Neue Gmail- und Yahoo-Richtlinien ab Februar 2024: Das bedeuten sie für Ihr Newsletter-Marketing

Die E-Mail-Provider Gmail und Yahoo wollen ab Februar 2024 verstärkt gegen Spamversand vorgehen: Neue Zustellungs-Richtlinien sollen dafür sorgen, dass Spamfilter eingehende Massen-Spam-Mails noch besser als solche erkennen und aus den Posteingängen fernhalten können. Um sicherzustellen, dass Ihre erwünschten und erwarteten Newsletter und Marketing-E-Mails weiterhin zuverlässig bei Ihren Kontakten ankommen, sollten Sie sich als Newsletter-Versender:in vorab auf die neuen Richtlinien vorbereiten – wir zeigen, was Sie tun müssen!

1. Diese Änderungen stehen bei Gmail und Yahoo für 2024 bevor

Auch wenn die neuen Zustellungs-Richtlinien nicht nur von uns als Newsletter-Software, sondern auch von Ihnen als Newsletter-Versender:in ein wenig Aufmerksamkeit benötigen: Es ist eine gute Sache, dass sich Gmail und Yahoo dafür einsetzen, dass unsere Posteingänge so sicher wie nur möglich bleiben und nur die Nachrichten von seriösen Absendern darin landen.

So gibt Google in seinem Sicherheitscenter an, dass es Gmail derzeit schon gelinge, über 99,9 % aller Spam-, Phishing- und Malware-E-Mails noch vor der Zustellung in das Empfangspostfach abzufangen – was fast 10 Millionen E-Mails pro Minute seien. Trotzdem ist es notwendig, dass Filtermaßnahmen und -kriterien immer wieder geprüft, neu durchdacht und optimiert werden. Denn auch die Spam-Versender:innen bleiben nicht untätig und passen ihre Methoden immer wieder an, um auch das kleinste Schlupfloch für den Spam-Versand auszunutzen.

Aus diesem Grund hat Google Anfang Oktober ein Gmail-Sicherheitsupdate für 2024 angekündigt. Und auch beim E-Mail-Provider Yahoo wird es entsprechende Änderungen in den Yahoo-E-Mail-Standards geben.

Aber was bedeutet das Ganze für Sie und Ihr Newsletter-Marketing? Damit Sie sich nicht online durch sämtliche Artikel kämpfen müssen, fassen wir hier alle neuen Richtlinien und Informationen auf einen Blick zusammen, die für Sie als Newsletter-Absender:in relevant sind. Und keine Panik: Wir bekommen das zusammen hin! 🤗

Mit diesen 3 neuen Zustellungs-Richtlinien für den E-Mail-Versand sollten Sie sich für Ihr Newsletter-Marketing auseinandersetzen:

Änderung Nr. 1:

E-Mails von Gmail- und Yahoo-Absenderadressen an eine hohe Empfängeranzahl werden nicht mehr zugestellt.

Sie sind davon betroffen, wenn Sie Ihren Newsletter oder Ihre Marketing-E-Mails derzeit über eine Gmail- oder Yahoo-Freemail-Adresse versenden.

Änderung Nr. 2:

Für E-Mail-Absender-Domains müssen DKIM, SPF und ein DMARC-Eintrag beim Webhoster hinterlegt sein.

Sie sind davon betroffen, wenn Sie bisher keine DKIM- und SPF-Authentifizierung für Ihre Newsletter-Absender-Domain (z. B. „@ihre-firma.de“) vorgenommen und bis jetzt keinen DMARC-Eintrag bei Ihrem Webhoster – also Ihrem Internet Service Provider (z. B. IONOS oder Strato) – gemacht haben.

🆘 Ääääh – Sie verstehen nur Bahnhof? Keine Sorge, so kompliziert, wie das erstmal klingt, ist es gar nicht! Wir erklären gleich noch in Ruhe, worum es hier überhaupt geht.

Änderung Nr. 3:

Die in Google Postmaster Tools gemeldete Spam-Rate für eine Absender-Domain muss unter 0,3 % liegen.

Sie sind davon betroffen, wenn die Spam-Rate für Ihre Newsletter-Absender-Domain laut Google Postmaster Tools bei 0,3 % oder höher liegt. Dabei berechnet das Tool die Spam-Rate aus der Anzahl der User, die Nachrichten von Ihrer Absender-Domain aktiv als Spam markiert haben. Damit Sie Ihre Spam-Rate über Google Postmaster Tools berechnen lassen können, müssen Sie Ihre Absender-Domain vorher über DKIM authentifiziert haben.

2. So wirken sich die neuen Regeln auf Ihr Newsletter-Marketing aus

Oh-oh – haben Sie gerade gemerkt, dass Sie von den neuen Gmail- und Yahoo-Richtlinien betroffen sind? Dann legen wir Ihnen dringend ans Herz, sich zeitnah genauer mit dem Thema zu beschäftigen, damit Ihre Newsletter auch weiterhin sicher im Posteingang Ihrer Zielgruppe landen.

