Newsletter schreiben: 10 Tipps für richtig gute Texte

Einen Newsletter zu schreiben ist manchmal gar nicht so einfach! Man weiß zwar, was man seinen Leser:innen im Newsletter mitteilen möchte. Aber trotzdem sitzt man häufig vor dem Bildschirm wie vor einem weißen Blatt Papier und weiß nicht so recht, wie und wo man am besten anfängt. Das lässt sich ändern! Mithilfe unserer 10 Tipps können Sie im Handumdrehen gute Newsletter schreiben lernen – für Texte, die Ihre Abonnent:innen vor lauter Begeisterung auf den Call-to-Action-Button klicken lassen!

1. Mit einer knackigen Überschrift überzeugen

Der erste Eindruck zählt! Nachdem Sie sich einen ansprechenden Newsletter-Betreff überlegt haben und weitere spannende Infos zum Mailing-Thema in den E-Mail-Preheader gepackt haben, geht es ans Eingemachte – den eigentlichen Newsletter-Inhalt! 

Los geht’s mit dem ersten Schritt: Nachdem Sie das Interesse der Abonnent:innen mit der Betreffzeile geweckt haben, können Sie die Neugier mithilfe einer attraktiven Überschrift beim Öffnen der E-Mail verstärken! Überlegen Sie, was die Hauptaussage Ihres Newsletters sein soll und wie Sie diese kurz und knackig in einer packenden Newsletter-Überschrift zusammenfassen können.

Das hat den Vorteil, dass Ihre Leser:innen auf einen Blick sehen, um was es in Ihrem Newsletter geht. Überzeugt sie die Überschrift, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass sie sich die Zeit nehmen, den gesamten Newsletter-Text zu lesen!

Versuchen Sie, die Überschrift so kurz wie möglich zu halten – auch wenn es schwerfällt! Vermeiden Sie Textüberschriften, die sich über mehrere Zeilen erstrecken. Das kann schnell sehr aufdringlich wirken. Stattdessen können Sie mit einer Hauptüberschrift und einer Unterüberschrift arbeiten. Dabei sollten Sie die Hauptüberschrift durch eine größere Schriftgröße und Fettschrift oder durch einen auffallenden Webfont in den Fokus rücken. Das ermöglicht Ihnen, im Newsletter-Titel mehr Infos mit Ihren Abonnent:innen zu teilen, ohne dass sie die Überschrift visuell „erschlägt”.

2. Förmliche Newsletter-Texte waren gestern: Nähe schaffen ist heute!

Bitte persönlich nehmen! Bevor Sie die Einleitung Ihres Newsletters schreiben, empfiehlt es sich, Ihre Empfänger:innen individuell mit ihrem Namen zu begrüßen. Dadurch werden Sie als Unternehmen oder Marke für Ihre Kontakte nahbarer, da Ihre E-Mail direkt viel persönlicher wirkt.

Je nach Branche und Firma können unterschiedliche Begrüßungsformeln angebracht sein: Bei der Wahl zwischen „Sehr geehrte/r …”, „Liebe/r …” oder einfach nur „Hallo …” orientieren Sie sich am besten am Kommunikationsstil, den Sie sonst (z. B. auf Ihrer Website) verwenden. Das Gleiche lässt sich auch auf die Frage „duzen oder siezen?” übertragen.

Unserer Erfahrung nach geht es im E-Mail-Marketing aber meist etwas lockerer zu. Schließlich wollen Sie mit Ihrem Newsletter ja Kontakt zu Ihrer Zielgruppe aufbauen und eine langfristige Bindung herstellen. Ein herzliches „Lieber Herr Müller” wirkt dabei viel sympathischer und schafft automatisch mehr Nähe als ein förmliches „Sehr geehrter Herr Müller”. Letzteres klingt vergleichsweise distanzierter, kühler und – unserer Meinung nach – etwas altmodisch.

Was brauchen Sie für Ihren Newsletter mit personalisierter Begrüßung?

