Newsletter-Aufbau: Alle wichtigen Bestandteile einer erfolgreichen E-Mail
Ein gut strukturierter Aufbau Ihrer Marketing-E-Mails und Newsletter aus grafischen und informativen bzw. textlichen Elementen ist wichtig, um den Blick der Leser:innen an die wichtigsten Stellen zu leiten. Als Versender:in sollten Sie neben der Nachricht, die Sie Ihrer Zielgruppe übermitteln wollen, daher auch den Aufbau des Newsletters im Blick behalten, damit dieser zum gewünschten Erfolg führt.
Der Newsletter-Aufbau – die wichtigsten Elemente im Überblick
Im Bestfall ist jeder Newsletter nach dem gleichen Schema aufgebaut – Header, Hauptteil und Footer. Ergänzt wird das Ganze durch den Absendernamen im Postfach, den E-Mail-Betreff und den Preheader. Dieses Zusammenspiel aus den wichtigen Elementen in einem Mailing sollte gut durchdacht sein, denn der Aufbau ist entscheidend für den Erfolg Ihres Newsletters und sollte keinesfalls unterschätzt werden.
Ein gut strukturierter Newsletter-Aufbau trägt dazu bei, …
- den Blick Ihrer Leser:innen an die richtigen Stellen im Newsletter zu leiten
- einen Wiedererkennungswert für Ihre Marke und Ihren Newsletter zu schaffen
- die Motivation Ihrer Abonnent:innen zu steigern, den Newsletter vollständig zu lesen
👀 Schon gesehen? So werden Sie zum Newsletter-Profi
Das Thema Newsletterversand ist für Sie noch Neuland und Sie möchten sich die wichtigsten E-Mail-Marketing-Grundlagen und -Tipps gerne in einem kompakten Video anschauen? Kein Problem – unsere Content Managerin Wiebke erklärt Ihnen, wie Sie als Anfänger:in mit dem E-Mail-Marketing beginnen und im Nullkommanichts zum Profi werden. Film ab! 🎬
Video-Transkript öffnen
Kapitel 1: Intro
Ist E-Mail-Marketing nicht total veraltet? Legitime Frage – schließlich hat die E-Mail schon mehr als 50 Jahre auf dem Buckel. Ich möchte Ihnen heute zeigen, dass E-Mail-Marketing ganz und gar nicht tot und – im Gegenteil – sogar eine der effektivsten und beliebtesten Marketingmaßnahmen ist. Aber was ist E-Mail-Marketing überhaupt genau? Und wie fängt man damit an? Fragen über Fragen, die ich Ihnen heute beantworten werde. Hi, mein Name ist Wiebke und ich möchte Sie auf Ihrer Reise ins E-Mail-Marketing begleiten.
In diesem Video erfahren Sie die allerwichtigsten E-Mail-Marketing-Grundlagen, die Sie für den erfolgreichen Start brauchen. Zusammen schauen wir uns an, was E-Mail-Marketing genau ist, welche Vorteile es hat und welche Voraussetzungen Sie mitbringen sollten, um als Anfänger:in mit dem E-Mail-Marketing zu starten.
Außerdem werde ich erklären, wie Sie das richtige E-Mail-Marketing-Tool für sich finden und wie Sie Ihren Newsletter-Verteiler aufbauen können.
Bereit, mit E-Mail-Marketing durchzustarten? Los geht’s!
Kapitel 2: Definition: Was ist E-Mail-Marketing überhaupt?
E-Mail-Marketing ist eine der bekanntesten und beliebtesten Formen des Online-Marketings.
E-Mails – z. B. Newsletter – werden dabei dazu genutzt, eine Beziehung zur eigenen Zielgruppe aufzubauen und ihr verschiedene Werbebotschaften zukommen zu lassen. Und das bringt eine ganze Menge positiver Effekte mit sich:
Mit E-Mail-Marketing können Sie neue Kundinnen und Kunden gewinnen.
Wenn Sie das Interesse potenzieller Kundinnen und Kunden geweckt haben und diese z. B. von Ihrem Newsletter überzeugt haben, können Sie durch den E-Mail-Versand den Kontakt aufrechterhalten und ihr Interesse kontinuierlich durch geeignete Inhalte steigern – bis sie
letztendlich zu zahlenden Kundinnen und Kunden werden.
Außerdem hilft Newsletter-Marketing dabei, die Bindung Ihrer Kundinnen und Kunden zu Ihrem Unternehmen zu erhöhen.
Mit Marketing-E-Mails stellen Sie eine direkte Verbindung zu Ihren Kontakten her und erinnern sie immer wieder an Ihr Unternehmen. Wenn es Ihnen gelingt, mit Ihren Inhalten den Geschmack Ihrer Kontakte zu treffen, werden sie mit Ihren Mails – und langfristig mit Ihrer Marke – ein positives Gefühl verbinden.
E-Mails, die im Namen Ihres Unternehmens versendet werden, sind eine Art Sprachrohr. Das bietet Ihnen die große Chance, gezielt die Informationen zu verbreiten, die Ihnen wichtig sind. Sie können also aktiv dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen einen positiven Eindruck hinterlässt! Wiederkehrende E-Mails, die Ihren Unternehmensnamen, Ihre Produkte oder andere Markenzeichen enthalten, erhöhen Ihre Sichtbarkeit – und mit der Zeit auch Ihren Wiedererkennungswert.
Und das alles spiegelt sich natürlich auch in Ihrem Umsatz wider:
Marketing-Mails bieten eine Menge Möglichkeiten, Ihre Zielgruppe zu einem Einkauf zu motivieren, z. B. indem Sie Rabattcodes verschicken oder Sonderangebote promoten.
