Webinar-Einladung versenden: Mit cleveren E-Mail-Sequenzen zur Teilnahme motivieren

Seit der Corona-Pandemie bewältigen viele ihren Arbeitsalltag von zu Hause aus vor dem Computer. Um Seminare und Veranstaltungen trotzdem stattfinden lassen zu können, mussten Unternehmen neue Wege finden, um dies zu ermöglichen. So wurden vor allem Webinare in den vergangenen zwei Jahren immer beliebter: Sie sind in ihrer Planung und Ausführung einfach umzusetzen. Einladungen und Reminder lassen sich schnell und problemlos per E-Mail versenden, unter Berücksichtigung verschiedener Interessensgruppen. So können noch mehr Webinar-Teilnehmer:innen gefunden werden.Dennoch gibt es einige Dinge zu beachten, um den gesamten Ablauf eines Webinars möglichst erfolgreich gestalten zu können.

1. Was sind Webinare?

Ein Webinar ist ein Seminar, welches live und online erfolgt. Anders als bei einem abgedrehten Video, das beispielsweise auf einer Plattform wie YouTube veröffentlicht werden kann, oder einem Podcast, den man lediglich anhört, ist ein Webinar interaktiv. Zuschauer:innen betrachten die Sprechenden und können mit ihnen interagieren, z. B. im Rahmen einer Frage-Antwort-Runde. 

Viele Unternehmen nutzen die Möglichkeit solcher Webinare, um sich sowohl regional als auch national und international weiter vernetzen zu können. Online-Seminare waren schon vor der Corona-Pandemie eine beliebte Methode, aber diese außergewöhnliche Lage hat Unternehmer:innen kreativ werden lassen und für einen regelrechten Webinar-Boom gesorgt.

Doch wer kann Webinare eigentlich wofür nutzen:

• Alle Branchen:  Alle Branchen können Webinare nutzen, um das Interesse für ihre Produkte und Services bei der Zielgruppe indirekt zu wecken. Bieten Sie Veranstaltungen zu Themen an, die sich rund um die eigenen Produkte oder Dienstleistungen drehen. Wie wäre es zum Beispiel mit einer gemeinsamen Weinverkostung mit Weinexpert:innen für Freundesgruppen, Online-Quizzes als Team-Events oder Online-Kochkurse als Geschenkidee? Werden Sie kreativ und überlegen sie, was Ihren Mitarbeiter:innen und Kund:innen gefallen könnte.

• Unternehmensintern: Weiterbildungen kommen nicht nur Arbeitgeber:innen zugute – sie sind auch bei Arbeitnehmer:innen ein gern gesehener Benefit. Neben dem zusätzlichen Input an Wissen stärken solche Zusatzleistungen die Beziehung zwischen Unternehmen und Angestellten. Im Internet gibt es zahlreiche kostenlose sowie kostenpflichtige Angebote. Auch intern kann geschultes Personal Wissen an neue Mitarbeiter:innen in einer Art Webinar weitergeben. Die Suche nach passenden Webinaren für Ihr Unternehmen wird schnell Erfolge zeigen.
• Software-Lösungen (B2B-Marketing): Bietet Ihr Unternehmen Softwarelösungen an, so kann es gerade bei komplexeren Systemen hilfreich sein, Kund:innen eine Einführung zu geben. Da nicht jede Firma die Zeit und die Kapazität besitzt, eine solche Einarbeitung vor Ort zu auszuführen, stellt ein Webinar die ideale Lösung dar.
• Fitnessstudios: Durch Corona ist ein regelrechter Boom ausgebrochen, wenn es um Sporteinheiten zu Hause geht. Die kurzen Work-out-Videos, die auf YouTube zu finden sind, waren beliebter denn je. Fitnessstudios und Sportvereine können dieses Potenzial ebenfalls für sich nutzen. Schalten Sie Kurse im Fitnessstudio live oder zeichnen Sie diese auf. Gemeinsames Sporteln spornt an!
• Ausbildungsinstitute: Das Konzept des Fernstudiums ist ebenfalls seit Jahren beliebt. Aber auch Ausbildungen haben einen theoretischen Teil. Nutzen Sie die Möglichkeiten des Internets und schauen Sie, welche Seminare sich eignen, um diese online zu halten.
• Gesundheitswesen: Auch das Gesundheitswesen kann das Potenzial von Webinaren für sich nutzen. Einigen Interessent:innen ist die Teilnahme an Seminaren aus verschiedenen Gründen nicht möglich. Gerade im Bereich der Stressbewältigung, Therapien und anderen Behandlungsmethoden können Webinare genau so effektiv sein wie Seminare in Präsenz.

🧐 Schon gewusst?