Natürlich brauchen Sie die Kunden- und Interessentendaten, die Sie in der Anredeformel nutzen möchten: Also in der Regel Vor- und / oder Nachnamesowie ggf. das Geschlecht (für „Herr” bzw. „Frau”) Ihrer Empfänger:innen. Liegen Ihnen diese Daten vor, ist es unglaublich einfach, individuelle Newsletter zu versenden: Mit rapidmail als Newsletter-Software in jede Ihrer E-Mails mit nur einem Klick  eine personalisierte Anredeformel einfügen. Diese sorgt dafür, dass beim Versand für alle Empfänger:innen automatisch der entsprechende Name in die Begrüßungsformel eingefügt wird. So zeigen Sie, dass Ihnen jeder einzelne Ihrer Kontakte am Herzen liegt!

3. Wirrwarr vermeiden: Auf die Struktur des Newsletter-Textes kommt es an

Die Anrede ist geschafft. Weiter geht’s! Bevor Sie wirr drauflosschreiben, lohnt es sich, Notizen zu machen. Notieren Sie sich am besten in einer Stichpunktliste, welche Infos Sie mit Ihren Abonnent:innen im Newsletter teilen möchten. Bringen Sie die verschiedenen Punkte dann in eine geeignete Reihenfolge und überlegen Sie, welche Aspekte davon am besten in die Einleitung, Hauptteil oder Schluss Ihres Newsletter-Textes passen. So schreiben Sie am Ende einen gut strukturierten Newsletter!

Die ideale Struktur für Ihren Newsletter 📝

Um Ihren Newsletter richtig zu schreiben, stellen Sie sich jetzt einfach vor, Sie erzählen jemandem eine Geschichte. In Ihrer Newsletter-Geschichte sollten Sie den Spannungsbogen so spannen, dass Ihren Leser:innen am Ende der Klick auf den Call-to-Action Button wie das einzig mögliche Happy End der Geschichte erscheint:

• Einleitung: Bevor Sie direkt mit der Tür ins Haus fallen, kann ein einleitender Satz nicht schaden, um die Neugier Ihrer Leser:innen weiter zu steigern! Möchten Sie Ihre neue Kollektion vorstellen, die ab sofort in Ihrem Onlineshop verfügbar ist? Starten Sie zum Beispiel mit: „Hast du auch schon einen Blick in deinen Kleiderschrank geworfen und festgestellt, dass du für diesen Sommer gar keine coolen Outfits im Schrank hängen hast?”. Abonnent:innen, die sich mit dieser Situation identifizieren können, werden Ihren Newsletter jetzt auf jeden Fall weiterlesen! Es ist also sinnvoll, in der Newsletter-Einleitung immer ein bekanntes Problem aus dem Alltag aufzugreifen, das idealerweise die meisten Ihrer Empfänger:innen betrifft.
• Hauptteil: Je nachdem, welches Ziel Sie mit Ihrem Newsletter verfolgen (z. B. informieren, verkaufen oder unterhalten), variiert natürlich auch der Newsletter-Inhalt. Im Hauptteil sollte es aber immer darum gehen, Ihr Anliegen auf spannende Weise zu präsentieren. Zum Beispiel können Sie das Geheimnis lüften, dass Ihre neue Kollektion jetzt online verfügbar ist, Ihre Kontakte jetzt Ihren neuesten Blogartikel zu einem brandaktuellen Thema lesen können oder dass heute eine unschlagbare Rabatt-Aktion startet. Bei Neuerungen und Updates für eines Ihrer Produkte können Sie im Hauptteil auch darauf eingehen, warum Sie sich für eine Aktualisierung entschieden haben.
• Schluss: Im abschließenden Teil Ihres Newsletter-Textes sollten Sie alles geben! Hier geht es darum, Ihre Empfänger:innen so mitzureißen, dass sie unbedingt mehr erfahren wollen und deshalb auf den Call-to-Action Button klicken. Im Beispiel mit der neuen Sommerkollektion wollen Sie Ihre Leser:innen zum Abschluss natürlich so für Ihre neuen Outfits begeistern, dass sie Lust bekommen, sich direkt in Ihrem Onlineshop umzusehen. Packen Sie in den Schlussteil des Textes daher alle Vorteile, die Ihre Kund:innen dank der neuen Trend-Artikel aus Ihrem Shop genießen. Zum Beispiel, dass sie „mit den Outfits zu echten Trendsetter:innen werden” oder sie damit „bei der Grillparty dem neuen Luxusgrill die Show stehlen”. Geht es in Ihrem Newsletter dagegen um einen neuen Blogartikel, sollten Sie Ihre Abonnent:innen zum Schluss darauf hinweisen, wie sich die Tipps aus dem Artikel gut im Alltag umsetzen lassen und ihnen so dabei helfen, ein bestimmtes Problem zu lösen.

