Die rapidmail DNA: Jasmin aus dem Produkt-Team im Interview

In unserer Blogreihe „Die rapidmail DNA” berichten Kolleg:innen aus ihrem Arbeitsalltag, stellen sich vor und erklären, was die Arbeit bei rapidmail für sie besonders macht. Heute plaudert Jasmin aus unserem Produkt-Team aus dem Nähkästchen und erklärt uns, wie aus der ersten Idee für eine neue Funktion für das rapidmail Newsletter-Tool ein fertiges Feature wird.

Jasmin, was machst du bei rapidmail und wie lange bist du schon dabei?

Ich bin jetzt schon seit 5 Jahren im Produkt-Team bei rapidmail. Zusätzlich zum reinen Produktmanagement, für das Nico, Anna-Lena und ich zuständig sind, erweitern Andrea als UX-Designerin und Arne in der Qualitätssicherung das Produkt-Team. Gemeinsam kümmern wir uns darum, dass unser Newsletter-Tool für die Kunden immer besser wird und arbeiten an neuen hilfreichen Funktionen.

Haben alle im Produkt-Team einen eigenen Aufgabenbereich? Wie teilt ihr euch die Aufgaben auf?

Anfangs, als wir das Produkt-Team aufgebaut und erweitert haben, haben wir Produktmanager noch gemeinsam an jedem Projekt gearbeitet und die Aufgaben aufgeteilt. Anna-Lena war dann eher für die Dokumentation der Oberfläche zuständig und hat eng mit Andrea aus dem Design-Team zusammengearbeitet. Ich habe mich um die Hintergrundprozesse gekümmert, also um alles, was man nicht direkt im Tool sieht. Als Head unseres Teams übernimmt Nico die Gesamtkoordination und die Priorisierung der Aufgaben, erstellt aber selbst keine Konzepte mehr. 

Mittlerweile ist es so, dass Anna-Lena und ich mehr parallel arbeiten und jede von uns ihre eigenen Projekte hat, wodurch wir auch schneller vorankommen. Im Freiburger Büro sitzen wir aber nebeneinander und können uns gut absprechen. Und wenn jemand mal eine Frage hat, rufen wir einfach kurz über den Bildschirm und lösen die Probleme zusammen. 🤝🏻

Und wie findet ihr die Ideen für neue Funktionen? 

Einerseits beobachten wir die Marktentwicklung und schauen, welche Funktionen unser Tool braucht, um am Puls der Zeit zu bleiben. Aber hauptsächlich richten wir uns nach den Kundenanfragen. Das Support-Team hält in unserer Kundenwunschliste fest, wie oft welche Funktionen angefragt werden. Diese Wünsche wollen wir natürlich erfüllen, dürfen aber auch nicht aus den Augen lassen, welche Entwicklungen es in der Onlinemarketing-Welt gibt und auch, was beim Wettbewerb so passiert.

Das klingt nach einer langen Liste voller Feature-Ideen für rapidmail. Wie setzt ihr Prioritäten?

Wir haben 3 Kriterien, die uns dabei helfen zu entscheiden, welche Funktion gerade am wichtigsten ist. Der Support vergibt für jede Funktion einen sogenannten „Prioritätswert”, der angibt, wie häufig die Funktion von unseren Kunden angefragt wird. 

Die zweite Bewertung bezieht sich auf unsere Personas. Hier bewerten wir im PM-Team die Relevanz des Features für unsere Kundengruppen. Dazu haben wir verschiedene Personas erstellt, die die verschiedenen Anforderungen unserer Zielgruppe repräsentieren, wie beispielsweise Flexibilität, Einfachheit oder Zuverlässigkeit. Und wenn wir die Persona-Priorität für eine neue Funktion bewerten, werfen wir einen Blick auf genau diese Anforderungen und prüfen, welche die Funktion erfüllt.

Drittens gibt es noch den Marktwert. Dort schauen wir, ob alle Wettbewerber die Funktion bereits anbieten, oder ob wir einen Wettbewerbsvorteil erlangen können, wenn wir ein Feature schon vor dem Wettbewerb veröffentlichen. Und aus diesen drei Werten errechnet sich dann ein Gesamt-Prio-Wert. Die Funktion mit dem höchsten Wert wird als nächstes umgesetzt.

Was ist eure Hauptmotivation, wenn ihr neue Funktionen für unsere Kundinnen und Kunden entwickelt?

