Welcher ist der richtige E-Mail-Absender für Ihren Newsletter?

Der erste Eindruck zählt – auch im E-Mail-Marketing. Noch bevor Sie überlegen, mit welchen Inhalten Sie Ihre Abonnent:innen aus den Socken hauen, sollten Sie sich daher Gedanken über Ihren Newsletter-Absender machen. Denn Ihr Absenderprofil mit Absendernamen und Absenderadresse ist mit das Erste, was Ihren Interessent:innen im Postfach angezeigt wird. Und auch Spamfilter werfen einen Blick auf Ihre Absenderadresse, um sich ein Urteil über die Seriosität Ihrer E-Mail zu bilden. Erfahren Sie hier, mit welchem E-Mail-Absender Sie sowohl Ihre Kontakte als auch Spamfilter überzeugen.

1. Aus welchen Teilen besteht ein E-Mail-Absender?

Das Absenderprofil für Ihren Newsletter besteht aus Ihrem Absendernamen und Ihrer Absenderadresse. Je nach E-Mail-Provider und den gff. vorgenommenen Einstellungen werden Ihren Empfänger:innen diese Informationen bereits in der E-Mail-Übersicht bzw. nach dem Anklicken einer Mail im Headerbereich der E-Mail angezeigt:

2. Warum ist der Newsletter-Absender so wichtig?

Nicht nur bei Gmail wird der Absendername im E-Mail-Header durch Fettdruck sogar auffälliger dargestellt als die E-Mail-Absenderadresse. Auch in der E-Mail-Übersicht im Postfach wird bei den meisten Providern nur der Absendername angezeigt. Bevor Sie Ihren Newsletter versenden, sollten Sie daher den Absendernamen genauso sorgfältig auswählen wie die Absenderadresse. 

Denn noch bevor Ihre Interessent:innen Ihren Newsletter-Inhalt wahrnehmen, entscheiden sie im ersten Schritt anhand des E-Mail-Absenders und Betreffs, ob Sie den Newsletter überhaupt öffnen – oder nicht. Heute werden jeden Tag so viele E-Mails verschickt, dass sich Ihre Abonnent:innen sicher nicht für alle Nachrichten Zeit nehmen können. Daher sollten Sie sich als Newsletter-Versender:in gut überlegen, mit welchem Absenderprofil und Betreff Sie Ihre Zielgruppe am meisten davon überzeugen können, gerade IHRE E-Mail zu öffnen. 

Auch wenn Ihre Abonnent:innen im Postfach vor allem Ihren Absendernamen zur Kenntnis nehmen – es ist trotzdem wichtig, dass Ihr Absendername und Ihre Absenderadresse zusammenpassen und sich eindeutig Ihrem Unternehmen zuordnen lassen. So ergibt sich nicht nur den Empfänger:innen ein einheitliches und vertrauenswürdiges Bild. Mit einem stimmigen Absenderprofil signalisieren Sie auch den Spamfiltern der Provider, dass es sich um einen seriösen Newsletter handelt – und nicht um eine Spam- oder Phishing-E-Mail. Die Chancen auf eine erfolgreiche Zustellung steigen! ?

Es lohnt sich also, sich vor dem Versand die Zeit zu nehmen, um ein harmonisches und überzeugendes Absenderprofil einzurichten. Denn mit einem gut durchdachten E-Mail-Absender erzielen Sie mit Ihrem Newsletter noch bessere Ergebnisse, da Sie…

• bessere Chancen auf eine erfolgreiche Newsletter-Zustellung haben: Ein stimmiger Absender mit guter Versandreputation kommt bei den Spamfiltern gut an.
• höhere Öffnungsraten erreichen: Ein vertrauenswürdiger und beständiger Newsletter-Absender bedeutet mehr E-Mail-Öffnungen.
• Wiedererkennungswert schaffen: Mit einem gleichbleibenden und persönlichen Newsletter-Absender sorgen Sie dafür, dass die Empfänger:innen Ihre E-Mails sofort Ihrer Marke zuordnen können.
• nahbar und authentisch wirken: Eine persönliche Absenderadresse, an die Ihre Leser:innen jederzeit schreiben können, stärkt die Bindung zu Ihrem Unternehmen.