Weitere Beispiele für beliebte Problemlösungen, die garantiert gut bei Ihren Leser:innen ankommen, sind z. B.: Zeit sparen, Neues entdecken, gesund bleiben, Geld sparen, Prozesse vereinfachen, sich weiterbilden und sich etwas von Praxisbeispielen abschauen. Auf die Problemlösung folgt dann der auffallend platzierte, klickbare CTA-Button, der auf Ihre Website leitet!

Überzeugen Sie Ihre Leser:innen mit dem AIDA-Modell

Wenn Sie Ihren Newsletter schreiben, sollten Sie für den richtigen Aufbau immer auch das sogenannte AIDA-Modell vor Augen haben. Ein Kreuzfahrtschiff? Nein – beim AIDA-Prinzip handelt es sich um eine Marketing-Formel, an der sich Unternehmen für ihre Werbung orientieren sollten, um Verbraucher:innen zum Kauf zu animieren. Dabei steht das A für „attention” (Aufmerksamkeit), das I für „interest” (Interesse), das D für „desire” (Verlangen) und das A für „action” (Aktion / Handlung). Das gilt auch für Ihren Newsletter:

• Attention: Mit einem ansprechenden Betreff und einem modernen Headerbild wecken Sie die Neugier Ihrer Abonnent:innen und erlangen so ihre Aufmerksamkeit.
• Interest: Eine attraktive Überschrift und ein spannender Einleitungssatz steigern das Interesse Ihrer Empfänger:innen, die jetzt noch mehr erfahren wollen. 
• Desire: Der Newsletter-Text präsentiert alle Vorteile und zeigt Ihren Leser:innen DIE Lösung für ihre Probleme auf. Das löst bei ihnen den Wunsch aus, Ihr Produkt zu kaufen oder auf Ihrer Website mehr zum vorgestellten Thema zu erfahren. 
• Action: Ein auffallender und clever beschrifteter Call-to-Action animiert Ihre Leser:innen zusätzlich dazu, auf den Button zu klicken – und schon finden sie sich auf Ihrer Website wieder!

Egal, um welches Thema sich Ihre E-Mail dreht, Sie sollten beim Schreiben des Newsletters außerdem folgende Tipps beachten, damit Ihr Newsletter-Text übersichtlich und strukturiert gestaltet ist:

• ✔ Lieber mehr kurze Absätze als wenig lange
• ✔ Kurze Sätze für ein leichteres Leseverständnis
• ✔ Ausreichend Weißraum links und rechts vom Newsletter-Text sowie genügend Zeilenabstand
• ✔ Hervorhebung der wichtigsten Satzteile und Schlüsselwörter durch Fettschrift, für einfacheres Überfliegen des Textes

4. Mit einem Klick zum Glück – Der perfekte Call-to-Action

Apropos CTA: Mit Ihrem Newsletter wollen Sie Ihren Leser:innen meistens wahrscheinlich nicht nur eine Lektüre schicken, sondern sie auch zu einer Handlung bewegen. Sei es der Besuch Ihrer Website, der Kauf eines Produkts oder weiterführende Informationen zu einem Thema – Mit einem Call-to-Action (CTA) leiten Sie Ihre Kontakte von Ihrem Newsletter aus auf eine weitere Seite.

