Berechnung, stellt Ihnen rapidmail für jeden Ihrer versendeten Newsletter folgende Auswertungen automatisch bereit:
Öffnungsrate, Klickrate und Bouncerate in der Mailingübersicht
Direkt im Anschluss an den Versand werden Ihnen bei rapidmail die wichtigsten Newsletter-Kennzahlen automatisch in der Mailing-Übersicht angezeigt: Sie können sogar in Echtzeit mitverfolgen, bei wie vielen Empfänger:innen sich der Newsletter bereits auf dem Weg ins Postfach befindet („Versendet”), wie viele von ihnen den Newsletter schon geöffnet haben („Geöffnet”) und wie viele auf mindestens einen der enthaltenen Links geklickt haben („Geklickt”). Außerdem können Sie sehen, bei wie vielen Empfängern der Newsletter leider nicht zugestellt werden konnte („Gebounct”).
Die Darstellung der entscheidenden Kennzahlen in der Mailing-Übersicht ermöglicht einen direkten Vergleich der zuletzt versendeten Newsletter.
Newsletter-Dashboard: Alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick
Sie wollen es genauer wissen? Dann werfen Sie nach dem Versand Ihres Newsletters am besten einen Blick in die Newsletter-Statistik. Sie finden hier die Öffnungs- und Klickrate, die Abmelderate, Bouncerate sowie die Abuserate. Diese „Unerwünscht”-Markierung bezieht sich auf alle Kontakte, die Ihren Newsletter als unerwünschte E-Mail, Werbung oder Spam markiert haben.
Für die Öffnungen, Klicks und Abmeldungen zeigt Ihnen unser Trend-Indikator anhand von grünen oder roten Pfeilen, wie Ihr Newsletter im Vergleich zu den letzten vergleichbaren Mailings abschneidet.
Einen guten Eindruck vom Klickverhalten Ihrer Abonnent:innen liefert Ihnen außerdem die Liste mit den fünf meistgeklickten Links im Newsletter. Das Diagramm links unten im Statistik-Dashboard zeigt Ihnen zusätzlich, wie viele Öffnungen und Klicks Ihr Newsletter in den ersten 24 Stunden nach dem Versand verzeichnet. Damit können Sie herausfinden, zu welcher Uhrzeit Ihre Empfänger:innen am besten zu erreichen sind.
KPI-Direktvergleich zwischen zwei beliebigen Newslettern
Um die Ergebnisse zweier versendeter Newsletter im Detail gegenüberzustellen, können Sie einfach die beiden Newsletter aus der Liste auswählen (unter „Vergleichen” im Statistik-Bereich eines Mailings) und erhalten dann alle relevanten Statistiken auf einen Blick.
Diese Funktion ist z. B. sehr hilfreich, um zwei Newsletter zum gleichen Anlass über zwei Jahre hinweg zu vergleichen. Auch die Auswertung des Versands von unterschiedlichen Newslettern an verschiedene Zielgruppen kann so übersichtlich betrachtet und analysiert werden.
E-Mail Öffnungs- und Klickzeiten
In den zwei Tabs „Öffnungen” und „Klicks” erhalten Sie alle wichtigen Infos zum Verhalten Ihrer Kontakte: Wie viele öffnen Ihren Newsletter am PC, wie viele dagegen am Tablet oder am Smartphone? Wie viele E-Mail-Öffnungen und Klicks gab es insgesamt und wie viele davon können einem Kontakt durchschnittlich zugeordnet werden? In welchem Land konnten bei einem internationalen Versand die höchsten Öffnungsraten erzielt werden? Welche verlinkten Inhalte wurden nur einmal geklickt und welche lassen aufgrund von Mehrfachklicks auf großes Interesse Ihrer Empfänger:innen schließen? Hier finden Sie alle Antworten!
💡 rapidtipp
Um die Auswertung Ihres Newsletter-Erfolgs in Ihrem Team, mit Vorgesetzten oder Geschäftspartner:innen zu teilen, können Sie die Statistik ganz einfach als PDF-Export herunterladen oder direkt aus dem Tool heraus versenden.