3. Freemail-Adressen als Newsletter-Absenderadresse: ja oder nein?

Besser nicht! Viele Provider wie Gmail, gmx, t-online oder web.de bieten kostenlose E-Mail-Adressen an. Für den privaten Gebrauch ist das mehr als praktisch. Für den Newsletterversand Ihres Unternehmens sollten Sie allerdings keine Freemail-Adressen als Absenderadresse nutzen. Dafür gibt es mehrere Gründe:

• Freemail-Adressen lassen sich nicht eindeutig Ihrer Firmendomain zuordnen: Aus Sicht der Spamfilter könnte jeder die kostenlose E-Mail-Adresse erstellt haben und Ihren Markennamen dazu missbrauchen, Spam- bzw. Phishingmails zu versenden. Die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Zustellung ist deshalb geringer. 
• Freemail-Absenderadressen wirken unprofessionell: Eine kostenlose E-Mail-Adresse wie meinefirma@web.de als Newsletter-Absender zu nutzen, wirkt auch auf Ihre Abonnent:innen unseriös. Die Wahrscheinlichkeit, dass einige Empfänger:innen Ihre E-Mail sicherheitshalber nicht öffnen oder keinen Link anklicken ist dadurch erhöht. 
• Mit einer Freemail-Absenderadresse sind Sie unflexibel: Je nach Newsletter-Inhalt und Unternehmensgröße kann es sinnvoll sein, zum Beispiel verschiedene Teams als Newsletter-Absender anzugeben, z. B. support@meinefirma.de, marketing@rapidmail.de etc. Wenn die Leser:innen auf den Newsletter antworten, erreicht die Nachricht das zuständige Team. Mit Freemail-Adressen lässt sich das nicht so einfach umsetzen.

4. Noreply-Adressen als E-Mail-Absender: eine gute Idee?

Leider nicht. Wer eine „Noreply-Adresse” für sein Newsletter-Marketing nutzt, will nicht, dass die Empfänger:innen auf die E-Mail antworten können: Die Antwort an eine Noreply-Absenderadresse erreicht den Absender in der Regel nicht oder landet beim Absender unbeachtet in einem dafür angelegten Postfach.

Häufig haben Noreply-Absenderadressen das Format „noreply@meinefirma.de”,  „do-not-reply@meinefirma.de” oder „nicht-antworten@meinefirma.de”. Viele Newsletter-Versender:innen entscheiden sich noch immer für eine Noreply-E-Mail-Adresse für ihren Absender, um zu vermeiden, dass zu viele Antworten der Leser:innen ihr Postfach überfluten.

Leider wird dabei oft vergessen, dass Noreply E-Mail-Adressen Nachteile für Empfänger:innen und Absender:innen zugleich haben und sich daher nicht als Newsletter-Absender eignen:

• Noreply-Adressen unterbinden jegliche Reaktion auf den Newsletter: Ihre Leser:innen sind genervt, weil sie erst selbst online nach einer Kontaktmöglichkeit suchen müssen. Und die Spamfilter können weniger Interaktionen mit Ihrer E-Mail feststellen – ein Kriterium, das mit in die Spamprüfung Ihrer zukünftigen Newslettern mit einfließt.
• Mit einem Noreply-Absender bewegen Sie sich in einer rechtlichen Grauzone: Denn Ihre Leser:innen können nicht direkt per E-Mail-Antwort Infos zu ihren personenbezogenen Daten bei Ihnen einholen.

Mehr Infos zu den Nachteilen einer Noreply-Absenderadresse finden Sie auch in unserem Beitrag „Noreply-Adressen: Geeignet als Newsletter-Absender?”

5. Name der Mitarbeiter:innen im E-Mail-Absender: Bringt das was?

Ja! Je nach Newsletter-Inhalt, Unternehmen und Branche kann es durchaus sinnvoll sein, den Namen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters in den E-Mail-Absender einzubauen. Laut einer Studie von absolit Dr. Schwarz Consulting steigert ein „menschlicher” E-Mail-Absender die Öffnungsrate sogar um bis zu 33 % im Vergleich zu einem unpersönlichen Firmenabsender wie z. B. news@meinefirma.de.