Andernfalls besteht die Gefahr, dass die neuen Vorgaben Ihrem E-Mail-Marketing folgende Steine in den Weg legen, wenn…:

• …Sie Ihre Newsletter und Marketing-Mails aktuell über eine Gmail- oder Yahoo-Absenderadresse versenden: Das Risiko ist sehr hoch, dass Ihre Newsletter bei all Ihren Kontakten, die Gmail oder Yahoo als E-Mail-Provider nutzen, nicht mehr zugestellt werden. Aktuell wurden die neuen Richtlinien nur von Gmail und Yahoo angekündigt. Allerdings können weitere E-Mail-Provider „nachziehen“, was bedeuten würde, dass auch Newsletter, die über andere Freemail-Adressen versendet werden, nicht mehr bei Ihren Kontakten ankommen.

• …Sie noch keinen DKIM-Key, SPF-Record und DMARC-Eintrag bei Ihrem Webhoster hinterlegt haben: Auch in dem Fall ist das Risiko sehr hoch, dass Ihre Newsletter bei all Ihren Kontakten, die Gmail oder Yahoo als E-Mail-Provider nutzen, nicht mehr zugestellt werden. Und auch hier könnten sich weitere Anbieter dazu entschließen, die gleichen Maßnahmen umzusetzen. Das würde wiederum bedeuten, dass Ihre Newsletter auch Kontakte nicht mehr erreichen, die andere E-Mail-Provider verwenden.

• …die Spam-Rate für Ihre Absender-Domain laut Google Postmaster Tools bei 0,3 % oder höher liegt: Eine hohe Spam-Rate für Ihre Absender-Domain signalisiert den Spamfiltern der E-Mail-Provider, dass es sich bei Ihren Nachrichten wahrscheinlich um Spam-Mails handelt. Je höher die Spam-Rate Ihrer Absender-Domain ist, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Newsletter von den Spamfiltern abgefangen und gar nicht erst an Ihre Kontakte zugestellt werden.

3. Einen Schritt voraus: Wie Sie sich rechtzeitig auf die neuen Richtlinien vorbereiten

Klar, oft ist es einfacher zu hoffen, dass die Auswirkungen der Änderungen schon nicht so gravierend sein werden und man vielleicht gar nicht erst aktiv werden muss. Unser rapidmail Zustellbarkeits-Experte Matthias, der alle Anpassungen der E-Mail-Provider immer genau im Blick behält, weiß aber, dass die neuesten Entwicklungen alle in die gleiche Richtung gehen:

Die Sicherheit in der E-Mail-Kommunikation spielt bei allen Anbietern eine immer größere Rolle. Für Absender führt daher kein Weg mehr daran vorbei, wichtige Authentifierzungsmaßnahmen umzusetzen.

Matthias, Zustellbarkeits-Experte bei rapidmail

Die gute Nachricht lautet: Wenn Sie sich jetzt einmal reinhängen und sich ordentlich auf die anstehenden Änderungen vorbereiten – dann haben Sie für Ihr Newsletter-Marketing nichts zu befürchten, wenn die neuen Richtlinien im Februar 2024 in Kraft treten.

Dadurch halten Sie sich nicht nur an die neuen Vorgaben der E-Mail-Provider, sondern bauen für die Absender-Domain Ihres Unternehmens bei Providern wie Gmail oder Yahoo gleichzeitig eine gute Reputation als seriöser Newsletter-Absender auf und profitieren so auch langfristig von einer maximalen Newsletter-Zustellbarkeit.

So bereiten Sie sich auf die neuen Richtlinien von Gmail und Yahoo vor: 

To-do Nr. 1:

Nutzen Sie Ihre Firmen-Domain als Newsletter-Absender-Domain statt einer Freemail-Absenderadresse.

Versenden Sie Ihre Newsletter nicht weiter über Ihre Freemail-Absenderadresse wie z. B. „ihre-firma@gmail.com“, sondern richten Sie sich eine eigene Absender-Domain für Ihr Unternehmen ein, damit Sie Ihren Newsletter beispielsweise über die E-Mail-Absender-Adresse „newsletter@ihre-firma.de“ verschicken können.

To-do Nr. 2:

Setzen Sie die drei wichtigen Authentifizierungsverfahren DKIM, SPF und DMARC um.

Als Newsletter-Versender:in müssen Sie fortan beweisen können, dass Sie auch wirklich der Absender des Newsletters sind. Das klingt erstmal simpel, aus technischer Sicht ist das Ganze dann aber doch etwas komplexer.