Empfängeraktivität im Detail
In unserem Diagramm im Tab „Empfängeraktivität” können Sie außerdem alle Öffnungen, Klicks, Abmeldungen sowie Bounces pro Tag seit dem Zeitpunkt des Versands einsehen. So können Sie z. B. herausfinden, welche Newsletter bzw. welche Themen so relevant sind, dass sie von Ihren Empfänger:innen auch noch Tage und Wochen nach dem Versand aufgerufen werden.
In der unteren Tabelle können Sie sogar genau nachverfolgen, welche Empfänger.innen den Newsletter geöffnet und geklickt haben. Ihnen wird zusammen mit der E-Mail-Adresse der Vor- und Nachname des Kontakts angezeigt, sowie ob dieser den Newsletter geöffnet oder auf einen Link geklickt hat. Es ist ebenfalls vermerkt, welche Abonnent:innen sich abgemeldet oder Ihren Newsletter als Spam markiert haben bzw. bei welchen Empfängeradressen der Newsletter leider nicht zugestellt werden konnte. Über die praktische Suchfunktion können Sie außerdem gezielt nach bestimmten Kontakten suchen. Auf diese Weise erfahren Sie unglaublich viel über die Interessen und das Verhalten Ihrer Kund:innen und Geschäftspartner:innen!
👀 Schon gewusst?
Sie können nun auch den Spieß umdrehen und pro Kontakt nachverfolgen, welche Mailings er oder sie bisher erhalten hat und wie diese Person darauf reagiert hat. So können Sie die Empfängeraktivität noch gezielter nachverfolgen.
Wenn Sie die Empfängeraktivität zur Auswertung Ihrer Mailings nicht nutzen möchten, z. B. weil Ihnen die Einwilligung Ihrer Kontakte nicht vorliegt, haben Sie bei rapidmail die Möglichkeit, das Tracking für Ihren Newsletter zu deaktivieren. Beachten Sie aber, dass dadurch einige unserer Funktionen nicht oder nur eingeschränkt nutzbar sind, wie z. B. Follow-Up Mailings oder A/B-Tests. In unserem Hilfecenter erfahren Sie, welche Folgen das Deaktivieren des Trackings hat.
🤔 In meiner Empfängerstatistik tauchen seltsame E-Mail-Adressen mit der Endung „.emailsys1a.net” auf. Was hat das zu bedeuten?
Haben Sie einen Kontakt den DSGVO-Richtlinien entsprechend gelöscht, wird dieser komplett aus Ihrer Datenbank entfernt. Damit die Statistiken für bereits versendete Newsletter davon nicht beeinflusst werden, werden die Daten des gelöschten Kontakts dann anonymisiert dargestellt. Seine E-Mail-Adresse enthält die kryptische Endung „.emailsy1a.net”.
Newsletter-Performance nach Endgerät
In der rapidmail Newsletter-Statistik erhalten Sie im Tab „Endgeräte” zusätzlich einen guten Überblick darüber, welche Endgeräte und welche E-Mail-Clients Ihre Empfänger:innen nutzen, um Ihren Newsletter zu lesen. Per Klick auf die unterstrichenen Clients können Sie außerdem sehen, welche Client-Versionen Ihre Kontakte aktuell verwenden.
Anhand dieser Infos können Sie mit der Zeit gut einschätzen, für welche Endgeräte und E-Mail-Clients Sie die Darstellung Ihres Newsletters vor Versand noch einmal genau prüfen sollten.
Herkunft der Newsletter-Empfänger:innen
Mit unserer Empfänger-Weltkarte können Sie entdecken, in welchen Ländern Ihr Newsletter gelesen wird. Die Geolokalisierung ist nicht nur für Unternehmen spannend, die ihre Mailings international versenden. Denn wer weiß: Vielleicht erleben auch Sie hier die ein oder andere Überraschung, obwohl Sie annehmen, dass Ihr Newsletter nur Empfänger:innen in Deutschland erreicht.