Damit der Button auch geklickt wird, sollte Ihren Empfänger:innen klar sein, was sie nach dem Klick erwartet. Beschreiben Sie das im vorangehenden Text und beschriften Sie den CTA-Button mit einer eindeutigen Botschaft. Diese Beschriftung sollte kurz und knackig sein und die Leser:innen nicht schon davor abschrecken, überhaupt draufzuklicken.

Dieses Beispiel zeigt, dass die linke Version des Newsletters besser funktioniert als die rechte. Links fällt der CTA-Button viel stärker ins Auge und ist dennoch stimmig mit dem Design des Newsletters (erstellt mit rapidmail).

Auch die Farbe des CTAs entscheidet darüber, ob er geklickt wird oder nicht. Besonders kontrastreiche Farben bieten sich an, damit er sich von in Ihrem restlichen Newsletter abhebt und die Aufmerksamkeit Ihrer Kontakte erregt.

5. Wohl mal ziemlich wahr: Alle überflüssigen Füllwörter streichen

Je länger ein Newsletter-Text ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Empfänger:innen ihn komplett lesen. Vermeiden Sie beim Verfassen Ihrer Newsletter daher Füllwörter, die den Text nur unnötig aufbauschen und in die Länge ziehen.

Lesen Sie sich den gesamten Text am Ende am besten noch einmal von oben bis unten durch und streichen Sie alle überflüssigen Wörter, ohne die der Text genauso gut verständlich ist.

Auf die folgenden, häufig verwendeten Füllwörter können Sie in den meisten Fällen verzichten:

• ja
• wohl
• echt
• mal
• schon
• ziemlich
• relativ
• einfach
• irgendwie
• an für sich
• natürlich
• nämlich
• eigentlich
• quasi
• sozusagen
• u. v. m.

6. Newsletter richtig schreiben, bitte ohne Spam-Wörter!

Damit Ihr Newsletter nicht als Spam eingestuft wird und Ihre Kontakte erreicht, sollten Sie auf die Verwendung von Spam-Wörtern achten. Wörter wie „Gewinn”, „gratis” und „kein Spam” im Betreff oder im Newsletter-Text verschlechtern die Zustellbarkeit Ihres Newsletters. Auch die Verwendung von zu vielen GROSSBUCHSTABEN und Ausrufezeichen!!!! erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Mailing als Spam eingestuft wird.

🧐 Schon gewusst?

Mit dem automatischen Spam-Check von rapidmail können Sie Ihren Newsletter vor dem Versand auf die Gefahr einer Spameinstufung hin prüfen. Wichtige Opimierungstipps helfen Ihnen dabei, dass sich Ihrem Newsletter nichts in den Weg ins Postfach Ihrer Leser:innen stellt.

Jetzt spamfreien Newsletter erstellen

7. Jetzt loslegen und Abonnent:innen mit aktiven Verben zum Lesen motivieren

Der Verzicht auf nicht benötigte Substantivierungen unbekannter Fachbegriffe steigert die Verständlichkeit eines Textes und mindert die aufzubringende Leseanstrengung. Bitte was? Wie sich das einfacher ausdrücken lässt: Verzichten Sie in Ihren Texten darauf, Verben und Adjektive in Substantive zu verwandeln und komplexe Fachbegriffe einzubauen. Setzen Sie dagegen auf positive, aktive Tätigkeitsverben wie z. B. „steigern”, „profitieren” oder „sparen”!

Zwar mag sich Ihr Newsletter-Text durch Substantivierungen irgendwie professioneller anhören, aber sind wir mal ehrlich: Ihre Abonnent:innen haben sicher weder die Zeit noch Lust, Ihren Text erst mehrfach lesen zu müssen, um zu verstehen, was Sie ihnen eigentlich sagen möchten. Halten Sie es also lieber einfach und schreiben Sie Ihre Newsletter genauso, wie Sie mit Ihren Kund:innen auch am Telefon sprechen würden.