Wir wollen den Kunden so viel wie möglich bei der Newsletter-Erstellung helfen, z. B. durch Zeit- und Arbeitsersparnis. Dabei soll die Software aber einfach und intuitiv nutzbar bleiben. Damit das Tool nicht überladen wirkt, können wir leider nicht jedes einzelne Feature anbieten, nach dem eine einzelne Person irgendwann mal gefragt hat. Unser Ziel ist es, genau das anzubieten, was die Arbeitsweise unserer Kunden erleichtert, ohne sie durch zu viele Einzelfunktionen zu überfordern.

Welche Etappen gibt es in der Projektarbeit? Habt ihr erst die fertige Idee, die dann umgesetzt wird? Oder entwickelt sich die Idee parallel zur Umsetzung weiter?

Normalerweise ist der Plan, dass erst die fertige Idee steht und sie dann umgesetzt wird. In der Praxis ist das aber oft nicht machbar und die Idee entwickelt sich häufig noch während der Umsetzung weiter. Es hängt auch immer davon ab, ob wir eine Funktion nur verbessern wollen oder etwas komplett Neues entwickeln. 

Bevor wir aber mit der Konzeption starten können, beginnen wir zuerst mit der Research-Phase, in der wir genau überlegen, welche Bedürfnisse unsere Kunden haben, ob und wie die Funktion von anderen Marketing-Tools umgesetzt wird und was wir anders machen sollten und wollen.

In der Konzeptions-Phase listen wir unsere Ideen auf und halten fest, welche Funktionen wir brauchen und was wir alles ermöglichen wollen. Anschließend ist es Andreas Aufgabe, den „User Path” zu gestalten. Dabei überlegt sie sich, welche Schritte die User im Tool durchlaufen sollen und erstellt ein Konzept für das „User Interface” – also die Benutzeroberfläche. 

Danach kümmern wir uns dann um die gesamte Dokumentation des Projekts. Wir erfassen dabei die sichtbare Oberfläche, aber auch die Prozesse im Hintergrund, wie z. B.: 

• Wie sieht die fertige Funktion für den User aus? 
• Was passiert, wenn man auf einen bestimmten Button klickt?
• Was wird gespeichert und was nicht? 
• Wo werden Sicherheitsabfragen benötigt? 
• Was passiert beim erneuten Laden der Seite? 
• Welche Eingaben müssen beim Speichern auf Vollständigkeit und Format geprüft werden? 
• Wie lange dürfen Ladezeiten einzelner Seitenbestandteile sein?

Erst dann geht’s weiter in die IT zur Umsetzung. 

Wenn die Funktion dann fertig umgesetzt ist, steht eine umfangreiche Qualitätskontrolle auf unserem Test-System an. Erst wenn diese erfolgreich bestanden wurde, veröffentlichen wir das neue Feature. 

Im Anschluss an die Veröffentlichung folgt eine weitere Testphase bzw. Qualitätskontrolle. Und nach einer gewissen Zeit gibt es noch eine letzte Auswertungsphase. Da schauen wir dann, wie die Funktion angenommen wird und ob es Probleme bei der Nutzung gibt, um die Funktion dann ggf. noch zu verbessern.

Und wie lange dauert dieser Prozess von der ersten Idee bis zur fertigen Funktion? 

Die Grundregel ist: Es dauert immer länger als man denkt. 😄

Wie lange wir brauchen, hängt wirklich vom Projekt ab und wie groß der Umfang ist. Wenn wir ein bestehendes Feature nur verbessern, geht es natürlich viel schneller, als wenn wir etwas komplett Neues machen. 

Es gibt Funktionen, bei denen sich aus Kundensicht gar nicht so viel ändert, die aber trotzdem sehr umfangreich und zeitaufwendig sind, da im Hintergrund viele Details berücksichtigt werden müssen.

Welche Funktion hat dir bisher am meisten Kopfzerbrechen bereitet?

Hmm, da muss ich überlegen. Jede Funktion hat so ihre Eigenarten. Mein erstes Feature, als ich bei rapidmail angefangen habe, war die Benutzerverwaltung. Innerhalb des Projekts gab es eine Funktion, die so komplex war, dass sie Auswirkungen auf die gesamte Software gehabt hätte. Obwohl schon sehr viel Arbeit im Konzept gesteckt hat, haben wir uns aufgrund Komplexität entschieden, diese Funktion erstmal nicht umzusetzen und bei Bedarf später zu ergänzen. Ich würde daher sagen, dass mir die Benutzerverwaltung als Projekt bisher am meisten Kopfschmerzen bereitet hat – vielleicht auch, weil es meine allererste Funktion war.

Und auf welche Funktion bist du besonders stolz?

Die Anmeldeformulare! Dieses Projekt war die intensivste Teamarbeit, die wir bisher im Produkt-Team hatten und es war die erste Funktion, bei der ich offiziell Projektleiterin war. Ich war also hauptverantwortlich und musste sicherstellen, dass alles läuft wie geplant. Ich bin auch jetzt immer noch die Ansprechpartnerin, wenn es um die Formulare geht. Deswegen ist das für mich schon ein echt cooles Projekt gewesen.