In allen Ländern, die grün hinterlegt sind, haben Newsletter-Öffnungen stattgefunden. Beim dunkelgrün eingefärbten Land handelt es sich jeweils um das Land, in dem die meisten Kontakte Ihren Newsletter geöffnet haben. Sobald Sie mit der Maus über ein Land fahren, sehen Sie, wie viele Öffnungen in diesem Land gemessen werden konnten. Unter der Weltkarte listen wir außerdem alle Empfänger-Herkunftsländer mit der entsprechenden Öffnungs- und Klickrate für Sie auf.
💡 rapidtipp
Ist Ihnen aufgefallen, dass die USA in der Liste der Herkunftsländer sehr weit nach oben geklettert sind, obwohl Sie sich mit Ihrem Newsletter eigentlich nicht an amerikanische Kontakte richten? Das liegt daran, dass einige E-Mail-Clients (z. B. Apple Mail und Gmail) E-Mails öffnen, bevor sie an die Empfänger:innen zugestellt werden. Dadurch kann nicht nur die Öffnungsrate abweichen – auch die Empfänger-Location wird beeinflusst, u. a. weil Google-IP-Adressen in den USA registriert sind und die automatische Öffnung auch dort verzeichnet wird.
Aber keine Sorge: Dieses Vorgehen der Mail-Clients wirkt sich nicht auf die Klickrate aus, die Ihnen besonders interessante Einblicke in das Verhalten und die Interessen Ihrer Kontakte gibt. Außerdem hilft Ihnen dieses Wissen über mögliche Abweichungen, Ihre E-Mail-Marketing-Statistik noch besser zu verstehen und einzuordnen. 🧠
Gerade für Versender:innen, die Ihre Newsletter bewusst an Kontakte aus unterschiedlichen Gerade für Versender:innen, die Ihre Newsletter bewusst an Kontakte aus unterschiedlichen Ländern versenden, ist die Standortermittlung der Abonnent:innen auch aus Marketingsicht interessant. Wenn Sie hier nämlich große Unterschiede zwischen den Ländern feststellen, sollten Sie in Betracht ziehen, Ihren Newsletter an die Interessen und das Verhalten der verschiedenen Nationalitäten anzupassen und diesen z. B. segmentiert zu versenden.
Klickmap und Klickrate für alle Links im Newsletter
In unseren Newsletter-Statistiken können Sie nicht nur ganz einfach in der Linkliste nachschauen, welche verlinkten Inhalte die meisten einzigartigen bzw. gesamten Klicks bekommen haben, sondern auch einen Blick auf die Klickmap werfen: Darin können Sie noch einmal durch Ihren Newsletter scrollen und sich die Klickverteilung für alle enthaltenen Verlinkungen anschauen, egal ob Textlink, Bildlink oder Call-to-Action Buttons.
Mithilfe der Klickmap finden Sie heraus, welche Link-Arten und Inhalte bei Ihren Empfänger:innen besonders gut ankommen. Gerade ein Vergleich über einen längeren Zeitraum hinweg oder zwischen verschiedenen Zielgruppen liefert hier interessante Erkenntnisse!
4. Nach der Analyse: So können Sie Ihre Newsletter optimieren
Betreffzeile
Eine interessante Betreffzeile, die neugierig auf den Newsletter-Inhalt macht, ist eine der wichtigsten Stellschrauben bei der Optimierung Ihres Newsletters. Probieren Sie dazu am besten unterschiedliche Formulierungen für Ihren Betreff aus. Auch eine persönliche Ansprache oder Emojis in der Betreffzeile können Ihre Kontakte zusätzlich dazu motivieren, Ihren Newsletter zu öffnen. Um bei einem Versand verschiedene Betreffe zu testen, eignet sich ein A/B-Test wunderbar!
💡 rapidtipp
Noch auf der Suche nach Inspiration? In unserem Blog warten zahlreiche Ideen für Ihren Newsletter auf Sie!
Aufbau und Struktur
Manchmal bewirkt ein Newsletter-Umbau wahre Wunder. Alle relevanten Infos nach oben, weniger Text, ein zentraler Call-to-Action, hier und da ein Bildelement… probieren Sie aus, was Ihren Empfänger:innen am besten gefällt und zu den meisten Klicks führt! Wenn Sie z. B. feststellen, dass Ihre Kontakte nur im oberen Bereich Ihrer E-Mail klicken, sollten Sie versuchen, alle wichtigen Links in den sofort sichtbaren Bereich Ihres Newsletters einzubauen. Ist Ihr Newsletter sehr lang, ist es auch sinnvoll, ihn zu kürzen und dafür lieber die Versandhäufigkeit etwas zu erhöhen.