8. Leser:innen beim Newsletterschreiben in den Fokus stellen

Bei Newslettern geht es nicht immer nur darum, Ihre Produkte zu bewerben und zu verkaufen – diese Strategie wird auf Dauer wahrscheinlich zu mehr Newsletter-Abmeldungen führen. Abwechslung ist hier das Stichwort! Versenden Sie auch Newsletter mit besonderen Inhalten, die Ihren Leser:innen einen Mehrwert bieten. Wenn es Ihren Abonnent:innen Spaß macht, Ihre Newsletter zu lesen, haben Sie einen Fuß schon in der Tür. Denn mit hoher Wahrscheinlichkeit werden Ihre Kontakte dann auch Ihre folgenden Mailings öffnen, um zu erfahren, was Sie sich dieses Mal für sie ausgedacht haben.

Langfristig gesehen entsteht auf diese Weise eine Bindung Ihrer Abonnent:innen zu Ihrem Unternehmen bzw. zu Ihrer Marke. Diese Bindung wiederum steigert die Chance einer erfolgreichen Newsletter-Conversion. Das heißt, dass Ihre Leser:innen z. B. eines Ihrer Produkte bestellen oder sich auf Ihrer Website registrieren.

Zeigen Sie Ihren Empfänger:innen, dass Sie an sie denken, z. B. durch:

• Hilfreiche Newsletter mit wichtigen Tipps 💡
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen 📝
• Rezepte 🍝
• Auswertungen 📊
• Kreative Ideen 🎨

Der Ton macht die Musik 🎶

Gerade im E-Mail-Marketing darf Ihr Kommunikationsstil auch mal etwas entspannter sein. Natürlich gibt es trotzdem einige Bereiche und Branchen, bei denen zu viel Lockerheit unseriös wirken könnte. Sie kennen Ihre Abonnent:innen am besten und können sicher ohne Probleme einschätzen, welcher Grad an Umgangssprachlichkeit und Witz Ihrer Zielgruppe in den Newslettern zuzutrauen ist.

Auch hier lautet unser Tipp: Schreiben Sie Ihre Newsletter-Texte so, als würden Sie Ihre Kund:innen und Interessent:innen am Telefon über das jeweilige Thema informieren.

Auch hier lautet unser Tipp: Schreiben Sie Ihre Newsletter so, als würden Sie Ihre Kunden und Interessenten am Telefon über das jeweilige Thema informieren.

Negative Nachrichten richtig übermitteln

Natürlich sind nicht alle Themen immer positiv. So können zum Beispiel Preiserhöhungen oder die Tatsache, dass Sie ein bestimmtes Produkt aus Ihrem Angebot nehmen, auf viel Unverständnis stoßen. Gerade dann ist es umso wichtiger, in Ihrem Newsletter-Text positiv zu bleiben, Empathie zu zeigen und dass Sie sich in die Lage Ihrer Leser:innen hineinversetzen können!

Manchmal hilft es allein schon, gegenüber Ihren Kund:innen zuzugeben, dass Sie verstehen können, wenn Einige Ihre Entscheidung nicht nachvollziehen können. Zum Beispiel, dass es ärgerlich für alle Kund:innen ist, die mit Ihrem Shampoo rundum zufrieden waren und dieses plötzlich nicht mehr kaufen können. Dann ist es wichtig, im Newsletter die Gründe zu nennen, weshalb die Entscheidung aus Ihrer Sicht definitiv die richtige ist. Zum Beispiel, dass Sie das Shampoo durch ein viel besseres ersetzt haben, welches die Haare Ihrer Kund:innen noch mehr strahlen lässt.

Wenn Sie Ihre Newsletter schreiben, sollten Sie sich deshalb dabei immer folgende Fragen stellen:

• 📧 Wie würde ich selbst auf diese Nachricht reagieren? 
• 📝 Welche Vorteile ergeben sich für meine Abonnent:innen dadurch? Welche Nachteile?
• 🔍 Welche Lösung gibt es für Empfänger:innen, die meine Nachricht negativ aufnehmen könnten?
• 🤍 Wie kann ich meinen Abonnent:innen zeigen, dass sie mir wichtig sind?