Ist es schonmal vorgekommen, dass eine Funktion nicht umgesetzt werden konnte? Wenn ja, warum?

Ja, das kommt öfter vor als man denkt, weil dann häufig wichtigere Dinge eingeschoben werden müssen. Bei dem letzten Projekt, an dem ich schon eine Weile mit Andrea gearbeitet habe, kam dann das Feature dazwischen, an dem wir jetzt gerade dran sind. 🤫

Das ist im ersten Moment dann natürlich schade, wenn ein Projekt erstmal liegen bleibt. Aber auch zurückgestellte Projekte werden in der Regel wieder aufgenommen, sobald es die Zeit wieder erlaubt. 

Kannst du schon einen Vorgeschmack darauf geben, was unsere Kundinnen und Kunden als nächstes erwartet?

So viel kann ich verraten: Wir arbeiten gerade an einem größeren Projekt, das die Newsletter-Erstellung und vor allem das Designen von Newslettern deutlich einfacher machen wird. Ich bin schon richtig gespannt, wie die Funktion ankommt!

Du arbeitest ja schon seit einer Weile bei rapidmail. Was hat sich im E-Mail-Marketing mit der Zeit verändert?

Auf der einen Seite sehe ich, dass die E-Mail-Marketing-Tools immer detaillierter werden und immer mehr Funktionen enthalten, die auch teilweise von den Nutzern gefordert werden. Man kann inzwischen die kleinsten Kleinigkeiten einstellen und Newsletter genau auf jeden Kunden zuschneiden. Auf der anderen Seite merke ich aber auch, dass viele User von zu vielen Funktionen überfordert sind. 

Ich denke, die Schere geht immer weiter auseinander: Es gibt die Anfänger, die ein intuitives Newsletter-Tool brauchen, bei dem möglichst viel voreingestellt ist, damit sie sich einfacher an das Thema herantasten können. Gleichzeitig gibt es aber auch die Kunden, die E-Mail-Marketing immer professioneller und ausführlicher betreiben wollen und da braucht man immer mehr Einstellungsmöglichkeiten. Wir versuchen mit unserer Arbeit, beides unter einen Hut zu bekommen.

Wie läuft dein Arbeitstag als Produktmanagerin eigentlich ab?

Wenn ein Projekt sich wie jetzt gerade in der Umsetzungsphase befindet, überprüfe ich regelmäßig den Fortschritt und die Planung: Liegen wir noch in der Zeit? Geht alles so voran, wie wir es geplant haben? Wie ist der Stand bei den Entwicklern? Ich gehe also jeden Morgen meine aktuellen To Do’s durch und erstelle einen Aufgabenplan für den Tag und die Woche. 

Außerdem bin ich bei uns im Team für die Übersetzungskoordination zuständig. Weil es unsere Software nämlich auch auf Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch gibt, brauchen wir für neue Funktionen regelmäßig Übersetzungen. Die gebe ich dann in Auftrag, kümmere mich um die Kommunikation mit den Übersetzern und beantworte auch die kleineren Rückfragen für die anderen Projekte in unserem Team.

Das klingt ja so, als wäre dein Job sehr abwechslungsreich. Oder wie würdest du deine Arbeit beschreiben?

Meine Aufgaben wiederholen sich zwar nicht täglich oder wöchentlich, aber die Projekte, an denen wir arbeiten, laufen schon alle gleich ab. Deshalb wiederholen sich meine Aufgaben eher in größeren Abständen.

Wenn wir beispielsweise in den Konzeptphasen stecken, schreibe ich viele technische Dokumentationen und überlege mir die Prozesse. Für unser aktuellstes Projekt sind wir im Moment schon in der Umsetzung. Da bin ich dann eigentlich nur noch für die Rückfragen da. Man kann also schon sagen, dass es pro Projekt immer der gleiche Ablauf ist, aber eben nicht täglich.

Was macht dir an deinem Job am meisten Spaß? Worauf legst du deinen Fokus?

Mir machen natürlich meine Aufgaben viel Spaß. Ich arbeite einfach gerne an Projekten und kümmere mich darum, dass alles umgesetzt wird. Am schönsten ist es, wenn man am Schluss das Ergebnis der Arbeit online sieht und wir positives Feedback von unseren Kunden bekommen. Deshalb liegt auch mein Fokus darauf, den Kunden weiterzuhelfen.

