Praktische Newsletter-Checkliste: Nie wieder Panik vor dem Versand

Ihr Newsletter ist erstellt und die Empfänger sind importiert – dem Newsletterversand steht also nichts mehr im Weg. Oder? Egal ob Newsletter-Einsteiger oder E-Mail-Marketing-Profi: Vor dem finalen Klick auf den „Mailing versenden”-Button zweifeln wir plötzlich alle, ob wir auch wirklich an alles gedacht haben. Damit Sie das Ganze in Zukunft entspannter angehen können, haben wir für Sie die ultimative Checkliste für Ihre Newsletter erstellt. So finden Sie eventuelle Fehler im Newsletter noch vor dem Versand und können diese schnell korrigieren.

Spätestens, wenn Sie vor dem Newsletterversand eine Testmail an sich und Ihre Kollegen versenden, ist es an der Zeit, in Ruhe noch einmal unsere Newsletter-Checkliste Schritt für Schritt durchzugehen:

1. Newsletter-Absender und Empfänger prüfen

• Sind die Absender-Informationen korrekt?
  Abgesehen davon, dass wir Ihnen von Freemailer-Adressen und Noreply-Adressen für den Newsletter-Absender abraten, sind Sie bei der Auswahl Ihres Absenderprofils flexibel. Prüfen Sie deshalb vor dem Versand: Haben Sie die richtige Absenderadresse ausgewählt? Wird der Absender im E-Mail-Postfach richtig angezeigt?
• Ist die richtige Empfängerliste ausgewählt?
  Newsletter-Inhalte an die falschen Empfänger zu senden, kann fatale Folgen haben. Zum Beispiel können überdurchschnittlich viele Newsletter-Abmeldungen die Folge sein. Schauen Sie deshalb lieber einmal zu oft nach, ob Sie für den Newsletter auch wirklich die richtige Empfängerliste angeklickt haben. Auch ein Blick auf die Anzahl der Empfänger hilft häufig dabei herauszufinden, ob die richtigen Empfänger ausgewählt wurden.

2. E-Mail-Betreff und Preheader prüfen

• Haben Sie einen passenden Betreff gewählt?
  Vor allem, wenn Sie einen alten Newsletter dupliziert haben, sollten Sie daran denken, den E-Mail-Betreff anzupassen. Fassen Sie den Inhalt des Newsletters in der Betreffzeile in einem möglichst kurzen und knackigen Satz zusammen. Sind Sie sich nicht sicher, welcher Betreff besser passt? Dann testen Sie zwei Betreffzeilen-Varianten mithilfe eines A/B Tests: So finden Sie heraus, was bei den Empfängern besser ankommt.
• Haben Sie einen Preheader angegeben?
  Der Preheader ist die Vorschau-Zeile Ihres Newsletters, die meistens unter oder neben dem jeweiligen E-Mail-Betreff angezeigt wird. Sie können z. B. weitere wichtige Infos in den Preheader packen, die nicht mehr in die Betreffzeile gepasst haben. Ein Preheader, der neugierig macht, steigert die Öffnungsrate Ihres Newsletters. Achten Sie beim Lesen der Testmail darauf, ob ein passender Preheader eingefügt wurde und dieser richtig angezeigt wird.

3. Newsletter-Inhalte kontrollieren

• Ist der Newsletter für Ihre Empfänger verständlich?
  Sie als Absender kennen die Inhalte des Newsletters, bevor Sie ihn erstellen, und wissen daher, worum es geht. Versuchen Sie beim Korrekturlesen Ihrer Newsletter-Testmail in die Rolle Ihrer Empfänger zu schlüpfen. Ist der Newsletter auch für jemanden verständlich, der sich noch nicht gut mit dem Thema auskennt?
• Haben Sie die Rechtschreibung und Grammatik geprüft?
  Wenn Sie als Unternehmen viele Fehler in Ihren Newsletter-Texten machen, kann das schnell unseriös wirken. Nutzen Sie daher z. B. die Rechtschreibprüfung im rapidmail Newsletter-Editor. Oft hilft es auch, einen anderen Kollegen am Ende noch einmal über den Newsletter-Text lesen zu lassen. Ein frischer Blick spürt auch die verstecktesten Tippfehler noch auf.
• Sind alle relevanten Informationen enthalten?
  Um was geht es? Wann? Für wen? Und wo? Vor allem, wenn Sie ein Event bewerben, ist es wichtig, dass der Newsletter diese wichtigen Fragen beantwortet. Überprüfen Sie doppelt, ob Sie Veranstaltungsdaten richtig eingetragen haben und sich keine Zahlendreher darin befinden.
• Versenden Sie die Bilder inline oder referenziert?
  Wenn Sie nur wenige Bilder mit einer kleinen Dateigröße in den Newsletter eingebaut haben, können Sie die Bilder in den Newsletter eingebettet versenden. Mit rapidmail brauchen Sie dazu nur einen Haken in den Bildeinstellungen zu setzen.
• Haben Sie die gewünschten Anhänge hinzugefügt?
  Gerade wenns schnell gehen muss, vergisst man häufig, am Ende den Anhang an die E-Mail zu hängen. Damit das bei Ihrem Newsletter nicht passiert, sollten Sie in der Testmail darauf achten, ob der Newsletter den Anhang enthält und Sie diesen auch öffnen können.
• Ist ein funktionierender Abmeldelink vorhanden?
  In jedem Newsletter muss ein funktionierender Abmeldelink vorhanden sein. Dieser ist nicht nur aus rechtlicher Sicht Pflicht, sondern er verhindert auch, dass Ihre Leser den Newsletter als Spam markieren, wenn sie diesen nicht erneut erhalten möchten. Prüfen Sie auch hier in der Testmail, ob der Abmeldelink funktioniert.
• Ist ein Impressum vorhanden?
  Ein Impressum ist für einen Newsletter unerlässlich. Es ist eine rechtliche Vorgabe für den Newsletterversand, zeugt von Professionalität und trägt damit unmittelbar zur Markenbildung bei.