Aber Achtung: Eine der wichtigsten Grundregeln im E-Mail-Marketing ist, dass nur Personen angeschrieben werden dürfen, die vorher ausdrücklich dem Erhalt der Mails zugestimmt haben.
Anstatt unerwünschte Spam-Nachrichten an tausende Menschen zu versenden, werden nur interessierte Kontakte individuell und zielgruppenorientiert kontaktiert. Zwischen unrechtmäßigen Spam-Mails und datenschutzkonformen und interessenbasierten E-Mails liegt also ein meilenweiter Unterschied.
Damit haben wir das erste Vorurteil – nämlich dass Newsletter doch nur Spam-Mails sind – aus dem Weg geräumt. Kommen wir direkt zum nächsten: Lohnt sich E-Mail-Marketing heute überhaupt noch?
Kapitel 3: Lohnt sich E-Mail-Marketing heute noch? (Kapitelüberschrift einblenden und hervorheben)
TikTok, Pinterest, Instagram… Klar: E-Mail-Marketing ist nicht die neueste Werbemaßnahme. Allerdings steht sie Werbeformen wie Social Media Marketing oder Suchmaschinenwerbung in nichts nach – E-Mail-Marketing ist vielmehr die ideale Ergänzung. Es ist ohnehin ratsam, verschiedene Kommunikationskanäle miteinander zu kombinieren, um möglichst viele Menschen zu erreichen.
Eine Studie des Handelsverbandes Deutschland hat gezeigt, dass E-Mails und Newsletter immer noch der zweitbeliebteste Kanal für die Kommunikation zwischen Verbrauchern und Unternehmen sind. Nur der persönliche Kontakt steht noch höher im Kurs.
Deshalb entdecken auch immer mehr Unternehmen E-Mail-Marketing für sich. Genau zu diesem Thema haben wir eine Umfrage durchgeführt und herausgefunden, dass über 90 Prozent der knapp 800 befragten Unternehmen E-Mails für Marketingzwecke nutzen. Ein Großteil der Befragten gab an, dass die Relevanz von E-Mail-Marketing aus ihrer Sicht gestiegen ist, und viele gehen davon aus, dass sie sogar noch weiter wachsen wird.
Wenn Sie Lust haben, unsere Studie ganz in Ruhe zu lesen, folgen Sie gerne dem Link in der Videobeschreibung.
Kapitel 4: Vorteile von E-Mail-Marketing
Aber warum genau ist E-Mail-Marketing so beliebt? Lassen Sie uns einen Blick auf die Vorteile des Marketing-Kanals werfen.
Im Vergleich zu anderen Marketing-Kanälen überzeugt E-Mail-Marketing durch günstige und transparente Preise. Mit der Newsletter-Software von rapidmail können Sie beispielsweise schon mit 15 € monatlich starten! Und das investierte Geld lohnt sich:
E-Mail-Marketing hat einen besonders guten Return-on-Investment (ROI). Das heißt konkret: Jeder Euro, der für E-Mail-Marketing eingesetzt wird, bringt durchschnittlich 44 € ein. Damit ist E-Mail-Marketing der Werbekanal mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis!
Falls Sie nun denken, Sie hätten zu wenig Personal und Zeit oder nicht die nötigen Vorkenntnisse, um selbst mit E-Mail-Marketing zu starten, kann ich Sie beruhigen. Mithilfe von einem professionellen E-Mail-Marketing-Tool können Sie Ihre Mails wirklich schnell und vor allem einfach erstellen und gestalten – und im Anschluss an beliebig viele Kontakte gleichzeitig versenden.
Mit der richtigen Newsletter-Software haben Sie Zugriff auf praktische Funktionen, die den Zeitaufwand im E-Mail-Marketing minimieren, wie z. B. einen Drag-and-Drop Editor, stylische Design-Vorlagen, die sich automatisch an Ihr Unternehmensdesign anpassen, oder die Möglichkeit, Bilder direkt im Tool zu bearbeiten.
E-Mails haben eine riesige Reichweite – fast jeder Mensch hat mindestens eine E-Mail-Adresse.
Gleichzeitig können Sie Ihre Kontakte quasi jederzeit und überall per E-Mail erreichen – schließlich werden E-Mails heutzutage nicht nur auf dem Computer gelesen, sondern auch unterwegs auf Smartphones oder Tablets.
Und Ihre Empfängerinnen und Empfänger müssen nicht mal aktiv in ihre Postfächer schauen, sondern werden über Push-Benachrichtigungen automatisch aufmerksam auf neue E-Mails.
Auf diese Weise können Sie gezielt planen, wann und unter welchen Umständen Sie Ihre Zielgruppe erreichen möchten. Lieber morgens auf dem Weg zur Arbeit, während der Arbeitszeit oder beim Entspannen nach Feierabend?
Sie wissen bereits, dass im datenschutzkonformen E-Mail-Marketing nur Personen angeschrieben werden dürfen, die das auch möchten. Das könnte im ersten Moment vielleicht nach einer lästigen Einschränkung klingen – ist es aber keinesfalls!
Denn durch die Einwilligung landen nur die Kontakte in Ihrer Liste, die überhaupt an Ihrer Marke und Werbung interessiert sind. Sie treten so als vertrauens- und glaubwürdiges Unternehmen auf und vermeiden hohe Streuverluste, da Sie Ihr Werbebudget nicht an Personen „verpulvern“, die ohnehin kein Interesse an Ihren Produkten und Angeboten haben.
Hinzu kommt, dass Sie im E-Mail-Marketing die Interessierten über eine Anredeformel, die sich automatisch mit den Empfängerdaten füllt, sogar namentlich ansprechen können – und das schafft eine persönliche, vertrauensvolle Kommunikationsbasis.