9. Klartext reden und Fakten auf den Tisch legen

„Im Vergleich zum Vorjahr machte der Online-Handel im April 2023 mehr Umsatz.” – Nehmen wir an, Sie verwenden diese Aussage in Ihrem Newsletter. Wenn Sie Ihre Zielgruppe beispielsweise dazu motivieren möchten, einen Onlineshop aufzubauen, dann ist das für Ihre Leser:innen natürlich eine interessante Information. Gleichzeitig fehlt es der Feststellung aber an Aussagekraft: Mehr Umsatz kann ein Plus von 0,5 % bedeuten oder aber auch einen Anstieg um 50 %.

Machen Sie in Ihrem Newsletter solche vergleichenden Aussagen oder spiegeln Sie die Meinung Ihrer Bestandskund:innen wider, sollten Sie diese immer durch echte Fakten untermauern. Dass der Online-Handel im April 2023 knapp 23 % Prozent mehr Umsatz gemacht hat, lässt die Aussagen einerseits für Ihre Leser:innen greifbarer werden, da sie sie mit ihren eigenen Daten vergleichen können. Andererseits hat die Nennung von konkreten Fakten auch für Sie als Unternehmen den klaren Vorteil, dass die Angaben überzeugender wirken. Sie animieren Ihre Leser:innen stärker zu einer Handlung, z. B. einen eigenen Onlineshop einzurichten, damit sie auch mehr verkaufen können.

Lange Rede, kurzer Sinn:

• ✔️ Do: „98 % der Kunden empfehlen das Produkt weiter”
• ❌ Don’t: „Unsere Kunden sind mit unserem Produkt zufrieden”
• ✔️ Do: „In unserem Blog zeigen wir Ihnen die 10 besten Tipps für einen gesunden Lifestyle.”
• ❌ Don’t: „In unserem Blog erfahren Sie mehr über einen gesunden Lifestyle.”
• ✔️ Do: „Bis zu 20 % Rabatt auf unsere Produkte im Sommerschlussverkauf.”
• ❌ Don’t: „Entdecken Sie jetzt unsere Angebote zum Sommerschlussverkauf.”

10. Vier Augen sehen mehr als zwei: Vor dem Versand Korrektur lesen (lassen)

Sie haben es geschafft – Ihr Text steht! Bevor Sie den Newsletter versenden, sollten Sie Ihr fertiges Werk noch einmal selbst überprüfen und von jemandem Korrektur lesen lassen.

Wahrscheinlich kennen wir das alle: Man bastelt lange an einem Text und schreibt mal hier, mal da einen Satz um und ersetzt beim erneuten Lesen einige Wörter durch besser klingende. Am Ende ist man mehr oder weniger zufrieden mit dem Ergebnis und legt den Text beiseite. Am nächsten Tag bekommt man dann einen kleinen Schock, wenn man feststellt, wie viele Tippfehler man übersehen hat und dass sich ein paar Sätze echt schräg anhören.

Das ist normal! Deshalb ist es immer gut, ein wenig Abstand zu gewinnen, nachdem Sie Ihren Newsletter fertig geschrieben haben. Lassen Sie den Text ein bisschen ruhen, um den Kopf wieder frei zu bekommen. Sie werden merken, dass es mit frischem Blick viel leichter fällt, dem Text den letzten Schliff zu geben und die letzten Flüchtigkeitsfehler zu bemerken und zu korrigieren.

Kolleg:innen mit einbeziehen

Im letzten Schritt sollten Sie Ihr Meisterwerk unbedingt einem Härtetest unterziehen. Senden Sie den Newsletter zum Beispiel an Ihre Kolleg:innen und bitten Sie um Feedback – vier Augen sehen immer mehr als zwei! Außerdem sind Ihre Kolleg:innen noch nicht so im Text „drin” wie Sie und können mit einem objektiven Blick beurteilen, ob der Newsletter verständlich und fehlerfrei ist, oder ob eventuell sogar wichtige Infos fehlen.

Newsletter schreiben: Mit diesen Betreffzeilen und Textbeispielen gelingt’s

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Das erwartet Sie:

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