Textstil
Je nach Branche und Thema darf Ihr Newsletter-Text ruhig auch mal etwas lockerer formuliert sein. Sie können sich so von Ihrer offenen und humorvollen Seite zeigen, was die Bindung Ihrer Empfänger:innen zu Ihrem Unternehmen oder Ihrer Marke auf jeden Fall stärkt. Gleichzeitig werden sie motiviert, per Link-Klick mehr auf Ihrer Website zu erfahren.
🤫 Psssst – Verraten Sie im Newsletter noch nicht zu viel! Machen Sie Ihre Empfänger:innen neugierig darauf, was Sie auf Ihrer Website für sie bereitstellen, ohne zu tief ins Detail zu gehen. Vermeiden Sie im Newsletter lange Texte mit zu vielen Infos, bei denen die Leser:innen den Eindruck bekommen, auch ohne Websitebesuch bereits auf dem neuesten Stand zu sein.
👀 Schon gesehen? So schreiben Sie Newsletter wie ein Profi
Sie brauchen beim Texten Ihrer Newsletter noch etwas Unterstützung? Kein Problem, unsere Content Managerin Wiebke hilft Ihnen gerne! In diesem Video stellt sie Ihnen unsere 11 Profi-Tipps für richtig gute Texte vor. Film ab! 🎬
Video-Transkript öffnen
Intro
Sitzen Sie regelmäßig vor einem leeren Screen und fragen sich, wie Sie Ihren Newsletter schreiben sollen?
Ich kenne das Problem auf jeden Fall, habe aber in meinem Alltag als Content Managerin bei rapidmail 11 Tipps gesammelt, mit denen Sie Schreibblockaden zukünftig den Kampf ansagen. Also, lassen Sie uns einfach mal gemeinsam einen Newsletter schreiben!
Tipp 1: Schreiben Sie eine überzeugende Überschrift
Die Überschrift ist das erste, was Ihre Kontakte sehen und sollte deswegen direkt Neugier wecken. Fragen Sie sich dafür, was die Hauptaussage des Newsletters ist und fassen Sie diese kurz und knackig in einer passenden Überschrift zusammen. Achten Sie darauf, möglichst wenig Zeilen zu benutzen. Sie können aber zum Beispiel mit einer Hauptüberschrift und einer Unterüberschrift arbeiten. Dieses Jahr sind übrigens besonders große Überschriften mit auffälligen Schriftarten im Trend.
Falls Sie im Anschluss direkt Ihren eigenen Newsletter schreiben wollen, habe ich eine kleine Überraschung für Sie! Mit dem ersten Link in der Videobeschreibung erhalten Sie 50 % Rabatt auf Ihre erste Rechnung bei rapidmail!
Tipp 2: Schaffen Sie Nähe durch Personalisierung
Im E-Mail-Marketing können Sie es ruhig “persönlich nehmen” und Ihre Kontakte namentlich begrüßen. Dadurch wirkt Ihr Newsletter-Text direkt viel persönlicher und lässt Sie und Ihre Marke nahbar und sympathisch erscheinen.
Je nach Branche und Firma können unterschiedliche Begrüßungsformeln angebracht sein:
Wenn Sie die Wahl haben zwischen „Sehr geehrte/r …”, „Liebe/r …” oder einfach nur „Hallo …” orientieren Sie sich am besten am Kommunikationsstil, den Sie sonst verwenden.
Meiner Erfahrung nach geht es im E-Mail-Marketing aber meist etwas lockerer zu. Schließlich wollen Sie mit Ihrem Newsletter ja Kontakt zu Ihrer Zielgruppe aufbauen und eine langfristige Bindung herstellen. Ein herzliches „Lieber Herr Müller” wirkt dabei viel sympathischer und schafft automatisch mehr Nähe als ein förmliches „Sehr geehrter Herr Müller”. Letzteres klingt vergleichsweise distanzierter, kühler und – meiner Meinung nach – etwas altmodisch.