Mit rapidmail können Sie ganz einfach Webinar-E-Mail-Sequenzen erstellen und die Teilnehmer:innen-Listen optimal verwalten. Zum Beispiel können Sie Kund:innen mithilfe eines Follow-up Mailings noch einmal an das Online-Seminar erinnern: Alle, die Ihre erste Einladungs-E-Mail nicht geöffnet haben, können so ein zweites Mal auf das Event hingewiesen werden.

2. Vorteile von Webinaren

Gerade für Unternehmen, die online weniger aktiv sind, könnte das auf den ersten Blick kompliziert und aufwendig klingen. Keine Angst, mit der richtigen Schritt-für-Schritt-Anleitung kann jeder zum Webinar-Profi werden!

Deshalb ist es wichtig, die Vorteile von Webinaren zu kennen, denn der Aufwand dafür wird sich garantiert lohnen:

• Keine lokale Beschränkung: Da ein Webinar online stattfindet, sind sowohl Sie als Host des Webinars als auch Ihre Teilnehmer:innen nicht ortsgebunden. Das spart nicht nur Zeit, wenn es um die Anfahrt geht, sondern vor allem Kosten, die Ihrem Unternehmen dadurch nicht entstehen.
• Langfristige Reichweite: Webinare können zusätzlich aufgenommen werden, während sie abgehalten werden. So können Interessent:innen, die an dem Online-Seminar nicht teilnehmen konnten, trotzdem einen Zugriff darauf bekommen. Somit erhalten Sie auch nachträglich  mehr Reichweite.
• Keine Teilnahme-Begrenzung: Anders als in Kursräumen oder ähnlichen Einrichtungen, in denen die Plätze begrenzt sind, gibt es für Webinare theoretisch keine begrenzte Teilnehmer:innenzahl. Dies kann als Chance genutzt werden, möglichst viele Personen zu erreichen.
• Interessent:innen gezielter erreichen: Mit dem Versand von Webinar-E-Mail-Sequenzen können Interessent:innen gezielter erreicht werden als mit herkömmlicher Werbung. Von der Einladungsmail bis zur letzten E-Mail, in der Sie sich für die Teilnahme an Ihrem Webinar bedanken, können Sie mit Mailing-Tools wie rapidmail erfolgreich Webinar-Promotion-E-Mails versenden. Nutzen Sie eine gezieltere Ansprache und gewinnen Sie so das Vertrauen der Leser:innen: Die Nachverfolgbarkeit der E-Mail-Öffnungen, die Einsicht in Themen, die Ihre Abonnent:innen interessieren, die Erweiterung der Zielgruppe und kurzfristige Änderungen in Ihren Mailings sind nur einige der Optionen, die rapidmail bietet.

3. Webinar-Landingpage auf der Website einrichten

Bevor Interessent:innen sich für Ihr Webinar anmelden können und wollen, müssen Sie auf dieses hinweisen. Eine Landingpage ist eine ideale Lösung, um auf bevorstehende Online-Veranstaltungen und Webinare aufmerksam zu machen.

Die Webinar-Landingpage sollte möglichst anschaulich gestaltet sein:

• ansprechende Überschrift 
• mitreißender Leitsatz
• interessant gestaltete Webinar-Inhalte
• Anmeldeoption für das Webinar und den Newsletter (für zukünftige Webinar-Ankündigungen)

Die Landingpage kann außerdem dazu dienen, von Anfang an die potenziellen Teilnehmer:innen je nach Interessen zu segmentieren Beitrag. Bieten Sie zum Beispiel Webinare zu verschiedenen Themen und für verschiedene Zielgruppen an, so können die verschiedenen Interessengebiete der User bereits zu Beginn geclustert werden. Das erleichtert Ihnen nicht nur im weiteren Prozess die Arbeit. Sie vermeiden es auch, folgende Angebote an Teilnehmer:innen zu versenden, an denen sie mit Sicherheit nicht interessiert sind. Wie, wo, was?

Mit rapidmail haben Sie verschiedene Möglichkeiten, noch vor Beginn Ihrer Webinare, die Kontaktdaten aller Interessent:innen in einer Liste zu sammeln:

1. Für jedes Webinar können Sie in Ihrem rapidmail Kundenkonto ein eigenes Anmeldeformular anlegen und in Ihre Webinar-Landingpage integrieren. Statt für Ihren Newsletter nutzen Sie das Formular hier für die Anmeldung zu Ihrem Webinar. Das hat zur Folge, dass alle Teilnehmer:innen für das jeweilige Seminar bereits in einer gesonderten Empfängerliste gesammelt sind. Zukünftige E-Mails und Erinnerungen können mit ein paar einfachen Klicks an die richtigen Abonnent:innen versendet werden.
2. Alternativ können Sie ein gemeinsames Formular für alle Webinare erstellen – in diesem können Sie als Interessensoptionen die verschiedenen Online-Seminare angeben, die Sie anbieten. Bei der Anmeldung erhält der bzw. die Teilnehmer:in dann das entsprechende Stichwort (auch „Tag” genannt), z. B. „marketingwebinar-2021”. Dank der Tags, mit denen Sie Ihre Empfänger:innen segmentieren können, ist genau nachvollziehbar, welche Kund:innen bzw. User sich für welches Webinar interessieren. Mit dieser Möglichkeit können Sie außerdem weit nach Ablauf der Seminare in einer Übersicht differenzieren, welche Abonnent:innen sich einst für Online-Seminare angemeldet haben und diese erneut kontaktieren.