Es ist ganz einfach möglich, Kundendaten wie Name, Wohnort, Geschlecht, Einkaufsverhalten und Interessen zu nutzen und Ihre Mails so individuell auf jeden einzelnen Kontakt zuzuschneiden.
Noch besser wäre es, die Mails nicht nur inhaltlich auf Ihre Kontakte anzupassen, sondern die Botschaften auch immer zur richtigen Zeit in die Postfächer zu schicken? Das geht – dank automatisierter E-Mails.
Diese werden entweder durch eine bestimmte Handlung der Kontakte ausgelöst (z. B. durch die Anmeldung zu Ihrem Newsletter) oder zu einem festgelegten Zeitpunkt (z. B. am 30.11. oder in einem Abstand von 5 Tagen) versendet.
So könnte ein Onlineshop für Babys und Kinder seinen Kundinnen und Kunden 1 Jahr nach der Bestellung eines Kinderwagens ein Mailing mit Lauflernrädern schicken und so optimal auf die aktuelle Situation dieser Kontakte eingehen.
Die E-Mails werden aber nicht einfach nur ins Blaue hinein verschickt. Sie können direkt im Anschluss an den Versand beobachten und messen, wie erfolgreich ihre Mails sind.
Im E-Mail-Marketing werden nämlich kontinuierlich wichtige Kennzahlen erhoben, die etwas darüber aussagen, ob und wie gut die Mails bei Ihrer Zielgruppe ankommen.
So können Sie z. B. überprüfen, bei wie vielen Kontakten die Mails zugestellt werden und wie viele sie öffnen und einen Link in der Mail anklicken. Mit einem zusätzlichen Tracking-Tool wie z. B. Google Analytics können Sie auch herausfinden, wie viel Umsatz eine Mail generiert hat. Falls Ihre Zahlen hierbei noch zu wünschen übrig lassen, können Sie die Marketing-Mails mit einfachen Kniffen optimieren.
Konnten diese ganzen Vorteile Sie davon überzeugen, auch ins E-Mail-Marketing einzusteigen? Dann erkläre ich Ihnen jetzt, wie Sie starten können.
Kapitel 5: Voraussetzungen: Wie kann ich als Anfänger:in mit E-Mail-Marketing starten?
Sie benötigen nur 3 simple Voraussetzungen: Ein E-Mail-Marketing-Tool, mit dem Sie Ihre E-Mails erstellen und versenden; eine Website, auf der Sie ein Anmeldeformular platzieren können, und Website-Besucher bzw. Kontakte, die Sie zukünftig anschreiben.
Warum braucht man aber ein spezielles E-Mail-Marketing-Tool? Prinzipiell wäre es schon möglich, auch mit einem Mail-Provider wie Outlook Marketing-Mails zu verschicken – empfehlenswert ist das aber nicht, da es diesen Programmen an der richtigen Versand-Infrastruktur für eine große Empfängergruppe und anderen wichtigen Funktionen fehlt, wie z. B. der Empfängerverwaltung, vielfältigen Designoptionen oder Darstellungstests der Mails.
Damit Sie all die Vorteile des E-Mail-Marketings ausschöpfen können – also z. B. die einfache und schnelle Erstellung der Mails, die Personalisierbarkeit oder Auswertungsoptionen, benötigen Sie also professionelle Anwendungen, die extra dafür gemacht wurden.
Kapitel 6: Wie finde ich das Tool, das am besten zu mir passt?
Die Auswahl eines E-Mail-Marketing-Tools ist jedoch nicht ganz so simpel, schließlich gibt es auf dem Markt unzählige Anbieter. Um herauszufinden, welches Tool zu Ihrem Unternehmen passt, sollten Sie sich zunächst eine Übersicht darüber verschaffen, welche Ansprüche Sie an Ihr ideales E-Mail-Marketing-Tool haben.
Ich würde Ihnen empfehlen, sich erstmal grundlegend zu überlegen, ob Sie sehr umfangreiche Funktionen benötigen oder ob Ihnen eine einfache Bedienbarkeit der wichtigsten Grundfunktionen wichtiger ist.
Dann sollten Sie auch auf das Datenschutzniveau der in Frage kommenden Tools achten. Und meiner Meinung nach sollte man auch beim Support keine Abstriche machen, da es total viel wert ist, schnell kompetente Hilfe zu erhalten, wenn man mal nicht weiterkommt.
In der Videobeschreibung finden Sie einen Link zu unserem Tool-Vergleich: Da haben wir ein paar beliebte Tools unter die Lupe genommen und deren Funktionen, Datenschutzniveau, aber auch die Preise und andere wichtige Entscheidungskriterien miteinander verglichen. Vielleicht hilft Ihnen das ein wenig bei der Entscheidung für Ihr E-Mail-Marketing-Tool.
Kapitel 7: Wie baue ich als Anfänger:in einen Verteiler für meine Marketing-E-Mails auf?
So, wenn Sie sich für ein Tool für Ihr E-Mail-Marketing entschieden haben, können Sie sich um Ihre Kontakte kümmern. Wie baut man aber einen Verteiler für Newsletter auf?
Wenn Sie als Einsteiger oder Einsteigerin mit dem E-Mail-Marketing beginnen, haben Sie vermutlich noch keinen riesigen Mail-Verteiler. Aber mit den richtigen Schritten ist es gar nicht so schwer, die eigene Kontaktliste Stück für Stück aufzubauen.