Für die personalisierte Begrüßung benötigen Sie natürlich den Vor- und / oder Nachnamen Ihrer Kontakte und je nach Anredeformel auch das Geschlecht.
Ein weiterer Tipp:
Abonnieren Sie auch andere Newsletter. So schlüpfen Sie in die Leserrolle und können selbst feststellen, welche Betreffzeilen, Überschriften oder Formulierungen Sie mehr ansprechen und welche weniger.
Tipp 3: Achten Sie auf eine klare Struktur
Bevor ich dann mit dem Schreiben des Newsletters beginne, mache ich mir zuerst eine Stichpunktliste mit allen Infos, die ich den Leser:innen mit auf den Weg geben möchte. Bringen Sie die verschiedenen Punkte dann in eine geeignete Reihenfolge und überlegen Sie, welche Aspekte davon am besten in die Einleitung, Hauptteil oder Schluss Ihres Newsletter-Textes passen. Je übersichtlicher und strukturierter Ihr Newsletter ist, desto besser können Sie Ihre Botschaft rüberbringen und Ihr Ziel erreichen.
In der Einleitung sollten Sie die Neugier, die Sie in der Überschrift geweckt haben, weiter steigern und Ihren Kontakten zeigen, warum sie unbedingt weiterlesen sollten.
Hier könnte ich zum Beispiel mit einer Frage starten wie “haben Sie sich schon einmal gefragt, wie Sie sie es schaffen können, Ihre Leserinnen und Leser mit richtig guten Texten zu fesseln?” Damit baue ich direkt eine Verbindung zu den Leser:innen auf und versetze sie in eine konkrete Situation, die sie vermutlich selbst kennen.
Im Hauptteil verpacken Sie dann Ihr Hauptanliegen, also zum Beispiel zu informieren, zu verkaufen oder zu unterhalten. Da ich in diesem Newsletter informieren möchte, liste ich hier kurz und knapp Tipps für einen guten Newsletter-Text auf.
Im Schlussteil geht es darum, die Kontakte vollends zu überzeugen und zum Klick auf den CTA zu motivieren. Formulieren Sie deshalb klipp und klar die Gründe, warum sie dies tun sollten und welche Vorteile sie dabei erwarten. Darauf folgt der auffallend platzierte, klickbare CTA-Button, der auf Ihre Website leitet!
Da ich die Leser:innen dazu bewegen möchte, dieses Video hier anzuschauen, verlinke ich es mit dem auffälligen Button und gebe den Anreiz, dass sie hier weitere Tipps erhalten und sich dabei auch noch entspannt zurücklehnen können.
Beim Newsletterschreiben kann Ihnen übrigens auch das AIDA-Modell helfen. Ein Kreuzfahrtschiff? Nein – beim AIDA-Prinzip handelt es sich um eine Marketing-Formel. Dabei steht das A für „attention” (Aufmerksamkeit), das I für „interest” (Interesse), das D für „desire” (Verlangen) und das A für „action” (Aktion / Handlung).
- Attention: Mit einem ansprechenden Betreff und einem modernen Headerbild wecken Sie die Neugier Ihrer Abonnent:innen und erlangen so ihre Aufmerksamkeit.
- Interest: Eine attraktive Überschrift und ein spannender Einleitungssatz steigern das Interesse Ihrer Empfänger:innen, die jetzt noch mehr erfahren wollen.
- Desire: Der Newsletter-Text präsentiert alle Vorteile und zeigt Ihren Leser:innen DIE Lösung für ihre Probleme auf. Das löst bei ihnen den Wunsch aus, Ihr Produkt zu kaufen oder auf Ihrer Website mehr zum vorgestellten Thema zu erfahren.
- Action: Ein auffallender und clever beschrifteter Call-to-Action animiert Ihre Leser:innen zusätzlich dazu, auf den Button zu klicken – und schon finden sie sich auf Ihrer Website wieder!
Damit steht auch schon das Grundgerüst für Ihren Newsletter! Jetzt zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre Texte noch weiter verbessern können.