4. Alle eingebauten Links im Newsletter checken

• Funktionieren alle Buttons und Verlinkungen?
  Führen Sie einen Testversand an sich selbst durch und klicken Sie alle Call-to-Action Buttons, Links, Bilder etc. durch. Führen alle Verlinkungen zum gewünschten Ziel?
• Ist das Logo verlinkt?
  Ein Logo führt in der Regel zur Startseite einer Unternehmens-Website. Alternativ können Sie auch zu einer E-Mail-Adresse verlinken, auf die man antworten kann. Das Logo wird in der Regel von vielen Lesern angeklickt. Testen Sie daher vor dem Versand, dass der Link auch wirklich funktioniert.
• Haben Sie die gewünschten Social Media Links in den Newsletter eingebaut?
  Ein Ziel im E-Mail-Marketing ist es, die Newsletter-Leser auch dauerhaft an ein Unternehmen zu binden. Indem Sie Ihre Social Media Kanäle über die entsprechenden Social Icons im Newsletter verlinken, motivieren Sie Ihre Abonnenten dazu, Ihnen auch in den Sozialen Netzwerken zu folgen.

5. Newsletter-Darstellung überprüfen

• Ist die Newsletter-Ansicht auf mobilen Geräten ok?
  Sehen Sie sich die Vorschau Ihres Newsletters auf verschiedenen Endgeräten an. Nach einem Testversand an sich selbst können Sie Ihren Newsletter auch mit Ihrem Smartphone aufrufen und darauf die Darstellung prüfen. Noch nicht ganz zufrieden? Werfen Sie einen Blick in unsere Tipps für mobilfreundliche Newsletter!
• Passt die Newsletter-Darstellung in den verschiedenen E-Mail-Programmen?
  Die verschiedenen E-Mail-Anbieter (web.de, outlook, gmail usw.) stellen E-Mails teilweise unterschiedlich dar. In je mehr E-Mail-Programmen Sie Ihren Newsletter vor Versand testen, desto besser. Alle Newsletter und alle Newsletter-Templates, die Sie mit rapidmail versenden, sind bereits so optimiert, dass sie sich bestmöglich an unterschiedliche Darstellungen – z. B. auch am Smartphone – anpassen.

6. Personalisierungen kontrollieren

• Funktioniert die Personalisierung?
  Eine direkte Ansprache im Newsletter, z. B. mit einer persönlichen Begrüßung mit dem Vor- oder Nachnamen, schafft Nähe und steigert so den Erfolg Ihrer Newsletter. Schleicht sich jedoch ein Fehler in die Personalisierungsformel ein, kann das ganz schön peinlich werden. Testen Sie die Personalisierung daher in einem Testversand: Die E-Mail-Adressen, an die Sie die Testmail senden, müssen dazu in der Empfängerliste vorhanden sein.  Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Personalisierung mit Empfängerdaten in der Vorschau Ihres Newsletters zu testen.

7. Newsletter-Tracking testen

• Wurden die Trackinglinks aktualisiert?
  Damit Sie zum Beispiel nachvollziehen können, wie viele Conversions Ihr Newsletter erreicht hat, können Sie UTM-Parameter in den Newsletter einfügen. Diese sollten Sie in jedem Newsletter aktualisieren, damit Sie die verschiedenen Newsletter bei der Auswertung auseinanderhalten und vergleichen können. Prüfen Sie daher in Ihrem Test-Newsletter an Ihre eigene Mailadresse, ob die Trackinglinks aktuell sind, indem Sie verschiedene Links anklicken und einen Blick auf die URL werfen.
• Werden die Newsletter-Öffnungen und Klicks in Ihrem Tracking-Tool gezählt?
  Nutzen Sie neben der automatischen Newsletter-Statistik von rapidmail weitere Analysetools (z. B. Mixpanel oder Google Analytics), sollten Sie das Tracking vor dem Hauptversand unbedingt testen. Senden Sie einen Test-Newsletter an einige Kollegen und bitten Sie sie, verschiedene Links im Newsletter anzuklicken. Überprüfen Sie dann in Ihrem Tracking-Tool, ob die Öffnungen oder Klicks richtig gezählt werden. Bis die Daten in Ihrem Analyse-Tool ankommen, kann es allerdings ein wenig dauern – also kein Grund, direkt in Panik zu verfallen! ?

Konnten Sie alle Punkte auf der Newsletter-Checklist abhaken? Super! Bevor Sie den Newsletter endgültig versenden, sollten Sie unbedingt noch eine Testmail an eine andere Person versenden. Fragen Sie z. B. Ihre Kollegen, ob diese vor dem Versand einen Blick auf den Test-Newsletter werfen können. Vier Augen sehen immer mehr als zwei! 

Interaktive Newsletter-Checkliste zum Downloaden – versandbereit oder (noch) nicht?

👀 Schon gewusst? Unsere Newsletter-Checkliste gibt es auch als interaktives PDF-Dokument zum Downloaden!

Speichern Sie die Checkliste ganz einfach auf Ihrem PC ab und setzen Sie Häkchen bei den Punkten, die Sie bereits überprüft haben. So haben Sie vor jedem Versand garantiert alles im Blick und können ganz bequem sicherstellen, dass Sie wirklich versandbereit sind – oder doch noch nicht. ✅

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Checken und ganz viel Erfolg mit Ihrem Newsletterversand!

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