4. E-Mail-Einladung zum Webinar verschicken

Es wird empfohlen, ca. zwei Wochen vor Beginn des Webinars eine Einladung per E-Mail zu versenden. Informieren Sie über die zentralen Themen des Webinars. Wer wird das Webinar halten, vielleicht sind externe Sprecher eingebunden, welche Expert:innen werden zu welchen Themen intervenieren etc. Außerdem sind das Datum, die Uhrzeit und eventuelle Kosten relevante Informationen, die Sie an dieser Stelle mitteilen sollten.

Machen Sie deutlich, welchen Mehrwert die Teilnehmer:innen durch Ihr Webinar haben. Sollten Sie das Webinar nicht aufnehmen wollen, können Sie das in Ihrer E-Mail ruhig bekannt geben. Das wird die Empfänger:innen motivieren, sich anzumelden, um live dabei sein zu können.

💡 Unser Tipp: Kostenlose E-Mail-Vorlagen

Damit Sie nicht so viel Zeit investieren müssen, um eine Einladungsmail für Ihr Webinar zu gestalten, haben wir verschiedene E-Mail-Vorlagen für Sie vorbereitet. Einfach Lieblingstemplate aussuchen, anpassen und los!

Jetzt Webinar-Vorlage aussuchen

5. Bestätigungsmail für eine erfolgreiche Webinar-Anmeldung

Puh, das waren bereits viele Informationen, aber jetzt heißt es: Nicht schlappmachen! Ihre Interessent:innen haben sich an diesem Punkt für Ihr Webinar angemeldet. Jetzt ist es Zeit für die Bestätigungsmail. Nutzen Sie die Gunst der Stunde, um sich bei Ihren Teilnehmer:innen für die Anmeldung zu Ihrem Webinar zu bedanken. Bieten Sie Ihren Kund:innen einen ersten Appetithappen und erläutern Sie kurz, aber prägnant, den Inhalt des Webinars.

6. Reminder-Mail inklusive Webinar-Link

Kurz vor Beginn des Webinars sollten Sie Ihre Teilnehmer:innen ein letztes Mal mit den wichtigsten Informationen versorgen:

• Wann das Webinar startet und ab wann sich die Teilnehmer:innen einloggen können
• Mit dem Link, der sie zu dem Webinar leiten wird
• Den Anmeldedaten, falls welche benötigt werden
• Einer kurzen Einleitung zur Nutzung des Online-Programms, falls dieses einer Einführung bedarf

7. Das Lampenfieber steigt – Das Webinar startet jetzt

Geschafft! Sie konnten dank Ihres Webinar-E-Mail-Marketings erfolgreich eine Menge Teilnehmer:innen für Ihr Webinar begeistern. Jetzt liegt es an Ihnen, auch damit zu überzeugen. Begeistern Sie Ihre Zuschauer:innen mit spannenden und informativen Inhalten sowie anschaulichen Visualisierungen. Seien Sie auf Fragen gut vorbereitet – dann kann eigentlich nichts mehr schief gehen!

8. Nach dem Webinar ist vor dem Webinar

Inzwischen sind Sie ein wahrer Profi, was die E-Mail-Sequenzen für Ihre Webinare angeht. Deshalb sollte der letzte Schritt für ein erfolgreiches Webinar ein Klacks für Sie sein.

Bedanken Sie sich im Anschluss an Ihr Online-Seminar bei allen Zuschauer:innen für die Teilnahme. Wenn Sie eine Aufzeichnung des Webinars verkündet haben, sollten Sie diese an die E-Mail anhängen oder in Form eines Videos in Ihre E-Mail einbauen. Ihre Teilnehmer:innen freuen sich außerdem bestimmt über eine inhaltliche Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. Auch hier können Sie ein weiteres Mal die Gunst der Stunde nutzen, um über zukünftige, eventuell thematisch ähnliche Webinare zu informieren. Fragen Sie die Zuschauer:innen nach Feedback! Aus diesem können Sie für die Zukunft lernen. Leiten Sie Ihre Leser:innen an geeigneter Stelle über einen Call-to-Action-Button LINK z. B. auf die Landingpage zum nächsten anstehenden Webinar.