Newsletter-Kontakte verwalten: übersichtlich & DSGVO-konform

Wenn sich Abonnent:innen von Ihrem Newsletter abmelden, wollen sie keine weiteren Newsletter von Ihnen erhalten. Mit rapidmail wechselt ihr Status dann von „aktiv” zu „abgemeldet”. Personenbezogene Daten wie Postleitzahl oder Geburtstag werden gelöscht, wohingegen die E-Mail-Adresse in der Kontaktliste als „abgemeldet” gespeichert bleibt. So wird sichergestellt, dass der Newsletter beim nächsten Versand nicht mehr an diese Adresse geschickt wird. Seit Inkrafttreten der DSGVO haben Newsletter-Abonnent:innen zusätzlich das „Recht auf Vergessenwerden”: Ihre Kontakte können von Ihnen als Newsletter-Absender:in verlangen, dass ihre gespeicherten persönlichen Daten, also auch die E-Mail-Adresse, aus Ihrem System gelöscht werden. Mit rapidmail steht Ihnen daher auch die Funktion „Kontakte löschen und DSGVO-konform vergessen” zur Verfügung. Werfen Sie auch einen Blick in unseren Blog für mehr Informationen zu den Vorgaben zur DSGVO-konformen Newsletter-Abmeldung.

Laut DSGVO hat man als Newsletter-Empfänger:in das Recht, die Einwilligung zum Newsletterempfang jederzeit zu widerrufen. Alle Abonnentinnen und Abonnenten müssen sich also zu jedem Zeitpunkt von Ihrem Newsletter abmelden können. Ein Abmeldelink im Newsletter ist die einfachste und sicherste Lösung, Ihren Kontakten eine datenschutzkonforme Newsletter-Abmeldung zu ermöglichen.

Ein „Bounce” ist beim Newsletterversand der Oberbegriff für alle versendeten E-Mails, bei denen eine Zustellung zum Empfänger bzw. zur Empfängerin nicht möglich ist. Dabei wird unterschieden, ob der Grund für die fehlerhafte Zustellung nur temporärer Natur ist, z. B. weil das Postfach voll war (dann handelt es sich um ein sogenanntes „Soft Bounce”), oder ob die E-Mail auch dauerhaft nicht zugestellt werden kann, z. B. weil die E-Mail-Adresse nicht mehr existiert (dann spricht man von einem „Hard Bounce”).

Hard Bounces werden mit rapidmail automatisch aus Ihren aktiven Kontakten entfernt und der Kategorie „gebounct” zugeordnet. So wird vermieden, dass Sie mehrfach falsche E-Mail-Adressen anschreiben, worunter Ihr guter Ruf als seriöser Newsletter-Versender langfristig leiden könnte. Das wiederum könnte sich negativ auf die allgemeine Zustellbarkeit Ihrer Newsletter auswirken, weshalb das sofortige Aussortieren gebouncter Adressen (bei Hard Bounces) sehr wichtig ist.

Starten Sie einen letzten Versuch, das Interesse der inaktiven Newsletter-Kontakte wiederzugewinnen und sie doch noch in aktive Empfänger:innen zu verwandeln: Über die Segmentierungsfunktion können Sie sich mit rapidmail automatisch alle inaktiven Kontakte herausfiltern lassen und eine Reaktivierungsmail versenden. Versuchen Sie, zum Beispiel mit Gutscheincodes, Rabatten, Aktionen wie „2 kaufen, 1 bezahlen” oder geschenkten Versandkosten ihre Aufmerksamkeit zu erlangen. Kontakte, die auch darauf nicht reagieren, sollten Sie aus Ihrer Kontaktliste vom Newsletter abmelden.

Die Möglichkeit, E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte oder deren Domains zu blacklisten, ist sicherer und zuverlässiger als eine herkömmliche Newsletter-Abmeldung: Sie stellen durch den Blacklist-Eintrag sicher, dass Sie keine Kontakte gegen ihren Wunsch erneut anschreiben. Vor allem, wenn Sie mit mehreren Empfängerlisten arbeiten oder regelmäßig neue Kontaktlisten für den Newsletterversand anlegen, ist es ratsam, die Blacklist zu nutzen. Sie können damit vermeiden, dass bereits abgemeldete Kontakte unabsichtlich ohne vorliegende Zustimmung angeschrieben werden, wenn die E-Mail-Adressen auch in anderen Listen aktiv sind. Blacklists im E-Mail-Marketing tragen so zu einem rechtssicheren Newsletterversand bei.