Mit einem Schlag eine große Liste mit E-Mail-Adressen zu kaufen, ist übrigens gar keine gute Idee. Diese gekauften Kontakte anzuschreiben, ist rechtswidrig, weil sie Ihnen nicht die Erlaubnis dazu erteilt haben. Außerdem ist ihr Interesse an Ihren Botschaften vermutlich ohnehin sehr gering. Viel sicherer und sinnvoller ist es, Kontakte zu sammeln, die ehrliches Interesse an Ihrem Unternehmen und Ihren Produkten oder Dienstleistungen haben.
Sie müssen also Personen dazu bewegen, sich freiwillig für Ihren Newsletter anzumelden. Am einfachsten funktioniert das mit einem Anmeldeformular auf Ihrer Website.
Dieses Formular können Sie mithilfe Ihrer E-Mail-Marketing-Software ganz einfach erstellen. Wenn sich dann Website-Besucher:innen in das Formular eintragen, werden die Daten
automatisch in Ihre Kontaktliste in der Software übernommen.
Dafür muss allerdings klar ersichtlich sein, warum sich die Anmeldung lohnt – warum sollten potenzielle Kontakte sonst überhaupt ihre Daten angeben? Sie sollten sich also überlegen, welche Anreize das Interesse Ihrer Zielgruppe für die Mails wecken könnten.
Sie könnten dafür besondere Angebote nutzen, z. B. einen Rabattcode oder einen früheren Zugang zu neuen Produkten ermöglichen. Es kann aber auch schon ausreichen, wenn Sie deutlich machen, dass Interessierte dank Ihres Newsletters immer auf dem Laufenden über neue Kollektionen, neues Hilfsmaterial, aktuelle Events, Gewinnspiele oder auch spannende interne News bleiben.
Falls durch Ihre Website noch nicht genug Leute über Ihr Anmeldeformular stolpern, können Sie auch über andere Kanäle für Ihren Newsletter werben. Dafür können Sie z. B. die sozialen Medien nutzen. Aber auch offline können Sie mit Schildern und Plakaten auf Ihren Newsletter aufmerksam machen. Beim Aufbau Ihres Verteilers ist aber ein wenig Geduld gefragt – die Kontaktliste wird sich langsam Stück für Stück aufbauen.
Kapitel 8: Fazit: Wie geht’s jetzt weiter?
So, damit haben wir auch schon alle E-Mail-Marketing-Basics besprochen und Sie sind im Prinzip startklar, Ihren ersten Newsletter zu erstellen und an Ihre Kontakte zu versenden. In unserem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie das mit rapidmail geht.
Danke fürs Zuschauen und bis zum nächsten Mal!
1. Das Absenderprofil: Der erste Eindruck zählt
Wenn Ihre Empfänger:innen ihr E-Mail-Postfach auf neue Mails überprüfen, fallen ihnen beim Durchschauen der erhaltenen Nachrichten logischerweise zuerst die Absender-Namen und die Betreffzeilen ins Auge. Ein seriöses Absenderprofil gehört daher zu den wichtigen Bestandteilen eines Newsletters, da es zusammen mit der Betreffzeile die Entscheidung Ihrer Abonnent:innen beeinflusst, ob sie die E-Mail öffnen oder nicht.
Ein gelungenes Absenderprofil besteht aus der E-Mail-Absenderadresse sowie dem Namen des Versenders bzw. der Versenderin. Weil das Absenderprofil die Entscheidung mit beeinflusst, ob Ihre Newsletter geöffnet werden, ist es besonders wichtig, sich für einen seriösen Absendernamen und eine zuverlässige E-Mail-Absenderadresse zu entscheiden.
Newsletter-Absenderadresse
Anstatt über eine wenig aussagekräftige „Noreply”-Adresse (z. B. noreply@firma-xyz.de) zu versenden, raten wir Ihnen zu einer Absenderadresse mit Mitarbeiter-. Abteilungs- oder Firmennamen (z. B. marketing@firma-xyz.de). Viele Unternehmen nutzen auch eine eigens dafür eingerichtete Absenderadresse wie z. B. newsletter@firma-xyz.de.
Das hat den Vorteil, dass Ihr Newsletter einerseits sofort Ihrem Unternehmen zuordenbar ist, andererseits wird er nicht fälschlicherweise als unerwünschte Werbung bzw. Spam eingestuft. Zusätzlich können Ihre Empfänger:innen bei Rückfragen direkt über die Antwortfunktion ihres E-Mail-Programms Kontakt aufnehmen, wohingegen sie bei einer Noreply-Adresse erst noch nach einer Möglichkeit zur Kontaktaufnahme suchen müssen.
Newsletter-Absendername
Beim Absendernamen bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie einfach Ihre Firma oder z. B. den Namen der zuständigen Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters angeben. Inzwischen sieht man für regelmäßig versendete Newsletter auch häufig eine Kombination aus beidem. Wenn Sie unserem regelmäßigen rapidmail Newsletter aufmerksam folgen, ist Ihnen bestimmt schon aufgefallen, dass dieser von „Julia von rapidmail” versendet wird. Unserer Erfahrung nach kommt ein kombinierter Absendername aus Vorname und Firmenname am besten bei (unseren) Empfänger:innen an.
❗ Aber Vorsicht:
Welcher Absendername im Falle Ihrer Zielgruppe, Ihrer Branche und für Ihr gewähltes Newsletter-Thema am besten ankommt, müssen Sie für Ihren Newsletter selbst herausfinden. Am besten eignet sich dazu ein A/B-Test mithilfe Ihrer Newsletter-Software. Mit diesem können Sie anfangs verschiedene Absenderprofile auf die Reaktionen Ihrer Empfänger:innen hin testen:
2. Den Newsletter-Betreff gekonnt in Szene setzen: erster Berührungspunkt im Postfach
Zu einem gelungenen Newsletter-Aufbau gehört auch eine gut durchdachte Betreffzeile. Sie setzt Ihren Newsletter im Postfach gekonnt in Szene. Deshalb steckt hinter der Betreffzeile eines Newsletters meist mehr Reflexion und Raffinesse, als man auf den ersten Blick vermutet. Das hat auch seine Gründe: Die Formulierung der Betreffzeile ist zusammen mit anderen Kriterien nicht nur ausschlaggebend dafür, ob Ihr Newsletter überhaupt im Mail-Postfach Ihrer Kontakte ankommt oder als Spam eingestuft wird. Sie entscheidet auch, ob diese ihn öffnen oder direkt über den Löschen-Button aussortieren.