Tipp 4: Halten Sie sich so kurz wie möglich
Wenn Sie Ihren Newsletter schreiben, sollten Sie sich so kurz wie möglich halten. Außerdem sollten die Infos zum Hauptthema inklusive CTA „above the fold” stehen, das heißt im oberen Bereich der E-Mail, der auch ohne Scrollen für Ihre Leser:innen sichtbar ist.
Unterthemen oder weiterführende Artikel können darunter platziert werden, um Interessent:innen, die Zeit mitbringen, weiteren Lesestoff anzubieten.
Brauchen Sie etwas mehr Inspiration, wie ein guter Newsletter aussieht? Wir haben 33 gelungene Beispiele aus der Praxis für Sie gesammelt und in einem kompakten PDF zusammengetragen. Das können Sie wie immer kostenlos über den Link in der Videobeschreibung herunterladen!
Tipp 5: Streichen Sie überflüssige Füllwörter
Ich muss ja echt mal zugeben – diesen Tipp sollte ich mir selbst auch zu Herzen nehmen. Füllwörter wie, ja, wohl, echt, mal, schon, ziemlich, relativ, einfach und irgendwie bauschen Ihren Newsletter-Text unnötig auf und ziehen ihn in die Länge. Lesen Sie sich den gesamten Text am Ende am besten noch einmal von oben bis unten durch und streichen Sie alle überflüssigen Wörter, ohne die der Text genauso gut verständlich ist.
Tipp 6: Vermeiden Sie Spam-Wörter
Damit Ihr Newsletter nicht als Spam eingestuft wird, sollten Sie besser auf bestimmte Wörter verzichten. Wörter wie, Gewinn, gratis, kein Spam, aber auch viele Ausrufezeichen oder Großbuchstaben können die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die Mail-Provider Ihre Mail als Spam einstufen, wodurch sich die Zustellbarkeit Ihres Newsletters verschlechtert und weniger Kontakte Ihre Mails lesen werden.
Wussten Sie schon, dass wir bei rapidmail einen automatischen Spam-Check haben? Damit können Sie vor dem Versand prüfen, wie hoch die Gefahr ist, dass ihr Newsletter als Spam eingestuft wird. Dazu geben wir ihnen noch Optimierungstipps, damit sich Ihrem Newsletter nichts in den Weg ins Postfach Ihrer Leser:innen stellt.
Durch ein paar clevere Formulierungen an den richtigen Stellen können Sie übrigens noch mehr aus Ihrem Newsletter-Text herausholen, z. B. mit einem cleveren Call-to-Action:
Tipp 7: Wählen Sie einen cleveren Call-to-Action
Mit Ihrem Newsletter wollen Sie Ihren Leser:innen meistens wahrscheinlich nicht nur eine Lektüre schicken, sondern sie auch zu einer Handlung bewegen. Sei es der Besuch Ihrer Website, der Kauf eines Produkts oder weiterführende Informationen zu einem Thema – mit einem Call-to-Action leiten Sie Ihre Kontakte von Ihrem Newsletter aus auf eine weitere Seite.
Damit der Button auch geklickt wird, sollte Ihren Empfänger:innen klar sein, was sie nach dem Klick erwartet. Beschreiben Sie das im vorangehenden Text und beschriften Sie den CTA-Button mit einer eindeutigen Botschaft. Diese Beschriftung sollte kurz und knackig sein und die Leser:innen zum Klicken motivieren.
“Weitere Tipps holen” ist hier zum Beispiel besser geeignet als “Zum Video” oder ähnliches, da der Vorteil für die Leser:innen direkt im Vordergrund steht. Außerdem ist auch das Popcorn-Emoji ein Eyecatcher und verstärkt die Botschaft
Wenn Sie Ihren Newsletter schreiben, können Sie sich natürlich von KI auf die Sprünge helfen lassen. Die KI-Tools können echt super hilfreich sein, wenn Sie Inspiration oder Formulierungsideen suchen. Vergessen Sie aber nicht, die KI-Texte zu prüfen und Ihren eigenen Stil einzubringen, um sich von der Konkurrenz abzuheben.