Die am häufigsten verwendeten Absender-Formate sind dabei:

• Lisa von Meinefirma (Absendername) mit lisa@meinefirma.de (Absenderadresse)
• Jana | Meinefirma (Absendername) mit jana@meinefirma.de (Absenderadresse)
• Tom Müller – Meinefirma (Absendername), z. B. mit t.mueller@meinefirma.de (Absenderadresse)

Durch den Namen im Absender wird Ihr Newsletter persönlicher und nahbarer. Ihre Leser:innen haben weniger das Gefühl, eine Massennachricht des allgemeinen Firmen-Absenders – z. B. newsletter@meinefirma.de – zu erhalten. Stattdessen verbinden sie Ihre E-Mails mit einer konkreten Person, von der sie vielleicht schon mal ein Foto auf Ihrer Website gesehen haben. Auch das Gefühl, dass sich die Abonnent:innen bei Fragen oder Problemen an diese Person wenden können, wird so auf lange Sicht gestärkt. Wichtig ist es deshalb, dass Sie den Mitarbeiter:innen-Namen im Absender nicht ständig wechseln, sondern bei einer Person (zumindest pro Newsletter-Themengebiet oder Mailing-Art) bleiben.

6. Verschiedene Absenderadressen je nach E-Mail-Inhalt: ja oder nein?

Versenden Sie nicht nur Newsletter, sondern verschiedene Mailings an Ihre Kund:innen und Interessent:innen? Dann bietet es sich an, den Absender und die Absenderadresse für die unterschiedlichen Themenbereiche zu variieren.

Das Ganze könnte beispielsweise so aussehen:

• Wöchentlicher Newsletter: Absendername „Lena von Meinefirma”, Absenderadresse „lena@meinefirma.de” oder „marketing@meinefirma.de”
• Monatliche Produktupdates: Absendername „Paul von Meinefirma”, Absenderadresse „paul@meinefirma.de” oder „product@meinefirma.de”
• Sondermailings z. B. bei einer Fusion, für Weihnachtsgrüße etc.: Absendername „Meinefirma Team”, Absenderadresse „info@meinefirma.de”

Das hat den Vorteil, dass Ihre Empfänger:innen nach einer gewissen Zeit bereits in der E-Mail-Übersicht erkennen, ob es sich z. B. um einen Newsletter mit hilfreichen Tipps oder wichtige Produkt-Neuerungen handelt. Auch wenn sie in einer Woche mal mehr als eine E-Mail von Ihnen erhalten, haben sie so nicht sofort das Gefühl, dass sie mit Werbung überhäuft werden. 

Auch für Sie als Versender:in ist der Einsatz mehrerer E-Mail-Absenderadressen praktisch: Antworten Ihre Leser:innen auf Ihre E-Mail, landet die Nachricht direkt beim richtigen Team bzw. bei den zuständigen Mitarbeiter:innen. Gerade bei größeren Unternehmen ist das für beide Seiten durchaus sinnvoll.

Fazit: Welcher E-Mail-Absender ist für den Newsletterversand ideal?

In der E-Mail-Absenderadresse und dem Absendernamen steckt häufig mehr Überlegung, als man auf den ersten Blick vermuten würde. Damit es Ihnen gelingt, eine gute Beziehung zu Ihren Newsletter-Abonnent:innen aufzubauen, sollten Sie sich vorab gut überlegen, welcher Absendername am besten zu Ihrer Marke passt und welche Verteilung der Absenderadressen am sinnvollsten ist. 

Sie haben den idealen Newsletter-Absender gefunden, wenn…

• man ihn leicht wiedererkennt
• er professionell und vertrauenswürdig wirkt
• man ihn direkt Ihrer Marke bzw. Firma zuordnen kann
• er persönlich ist
• man an die Absenderadresse eine Nachricht schicken kann, die bei der zuständigen Person landet
• er sich für einen längeren Zeitraum nicht ändert (zumindest pro Mailing-Themengebiet)