💡rapidtipp:
Abonnent:innen im Postfach mit Betreffzeilen wie: ‘UMSONST’, ‘Kostenlos’ und ‘Exklusiv nur für Sie und nur heute!!!’ ködern zu wollen, ist selten eine gute Idee. Im Worst Case können solche Betreffe sogar dazu führen, dass Sie von E-Mail-Programmen als Spam-Versender:in eingestuft werden und Ihre Newsletter-Zustellbarkeit darunter leidet. Wir empfehlen Ihnen deshalb, bereits im Betreff kreativ und konkret anzuteasern, was die Empfänger:innen im Newsletter erwarten wird. Rabatte und Sonderaktionen können im Betreff z. B. als „Unser Geschenk für dich” oder „Eine Überraschung wartet auf dich” verpackt werden.
Nehmen Sie sich die Zeit, um genau zu überlegen, wie Sie im Betreff das Interesse Ihrer Abonnent:innen wecken können.
Ihr Newsletter-Betreff sollte auf jeden Fall…
- …kurz und knackig sein:
Je nachdem, welchen E-Mail-Client und welches Endgerät Ihre Leser:innen nutzen, wird ihnen nur eine begrenzte Zeichenanzahl des Betreffs angezeigt. Auf vielen mobilen Geräten wird Ihnen schon nach etwa 35 Zeichen das Wort abgeschnitten. Halten Sie sich daher kurz und setzen Sie die wichtigsten Schlüsselwörter an den Anfang des Betreffs. Versuchen Sie, durch eine kreative Formulierung, die Lust auf mehr macht, sich von den Newslettern Ihrer Mitbewerber abzuheben. Neben kreativen Formulierungen können Sie auch Emojis nutzen, um Ihren Newsletter bzw. die Betreffzeile im Postfach der Abonnent:innen herausstechen zu lassen. Meiden Sie nichtssagende Betreffe wie „Newsletter Mai 2022 rapidmail GmbH”.
- …keine Spam-Wörter oder Sonderzeichen enthalten:
Versuchen Sie „Rabatt”, „gratis” oder „Spezial-Angebot” im Newsletter-Betreff zu vermeiden und kreative Alternativen zu finden, um die Leser:innen auf Ihre tollen Schnäppchen aufmerksam zu machen. - …Ihre Empfänger:innen persönlich ansprechen:
Mit den meisten Newsletter-Tools wie rapidmail können Sie Ihren Betreff personalisieren. Das heißt, Sie können z. B. den Vor- oder Nachnamen Ihrer Empfänger:innen in die Betreffzeile einbauen und so einen persönlichen Bezug herstellen.
Liegen Ihnen weitere Informationen zu Ihren Abonnent:innen vor, z. B. Präferenzen, die sie bei der Newsletter-Anmeldung angegeben haben, können Sie diese personalisiert in den Betreff einbauen. Damit können Sie sich super von den Newslettern Ihrer Mitbewerber abheben! Gleichzeitig schafft das Vertrauen bei Ihren Kontakten: Denn Spam-Versender:innen, die ihre E-Mail-Adressen eventuell sogar gekauft haben, liegt die Präferenz der Adressaten normalerweise nicht vor.
❗ Aber Vorsicht:
Auch wenn sich die persönliche Ansprache im Betreff hervorragend dazu eignet, die Aufmerksamkeit Ihrer Empfänger:innen zu wecken, sollten Sie nur in gesundem Maße davon Gebrauch machen. Und ausschließlich bei lockeren Formulierungen, bei denen die Personalisierung nicht künstlich wirkt. Achten Sie außerdem unbedingt darauf, dass der Betreff auch bei den Empfänger:innen richtig dargestellt wird, für die Sie keine Informationen zum Wohnort vorliegen haben!
- …vorher getestet werden:
Gehen Sie lieber auf Nummer sicher und probieren Sie vor dem Hauptversand mithilfe eines A/B-Tests erst einmal zwei verschiedene Betreff-Varianten an einem kleinen Anteil Ihrer Empfänger:innen aus.
3. Der Preheader: Platz für eine Newsletter-Preview
Kommen wir zum nächsten Element einer erfolgreichen Newsletter-Struktur:
Viele E-Mail-Clients zeigen vor allem bei Smartphones neben dem Absender und Betreff eines Newsletters auch den sogenannten „Preheader” im Posteingang der Empfänger:innen an. Diese kurze Vorschau wird normalerweise automatisch aus den ersten Textzeilen der E-Mail übernommen. Mit rapidmail und vielen anderen Newsletter-Programmen können Sie unabhängig vom Textinhalt Ihres Newsletters eine Formulierung für den Preheader festlegen. So umgehen Sie eventuelle Wiederholungen aus dem Newsletter-Betreff und der Überschrift, die sonst vielleicht automatisch als Preheader angezeigt wird.
Der Preheader eignet sich bestens, um darin zusätzliche Informationen und Ergänzungen zum Betreff unterzubringen, die das Interesse Ihrer Empfänger:innen am restlichen Newsletter wachsen lassen. Er hilft den Leser:innen dabei, zu entscheiden, ob ein Newsletter für sie lesenswert ist oder nicht. Er kann deshalb bereits im Posteingang einen wichtigen Einfluss darauf haben, ob die E-Mail geöffnet wird.