Tipp 8: Motivieren Sie durch aktive Verben
Damit Ihr Newsletter-Text sich flüssig und einfach lesen lässt, sollten Sie auf unnötige Substantivierungen verzichten und stattdessen lieber positive, aktive Tätigkeitsverben verwenden.
Ein Beispiel:
“Die Gliederung Ihres Newsletters in Einleitung, Hauptteil und Schluss ist unverzichtbar für die einfache Erfassung des Inhaltes durch Ihre Leser:innen.”
Damit die Botschaft leichter lesbar wird, besser im Gedächtnis bleibt und einfach persönlicher wirkt, können Sie den komplexen Satz ganz einfach auflösen in folgenden Satz:
“Gliedern Sie Ihren Newsletter in Einleitung, Hauptteil und Schluss, damit Ihren Leser:innen den Inhalt einfach erfassen können.”
Stellen Sie sich am besten vor, Sie würden mit einer Kollegin sprechen oder mit einem Kunden telefonieren und schreiben Sie Ihren Newsletter so, wie Sie es auch mündlich erklären würden.
Tipp 9: Reden Sie Klartext
Um den heißen Brei herumzureden, bringt Sie nicht weiter. Geben Sie stattdessen möglichst konkrete Informationen an, die Ihre Leser:innen weiterbringen und sie nicht rätseln lassen, was eigentlich gemeint ist.
Natürlich sind nicht alle Themen immer positiv. So können zum Beispiel Preiserhöhungen oder die Tatsache, dass Sie ein bestimmtes Produkt aus Ihrem Angebot nehmen, auf viel Unverständnis stoßen. Gerade dann ist es umso wichtiger, in Ihrem Newsletter-Text positiv zu bleiben, Empathie zu zeigen und dass Sie sich in die Lage Ihrer Leser:innen hineinversetzen können!
Wenn Sie Ihre Newsletter schreiben, sollten Sie sich deshalb dabei immer folgende Fragen stellen:
Wie würde ich selbst auf diese Nachricht reagieren?
Welche Vorteile und welche Nachteile ergeben sich für meine Abonnent:innen dadurch?
Welche Lösung gibt es für Empfänger:innen, die meine Nachricht negativ aufnehmen könnten?
Wie kann ich meinen Abonnent:innen zeigen, dass sie mir wichtig sind?
Jetzt stehen noch ein paar letzte Checks an, bevor Sie Ihren Newsletter versenden können, z. B. ob Ihre Leser:innen im Mittelpunkt stehen:
Tipp 10: Stellen Sie Ihre Leser:innen in den Mittelpunkt
In Ihrem Newsletter sollten Sie nicht jedes Mal versuchen, möglichst viel zu verkaufen. So eine Dauerwerbung würde Ihren Kontakten vermutlich schnell auf die Nerven gehen und zu vielen Abmeldungen führen.
Sorgen Sie also für Abwechslung und versetzen Sie sich in Ihre Leserinnen und Leser: Was interessiert sie? Was erwarten sie von Ihrem Newsletter? Wie können Sie ihnen einen Mehrwert bieten?
Durch hilfreiche Newsletter mit wichtigen Tipps, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Rezepte, Auswertungen und kreative Ideen können Sie Ihren Kontakten zeigen, dass Sie an sie denken. Langfristig gesehen entsteht auf diese Weise eine Bindung Ihrer Abonnent:innen zu Ihrem Unternehmen bzw. zu Ihrer Marke. Diese Bindung wiederum steigert die Chance einer erfolgreichen Newsletter-Conversion.
Tipp 11: Lassen Sie Ihren Newsletter Korrektur lesen
Wenn Sie Ihren Newsletter fertig geschrieben haben, sollten Sie ihn unbedingt von jemandem Korrektur lesen lassen.
Wahrscheinlich kennen wir das alle: Man bastelt lange an einem Text und schreibt mal hier, mal da einen Satz um und ersetzt beim erneuten Lesen einige Wörter durch besser klingende. Am Ende ist man mehr oder weniger zufrieden mit dem Ergebnis und legt den Text beiseite. Am nächsten Tag bekommt man dann einen kleinen Schock, wenn man feststellt, wie viele Tippfehler man übersehen hat und dass sich ein paar Sätze echt schräg anhören.