Design ist zum Beispiel nicht meine große Stärke – das überlasse ich dann gerne den anderen. Meine Stärke im Team liegt vor allem darin, die ganzen verschiedenen Bereiche zu verknüpfen. Weil ich schon seit 5 Jahren dabei bin, kenne ich viele Features und weiß, worauf wir achten müssen, wenn wir an einer Stelle im System etwas verändern.

Was gefällt dir an rapidmail als Arbeitgeber? Wie würdest du die Teamkultur beschreiben?

Am meisten gefällt mir das Team und die Arbeitsatmosphäre! Dadurch, dass wir rapidmailer ein vergleichsweise kleines Team sind, trägt jeder umso mehr Verantwortung und bekommt dafür das nötige Vertrauen. Es wird darauf geachtet, dass es den Mitarbeitern gut geht und jeder trägt dazu bei, dass in der rapidmail-Familie eine Wohlfühl-Atmosphäre herrscht. Man kann alle Sachen ansprechen und schnell und einfach klären, ohne sich den Kopf zu zerbrechen, wie man etwas anspricht oder eine Frage formuliert. Und das macht die Arbeit einfach und angenehm!

Wie kam es dazu, dass du Produktmanagerin geworden bist?

Ich habe Wirtschaftsingenieurwesen studiert. Der Studiengang war auch auf das  Produktmanagement ausgelegt, aber eigentlich eher für das produzierende Gewerbe. Ich hatte im Studium aber auch einige IT-Fächer und auch das Programmieren hat mir viel mehr Spaß gemacht als die eher ingenieurtechnischen Fächer. 

Aber im Endeffekt war es einfach Glück, dass ich hier gelandet bin. Ich wusste, dass ich gerne im Produktmanagement arbeiten möchte und habe dann bei rapidmail die Ausschreibung für eine Junior Produktmanagement Stelle gefunden. Solche Stellen sind relativ selten und deswegen war ich sehr froh, dass ich meine hier gefunden und auch bekommen habe.

Was muss eine Produktmanagerin können? Welche besonderen Fähigkeiten braucht man?

Man muss sich gut in alle möglichen Leute und Bereiche hineinversetzen können. 

Im Produktmanagement sind wir die Schnittstelle zwischen dem Support, der Geschäftsführung und der IT und alle haben verschiedene Anforderungen an uns. Der Support ist ein wichtiger Ansprechpartner für uns, weil er die Anforderungen und Wünsche unserer Kunden am besten kennt. Dabei hat jeder Kunde seine ganz eigenen und meist sehr konkreten Anwendungsfälle, die er mit unserem Tool abdecken möchte. Wir bereiten die Anforderungen so auf, dass nicht jeder einzelne Fall zur IT geht, sondern ein nachhaltiges Feature daraus entsteht, das vielen Kunden hilft und dabei im besten Fall nur einmal IT-Ressourcen benötigt.

Gleichzeitig will die Geschäftsführung natürlich, dass unser Unternehmen wächst und profitabel ist. Wir Produktmanager müssen da einen guten Mittelweg finden und die Anforderung jedes Einzelnen verstehen und darauf eingehen können.

Und jetzt noch zu dir: Was machst du so in deiner Freizeit?

Ohje. 😅 Manche Kollegen hier bei rapidmail nennen mich schon liebevoll die „verrückte Pflanzenlady”. So würde ich mich zwar nicht unbedingt beschreiben, aber Pflanzen sind schon mein Hobby und beruhigen mich auch sehr. Wenn ich Homeoffice mache und eine stressige Situation habe, dann laufe ich einmal durch meine Wohnung, gucke mir die Pflanzen an und bin direkt wieder beruhigt.

Ich pflanze zum Beispiel sehr, sehr gerne Avocados und deshalb darf auch niemand in meinem Umfeld Avocadokerne wegwerfen. 🙈 Ich glaube, ich habe inzwischen über 20 Avocadopflanzen in meiner Wohnung und es werden immer mehr. Ansonsten liege ich im Sommer gerne draußen in der Sonne mit einem Eis in der Hand.

Wir haben ja beim letzten Interview schon einige Freiburg-Tipps von Fabi aus dem Support-Team bekommen. Was muss man deiner Meinung nach unbedingt in Freiburg machen?

Ich finde, man kann hier sehr gut in den Wäldern spazieren gehen. Ich habe eine Zeit lang sehr nah am Wald gewohnt und dort gibt es so schöne kleine Trampelpfade. Wer in Freiburg ist, sollte also nicht nur durch die schöne Altstadt schlendern, sondern die Gelegenheit nutzen, den Schwarzwald zu erkunden.

Last but not least: Wenn du mit einem Getränk deiner Wahl auf den Erfolg eines neuen Features anstoßen könntest, welches wäre das?

Definitiv Eistee! 🍹

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