Sie sollten den Betreff und den Preheader als Partner betrachten: Gemeinsam stärken sie sich und können das Beste aus dem ersten Eindruck herausholen, den Ihr Newsletter auf Ihre Zielgruppe macht. Der Preheader kann den Betreff um die richtigen Informationen ergänzen, die er braucht, um das Newsletter-Thema spannend anzuteasern.
Wer das volle Potenzial aus seinem Preheader herausholen möchte, kann auch hier mit einer Personalisierungs-Option arbeiten und die Leserin oder den Leser noch gezielter ansprechen.
Absender, Betreff und Preheader entscheiden, ob Ihr Newsletter geöffnet wird und sind damit die Basis für seinen Erfolg. Schenken Sie daher allen drei Elementen besondere Aufmerksamkeit!
🧐 Wie lang darf der Preheader sein?
Je nach E-Mail-Client werden im Preheader unterschiedlich viele Zeichen angezeigt. Damit er bei keinem Empfänger:innen abgeschnitten wird, empfehlen wir eine Preheader-Länge von maximal 80 Zeichen.
4. Mit der Newsletter-Kopfzeile (Header) den Nagel auf den Kopf treffen
Die erste Hürde eines sinnvollen Aufbaus Ihrer E-Mails ist gemeistert: Die Empfänger:innen haben den Newsletter geöffnet!
Jetzt gilt es, sie in den ersten Sekunden davon zu überzeugen, sich die Zeit zu nehmen, den gesamten Newsletter durchzulesen. Das heißt, der oberste Bereich der E-Mail, die sogenannte Kopfzeile oder auch „Header”, muss genug Pep haben!
Der Header ist ein Element im Newsletter, das immer ähnlich aufgebaut ist und dementsprechend dieselben Bestandteile hat. Als Versender:in haben Sie die Möglichkeit, mit einem Newsletter-Tool wie rapidmail Ihren Wunsch-Header mit den nötigen Informationen zu erstellen und diesen als Element zu speichern. Nun müssen Sie diesen nicht jedes Mal aufs Neue für die folgenden Newsletter erstellen – der Header kann einfach per Drag-and-Drop im Newsletter platziert und einfach durch ein neues Headerbild aktualisiert werden.
Das Firmenlogo
Ein typisches Element, das in keiner Newsletter-Kopfzeile fehlen darf, ist das verlinkte Firmenlogo, Es hilft Leser:innen dabei, sofort zuordnen zu können, zu welchem Unternehmen der Newsletter gehört. Das schafft Vertrauen bei Ihren Abonnent:innen und sorgt für Seriosität für Ihr Unternehmen in Ihren Mailings.Das Logo eignet sich außerdem besonders gut dafür, um Ihre Website oder Ihren Onlineshop im Newsletter zu verlinken. Viele Abonnent:innen tendieren dazu, auf Bilder und Logos im Mailing zu klicken. So kann der Header inklusive Logo dafür sorgen, dass Abonnent:innen auf Ihre Website gelangen und bringt sie an das von Ihnen gewünschte Ziel, wenn Sie mit Ihrem Newsletter beispielsweise eine Verkaufsabsicht verfolgen. Um ganz genau herauszufinden, wo in Ihrem Mailing die Ihre Empfänger:innen klicken, lohnt es sich einen Blick auf die Klickmap aus der Newsletter-Statistik in Ihrem rapidmail-Konto zu werfen.
Das richtige Headerbild und die passende Überschrift
Das nächste nicht zu unterschätzende Element ist das ansprechende und farbige Headerbild. In vielen Newslettern findet sich zudem auf dem Headerbild der Name des Newsletters und eine Überschrift, die voller Energie steckt und sofort erkennen lässt,wovon die Leser:innen profitieren, wenn sie den Rest des Newsletters lesen.
Bilder sagen mehr als tausend Worte – der Header ist der erste größere, visuelle Touchpoint, den die Leser:innen mit Ihrem Newsletter haben. Gefällt ihnen das Headerbild, wollen sie weiterlesen. Es sollte also einfallsreich und passend zum Newsletter-Inhalt gewählt sein. Je nach Inhalt des Mailings bietet es sich an, ein, zwei wichtige Informationen auf dem Bild zu platzieren. So zieht sich ein roter Themenfaden durch den Betreff, den Preheader und nun auch ihr Headerbild und nimmt die Leser:innen an die Hand.
💡rapidtipp:
Damit Ihr Newsletter und vor allem das Headerbild auf jedem Gerät und von jedem E-Mail-Anbieter in guter Qualität angezeigt werden, sollten Sie unbedingt darauf achten, nur hochauflösende Bilder im Mailing zu verwenden. Bei rapidmail steht Ihnen eine Datenbank mit über 1,5 Millionen kostenlosen Bildern zur Verfügung. Mit dem integrierten Bildeditor können Sie Ihre Newsletter-Bilder noch nach Belieben bearbeiten und stylen.
Als Alternative zu einem statischen Headerbild können Sie auch ein animiertes GIF am Anfang Ihres Newsletters platzieren. Das weckt noch mehr die Aufmerksamkeit Ihrer Leser:innen! Auch hier können Sie mit Grafiken und anderen Design-Elementen das gewisse Etwas aus Ihrem animierten Header holen und eine Prise Unternehmensfarben hinterlassen.