Die Authentifizierungsverfahren DKIM und SPF stellen beim Newsletterversand durch im Hintergrund ablaufende Sicherheitsmechanismen sicher, dass der angezeigte Absender einer E-Mail auch wirklich der echte Absender ist. Wenn die Authentifizierung über DKIM oder SPF erfolgreich ist, wird Ihre E-Mail dem vorgesehenen Kontakt erfolgreich zugestellt.

Wenn keine DKIM- und SPF-Einträge vorhanden sind oder die Authentifizierung fehlschlägt, wird Ihr Newsletter dagegen mit hoher Wahrscheinlichkeit als verdächtig eingestuft – und hier kommt das dritte Authentifizierungsverfahren DMARC (kurz für „Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance“) ins Spiel.

Der bei Ihrem Webhoster hinterlegte DMARC-Eintrag liefert den E-Mail-Providern Ihrer Kontakte dann die Information darüber, was jetzt eigentlich mit der spamverdächtigen E-Mail passieren soll. Dabei gibt es drei Optionen, mit denen Sie festlegen können, wie die E-Mail-Server Ihrer Kontakte mit den nicht authentifizierten E-Mails umgehen sollen: Indem Sie Ihren DMARC-Eintrag entsprechend konfigurieren, können Sie entscheiden, dass nicht authentifizierte E-Mails direkt abgelehnt werden („reject“), in den Spam-Ordner verschoben („quarantine“) oder trotzdem ganz normal zugestellt werden sollen („none“).

Keine Sorge: Wie die DMARC-Authentifizierung technisch funktioniert und was genau die verschiedenen Optionen im Hintergrund auslösen, müssen Sie gar nicht im Detail verstehen – dafür sind ja wir da! Wichtig für Sie und Ihr Newsletter-Marketing ist, dass Sie bei Ihrem Webhoster (z. B. Strato oder IONOS) neben dem DKIM-Schlüssel und einem SPF-Eintrag auch einen DMARC-Eintrag hinterlegen – das ist in wenigen Minuten erledigt! Den Teil können wir Ihnen leider nicht abnehmen.

Dabei reicht für den DMARC-Eintrag aktuell die Minimal-Variante „p(olicy)=none“ aus, wodurch Ihre Newsletter auch nach einer fehlgeschlagenen DKIM- und SPF-Authentifizierung ganz normal zugestellt werden. Sie können dabei gar nichts falsch machen! So sieht ein DMARC-Eintrag in einem DNS („Domain Name System“) eines Webhosters beispielsweise aus – Sie werden sehen, so kompliziert ist es nicht:

Wenn Sie Newsletter versenden, sollten Sie also unbedingt alle drei Authentifizierungsverfahren DKIM, SPF und DMARC nutzen, um eine maximale Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu gewährleisten. Ansonsten steigt das Risiko, dass Ihre Nachrichten als Spam eingestuft werden, immer weiter – insbesondere vor dem Hintergrund der neuen Gmail- und Yahoo-Richtlinien. Wie Sie die drei Verfahren ganz einfach mit rapidmail umsetzen können, zeigen wir Ihnen im letzten Kapitel!

To-do Nr. 3:

Halten Sie mithilfe von relevanten Newsletter-Inhalten und DKIM, SPF sowie DMARC die Spam-Rate für Ihre Absender-Domain in Google Postmaster Tools unter 0,3 %.

Um Ihre Spam-Rate in Google Postmaster Tools abrufen zu können, müssen Sie Ihre Absender-Domain vorab über DKIM authentifiziert haben. Gleichzeitig tragen Authentifizierungsverfahren wie DKIM, SPF und DMARC dazu bei, dass Ihre Spam-Rate möglichst niedrig – im Idealfall unter 0,3 % – bleibt. Je niedriger die Spam-Rate ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre versendeten Newsletter von den Spamfiltern durchgelassen und erfolgreich zugestellt werden.

Außerdem stärken Sie mithilfe von DKIM, SPF und DMARC nicht nur Ihre eigene Versandreputation Ihrer Absender-Domain bei den Spamfiltern, sondern auch die Ihres Newsletter-Tools. Das heißt z. B. für alle rapidmail Nutzer:innen: Je mehr Kundinnen und Kunden die wichtigen Authentifizierungsverfahren für ihre Absender-Domains eingerichtet haben, desto besser wird die Versandreputation unserer Newsletter-Software. Somit profitieren am Ende alle rapidmail Kund:innen von optimalen Zustellungsbedingungen für ihre Newsletter: Einer für alle, alle für einen! 💪🏽

Leider reicht die Umsetzung der Authentifizierungsverfahren alleine nicht aus: Am wichtigsten ist es natürlich weiterhin, dass Sie keine Spam-Inhalte an Ihre Kontakte versenden, sondern abwechslungsreiche und relevante Newsletter-Inhalte, die genau auf deren Interessen abgestimmt sind.