Das ist völlig normal! Deshalb ist es immer gut, Kolleg:innen um Feedback zu bieten. Vier Augen sehen immer mehr als zwei! Außerdem sind Ihre Kolleg:innen noch nicht so im Text „drin” wie Sie und können gut beurteilen, ob der Newsletter verständlich und fehlerfrei ist, oder ob eventuell sogar wichtige Infos fehlen.
Mit rapidmail können Sie Ihre Testmails selbstverständlich kostenlos versenden.
Fazit: Bye bye, Schreibblockade!
Jetzt haben Sie die perfekte Anleitung, um einen erfolgreichen Newsletter zu schreiben! Probieren Sie es direkt aus und hinterlassen Sie mir einen Kommentar: Welchen dieser Tipps fanden Sie am hilfreichsten?
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Bis zum nächsten Mal – und viel Spaß beim Schreiben Ihrer Newsletter! 🚀
Bildelemente
Peppen Sie Ihren Newsletter farblich auf, indem Sie ein paar Bildelemente einbauen, die den Inhalt visuell unterstützen. Ein schönes Headerbild, ein knalliger Call-to-Action oder ein modernes E-Mail-Template im eigenen Corporate Design erfreuen das Leserauge und machen Lust auf mehr. Achten Sie dennoch auf das richtige Text-Bild-Verhältnis!
Empfänger-Segmentierung
Nutzen Sie Ihre Erkenntnisse aus der Newsletter-Analyse, um Ihre Kontakte in verschiedene Zielgruppen oder Personas einzuteilen. Dafür können Sie dann entweder unterschiedliche Empfängerlisten anlegen oder sie in mehrere Segmente aufteilen bzw. ihnen bestimmte Stichworte zuweisen. So können Sie im Newsletter noch spezifischer auf die unterschiedlichen Interessen Ihrer Leser:innen eingehen.
Versandzeit und Versandfrequenz
Hat die Auswertung Ihrer letzten Newsletter ergeben, dass Ihre Empfänger:innen vor allem früh morgens oder nach Feierabend aktiv sind? Dann stellen Sie sicher, dass Ihre Newsletter genau zu diesen Zeitpunkten in ihrem Postfach landen! Eine kontinuierlich ansteigende Abmelderate kann zum Beispiel ein Anzeichen dafür sein, dass Sie die Versandhäufigkeit Ihres Newsletters ein wenig herunterfahren sollten.
Zu seltener Kontakt per Newsletter kann dagegen dazu führen, dass Sie bei Ihren Empfänger:innen in Vergessenheit geraten. Beobachten Sie Ihre Öffnungs- und Abmelderaten daher genau, um Ihren Newsletter-Versand auf die optimale Frequenz einzupendeln.
Themen und verlinkte Inhalte
Je nachdem, welche Erkenntnisse Sie aus der bisherigen Newsletter-Analyse gewonnen haben, sollten Sie testen, ob andere Themen bei Ihren Kontakten vielleicht mehr Interesse wecken. Anstatt immer nur neue Produkte zu verlinken, könnten Sie auf Ihrer Website zum Beispiel auch interessante Infos zur Herstellung oder Geschichte der Produkte sammeln und diese mit Ihren Empfänger:innen teilen. Auch ein Blick hinter die Kulissen der Versender-Firma kommt immer gut an!
Sie brauchen noch etwas Inspiration für Ihren Newsletter?
Wir können Abhilfe schaffen und haben 55 kreative Newsletter-Ideen für Sie!
Unter anderem finden Sie hier Tipps zur Kundenbindung und hilfreiche Beispiele.
So heben Sie sich von der Masse ab und bringen Schwung in die Postfächer Ihrer Kontakte. 🚀
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Wenn Sie auf der Suche nach weiteren Tipps zum Thema Newsletter-Auswertung oder einer geeigneten Newsletter-Software sind, wenden Sie sich doch einfach an uns. Wir kennen da zufällig jemanden, der Ahnung von Newslettern hat!
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