Bei der Newsletter-Überschrift können Sie ruhig ein wenig kreativ werden, solange es zu Ihrem Unternehmen und dem restlichen Newsletter-Design passt. Mit den neuen Webfonts im rapidmail Editor können Sie sich aus über 40 Schriftarten eine passende aussuchen, um Ihrem Header ein kreatives Highlight zu verleihen oder um Ihre Markenbotschaft bzw. die Kernaussage Ihres Newsletters zu platzieren.
Das kann zusätzlich im Header integriert werden:
- eine Navigationsleiste
- ein überschaubares Menü
- ein Link, um zur Online-Version zu gelangen
- usw.
5. Der Hauptteil des Newsletters: Darauf kommt’s an
Newsletter-Inhalt
Jetzt geht’s ans Eingemachte: In den Hauptteil kommt der eigentliche Newsletter-Inhalt, also das, was Sie Ihren Empfänger:innen sagen möchten. Der Grund, weshalb Sie überhaupt erst den Newsletter online erstellt und versendet haben.
Eine persönliche Anrede ist die Kirsche auf der Sahne – starten Sie erst einmal mit einer individuellen Begrüßung. Sagen Sie hallo, anstatt gleich in die Vollen zu gehen. Schließlich lesen bestimmt auch Sie lieber Newsletter, die Sie mit Ihrem Vor- oder Nachnamen ansprechen, statt mit einem allgemeinen „Liebe Leserinnen und Leser‟. Ganz abgesehen davon, dass „Liebe Lisa“ nicht nur optisch schöner ist, kann eine Personalisierung im Newsletter sogar maßgeblich zum Erfolg der Kampagne beitragen.
Beschreiben Sie danach in wenigen Absätzen und kurzen, leicht verständlichen Sätzen, weshalb Sie Ihre Empfänger:innen kontaktieren:
- Haben Sie ein interessantes Angebot für sie?
- Gibt es ein spannendes Event oder wichtige (interne) Neuigkeiten, die Ihre Leser:innen nicht verpassen sollten?
- Gibt es interessante Blogbeiträge, die Sie mit Ihren Leser:innen teilen möchten? Der Newsletter eignet sich ideal, um das Thema ansprechend einzuleiten und auf den Blog zu verweisen
Je nach Unternehmen und Branche gibt es zahlreiche geeignete Newsletter-Anlässe, um ein Mailing zu versenden.
🧐 Was gilt es zu beachten?
Grundsätzlich gilt, dass Sie einen Newsletter nur versenden sollten, wenn Sie auch wirklich etwas zu berichten haben. Wenn Sie einen Newsletter nach dem anderen versenden, ohne dass dieser einen wirklichen Mehrwert für Ihre Abonnent:innen hat, bringt Ihnen selbst der schönste Newsletter-Aufbau nichts mehr. Als Versender:in ist es deshalb wichtig, die richtige Balance zwischen Newsletter-Inhalt und Versandfrequenz zu finden.
Für jedes Thema, den Sie im Hauptteil Ihres Newsletters präsentieren, sollten Sie außerdem klickbare Elemente wie Call-to-Actions einbauen, der Ihre Empfänger:innen in Ihren Onlineshop oder auf Ihre Website leitet.
Das Auge liest mit: Design und Layout
Sie wissen nun, wie der Aufbau einer E-Mail aussehen sollte und worauf es vor allem inhaltlich ankommt. Jetzt geht’s ans Eingemachte, denn schließlich (Achtung, schlechtes Wortspiel!) liest auch das Auge mit:
Sorgen Sie auch mit ein paar grafischen Elementen oder Bildern für ein bisschen Abwechslung für das Leserauge. Mit einem minimalistischen Design mit einigen auffallenden, farblichen Akzenten und passend ausgewählten Design-Elementen setzen Sie Ihre Inhalte gekonnt in Szene. Folgende Elemente passen super in ein simples, aber effektives E-Mail-Layout:
- Alternative Webfonts: Unterschätzen Sie niemals die Macht von Überschriften – vor allem im Newsletter ziehen sie viel Aufmerksamkeit auf sich, sorgen für eine zusätzliche Struktur im Newsletter und unterstützen wesentlich den Lesefluss der Abonnent:innen. Gerade wenn Sie für den Fließtext in Ihrem Mailing eine klassische Schrift wie Arial verwenden, können Sie ruhig bei den Überschriften kreativer werden.
- Hochauflösende Bilder: Nicht nur im Header, sondern auch im restlichen Teil Ihres Mailings sollten Sie unbedingt darauf achten, nur hochauflösende Bilder zu verwenden. So stellen Sie sicher, dass Ihr Newsletter auf jedem Endgerät und von jedem E-Mail-Anbieter ansprechend angezeigt wird.
- Der Text: Die Größe des Textes sollte auf keinen Fall über- oder unterschätzt werden. Oft ist bei der Newsletter-Erstellung am Computer nicht klar, wie das Mailing im Endeffekt auf dem Endgerät Ihrer Leserinnen und Leser ausschaut. Eine Schriftgröße von 12 pt. bis 15 pt eignet sich besonders gut, da sie auf allen Geräten gut angezeigt und für die meisten Menschen gut lesbar ist. Grundsätzlich können Sie sich im rapidmail-Editor immer die Vorschau anzeigen lassen oder einen Testversand starten, um auf Nummer sicher sicher zu gehen.
- Klickbare Elemente: Ein Call-to-Action-Button sieht in Mailing nicht nur gut aus – richtig platziert und sinnvoll beschriftet kann er zu neuen Leads, Kaufabschlüssen oder neuen Kund:innen führen.