Mein persönlicher Tipp, jetzt mal nicht durch die Blume gesagt, lautet: Versenden Sie bitte keinen Mist. Mit Spam-Inhalten und exzessiven Kaufaufforderungen schrecken Sie nicht nur Ihre Zielgruppe, sondern auch die Spamfilter ab. Die Folge sind miserable Zustellraten und ein schlechtes Markenimage. Achten Sie stattdessen auf eine vorliegende Newsletter-Einwilligung Ihrer Kontakte per Double Opt-in, kaufen Sie bloß keine Adressen und versenden Sie Inhalte, die weiterhelfen und spannend sind.

Matthias, Zustellbarkeits-Experte bei rapidmail

4. So funktioniert’s mit rapidmail: Anleitungen zur Vorbereitung

Keine Panik: Sie müssen nicht alles aus diesem Blogbeitrag bis ins kleinste Detail verstanden haben. Wichtig ist vor allem, dass Sie jetzt wissen, dass die Zustellbarkeit Ihrer Newsletter ein wichtiges Thema ist und Sie aktiv dazu beitragen können, eine optimale Zustellung zu ermöglichen.

Auch wenn uns das Thema Zustellbarkeit schon immer sehr am Herzen lag und wir uns mit rapidmail in puncto Zustellraten zu den besten deutschen Newsletter-Tool-Anbietern (Quelle: EMailToolTester, 2023) zählen dürfen, gibt es für Sie als Newsletter-Versender:in eine kleine To-do-Liste, die wir Ihnen leider nicht abnehmen können.

Zur Erinnerung:

✔️ 1. To-do: Nutzen Sie Ihre Firmen-Domain als Newsletter-Absender-Domain.
✔️ 2. To-do: Setzen Sie die drei Authentifizierungsverfahren DKIM, SPF und DMARC um.
✔️ 3. To-do: Halten Sie die Spam-Rate für Ihre Absender-Domain in Google Postmaster Tools <0,3 %.

Trotzdem versuchen wir, Sie bei der Umsetzung der To-dos so gut wie möglich zu unterstützen, indem wir den Prozess so einfach wie möglich für Sie gestalten und Sie an die Hand nehmen, um Sie bei den nötigen Anpassungen Schritt für Schritt zu begleiten. Und wenn alle Stricke reißen, können Sie sich natürlich jederzeit kostenlos an unser Support-Team wenden!

In unserem Blog und Hilfecenter haben wir ausführliche Infos und leicht verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen vorbereitet, mit denen Sie sich bestmöglich auf die neuen Yahoo- und Gmail-Richtlinien vorbereiten können:

Blog- und Hilfeartikel zu To-do Nr. 1: Die richtige Absenderadresse für den Newsletterversand nutzen:

• So finden Sie die richtige Absenderadresse für den Newsletterversand (Blogartikel)
• Neue Absenderadresse für den Newsletterversand mit rapidmail anlegen (Hilfeartikel)

Blog- und Hilfeartikel zu To-do Nr. 2 und Nr. 3: Authentifizierungsverfahren DKIM, SPF und DMARC umsetzen:

• Mit DKIM und SPF am Spamfilter vorbei: So verbessern Sie Ihre Newsletter-Zustellbarkeit (Blogartikel)
• Mit Domain Alignment zur idealen Newsletter-Zustellung (Blogartikel)
• Zustellung optimieren: Authentifizierungsverfahren im Überblick (Hilfeartikel)
• Was ist die DKIM-Authentifizierung? (Hilfeartikel)
• Anleitung: DKIM-Key mit rapidmail erstellen (Hilfeartikel)
• Was ist das SPF-Verfahren? (Hilfeartikel)
• Anleitung: SPF-Record mit rapidmail erzeugen (Hilfeartikel)
• Was ist DMARC? (Hilfeartikel)
• Anleitung: DMARC mit rapidmail einrichten (Hilfeartikel)

Blog- und Hilfeartikel zu To-do Nr. 3: Spam-Rate für die eigene Absender-Domain niedrig halten:

• In 9 Schritten zur idealen Newsletter-Zustellbarkeit (Guide)
• 10 Wege zu relevanten Newsletter-Inhalten (Blogartikel)
• Warum Sie keine E-Mail-Adressen kaufen sollten (Blogartikel)
• Darum sollten Sie ohne Double-Opt-in keine Newsletter versenden (Blogartikel)
• Diese DSGVO-Vorgaben gelten für die Newsletter-Abmeldung (Blogartikel)
• So gehen Sie mit inaktiven Newsletter-Kontakten um (Blogartikel)

Viel Erfolg bei der Umsetzung – Sie schaffen das! Falls Sie trotzdem mal nicht weiterkommen sollten, ist unser Support-Team selbstverständlich jederzeit für Sie da. 💌