- Ausrichtung im Mailing: Um sicherzugehen, dass Ihr Mailing korrekt auf allen Endgeräten angezeigt wird, empfiehlt sich ein einspaltiges Design für Ihre Newsletter-Struktur. Haben Sie sich für ein mehrspaltiges E-Mail-Design entschieden, so können Sie im Vorschau-Modus des Editors prüfen, wie dieses z. B. auf einem Handy angezeigt wird. Durch das automatisch aktivierte Responsive Design im rapidmail Editor wird das Newsletter-Design an die Bildschirmbreite des Ausgabegeräts angepasst. Alternativ können Leser:innen über den Link zu Webview den kompletten Newsletter wie von Ihnen gewünscht angezeigt bekommen.
Zusammenfassend kann man also sagen, dass ein schlichtes, aber durchdachtes Newsletter-Design ein guter Grundstein für Ihre Newsletter-Struktur ist. Perfektioniert wird das Mailing dann mit Elementen in den Farben Ihres Unternehmens sowie klickbaren Elementen. Achten Sie dabei aber unbedingt auf ein angemessenes Text-Bild-Verhältnis, damit Ihr Newsletter nicht zu überladen wirkt.
6. Von Kopf bis Footer: die Fußzeile
Last but not least im Newsletter-Aufbau: die Fußzeile, auch „Footer” genannt. Gerade weil sie am Ende eines Newsletters steht, wird die Relevanz der Fußzeile oft unterschätzt. Genau wie der Heade rbehält der Footer sein Design von Newsletter zu Newsletter bei und kann deshalb ebenfalls als eigenes Element im rapidmail Editor gespeichert werden. In vielen Fällen hebt er sich vom restlichen Newsletter-Design ab und hat z. B. eine andere Farbe als der restliche Teil der Mail.
Neben einigen „Must-haves” gibt es auch „Want-to-haves” im Footer, die Sie bei dem Aufbau Ihrer E-Mail nicht außer Acht lassen sollten.
Werfen wir als Erstes einen Blick auf die Must-haves, die wegen der rechtlichen Vorgaben im Newsletter enthalten sein müssen:
- Die E-Mail-Signatur ist ein kleiner Textblock am Ende der E-Mail, der mit Kontaktdaten und wichtigen Informationen zum Absender bzw. zur Absenderin versehen ist. Dazu zählt zum Beispiel der Firmenname sowie die die Unternehmensform.
- Ein Abmeldelink muss ebenfalls laut DSGVO in jedem Mailing als Möglichkeit, das Werbeeinverständnis zurückzuziehen, enthalten sein. Hierfür eignet sich der Footer hervorragend.
Den Platz in der Fußzeile Ihres Newsletters können Sie zusätzlich nutzen, um besondere Extras im Mailing zu platzieren:
- Wie wäre es z. B. mit einer eingebauten E-Mail-Umfrage? Das hilft Ihnen erstens dabei, Ihre Leser:innen besser kennenzulernen und zweitens noch zielgruppengerechteren Content zu versenden. Langfristig gesehen können Sie so Newsletter-Abmeldungen vermeiden.
- Im rapidmail Editor stehen Ihnen über 50 neue Social Media Icons zur Verfügung. Neben den bekannten Plattformen Social-Media-Plattformen Instagram und Facebook können jetzt auch z. B. Lieferando, TripAdvisor oder Spotify hinzugefügt werden. So können Sie als Versender:in Ihren Newsletter auch dafür hernehmen, um auf weiteren relevanten Plattformen mit Ihren Empfänger:innen in Kontakt zu bleiben!
- Ob als Fließtext oder ebenfalls als Icon – informieren Sie Ihre Empfänger:innen im Footer über Ihre Öffnungszeiten bzw. Kontaktmöglichkeiten.
💡 rapidtipp:
Etwa die Hälfte aller Mailings werden mobil geöffnet. Gerade deshalb sollte die Darstellung auf allen Endgeräten korrekt und ansprechend sein. Fachlich spricht man von einer responsiven Darstellung, wenn sich der Inhalt eines Mailings an die Bildschirmgröße anpasst und auch das Design dementsprechend angezeigt wird. Mit rapidmail werden alle Ihre Newsletter automatisch responsiv dargestellt!
7. Fazit: Aus diesen Elementen ist ein Newsletter aufgebaut
Beispiel für einen gelungenen Newsletter-Aufbau
Die Struktur eines Newsletters lässt sich grob in drei Teile einteilen: den Header bzw. den Kopfbereich, den Inhaltsbereich und den Footer am Ende eines jeden Mailings. Der erste Berührungspunkt zwischen Leser:innen und Newsletter ist der Absendername, der Betreff und der Preheader im E-Mail-Postfach. Sie sollten deshalb seriös gewählt und ansprechend gestaltet sein, um die Abonnent:innen dazu zu bringen, das Mailing zu öffnen. Neben einem simplen, aber kreativen Design im Newsletter, sollten vor allem die rechtlichen Vorgaben für den Newsletterversand eingehalten werden, um risikofrei versenden zu können.
8. Bonus: An alles gedacht? Kostenlose Checkliste für den Newsletterversand
Absenderprofil – check, Betreffzeile – check, … Damit vor dem Versand nichts schief gehen kann, haben wir den optimalen Newsletter-Aufbau als Checkliste für Sie vorbereitet!
Sie können das interaktive PDF-Dokument ganz einfach kostenlos herunterladen und per Mausklick abhaken, während Sie Ihren Newsletter Stück für Stück aufbauen. ✅
Übrigens: Mithilfe der Checkliste können Sie nicht nur die inneren Werte – also den Aufbau Ihres Newsletters – überprüfen, sondern auch sichergehen, dass das „Drumherum“ stimmt, wie z. B. Ihre Empfängerliste.
Wir wünschen Ihnen ganz viel Spaß beim Checken Ihres Newsletter-Aufbaus!
Newsletter-Checkliste kostenlos herunterladen
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